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「総務の経験はあるけれど、職務経歴書ってどう書けばいいの？」とお悩みではありませんか？総務職のアピールポイントは工夫次第でぐっと伝わりやすくなります。書類選考を突破するには、業務内容をわかりやすく伝える構成力と、強みを印象づける自己PRが欠かせません。
この記事では、総務職の経験を最大限に活かした職務経歴書の書き方を解説します。経験年数別のポイントや評価されるスキルの伝え方、サンプル文例もご紹介。転職を成功させる一歩として、ぜひ最後までご覧ください。
総務の職務経歴書を書くポイント
総務職の職務経歴書では、どこまで自分の経験を具体的に伝えられるかが重要です。職務内容の整理から実績の見せ方まで、押さえておきたいポイントを紹介します。
職務経歴書の基本構成と記載項目
職務経歴書は、読み手が「この人の経験やスキルが自社で活かせそう」とイメージできることが大切です。書類の構成は大きく5つに分かれます。
- 職務要約
- 職務経歴
- 活かせる知識・経験
- 資格・スキル
- 自己PR
とくに総務職は業務範囲が広いため、ただ羅列するのではなく、「どのくらいの規模の会社で、どのような役割を担っていたか」を簡潔かつ具体的に伝えましょう。たとえば、経理や労務の補助もしていたなら、その役割の比率や担当した業務の深さを補足すると、読み手の理解度がぐっと上がります。
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総務職の職務経歴書で重視される3つのポイント
総務職ならではの視点を伝えるには、以下のポイントを意識しましょう。
- 具体的な業務内容と成果の明示
- 幅広い業務経験とスキルのバランス
- コミュニケーション能力やチームワークの実績
幅広い業務をこなしていたことを示すには、「何を任されていたか」ではなく、「どこまで主体的にやっていたか」を示すことが大切です。成果は「月間の対応件数」「改善によるコスト削減額」など、可能な限り数値で表現すると伝わりやすいでしょう。総務は縁の下の力持ち的な役割を担うため、「部門間の調整経験」や「社外対応の工夫」も大きな評価材料になります。地味に見える業務こそ、丁寧に伝えることで存在感が生まれるでしょう。
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経験年数別の職務経歴書の書き方の違い
経験年数に応じて、職務経歴書の「見せ方」は変える必要があります。新卒・若手（1-3年目）は、仕事への姿勢や、早期に任されたこと・工夫したことなど、自分なりの成長や努力の軌跡を丁寧に伝えるとよいでしょう。
中堅層になると、単なる実績よりも、課題に対してどんな視点で取り組み、どう成果につなげたかが問われます。また、後輩指導や業務の標準化など、チームへの貢献も加えると深みが出るでしょう。
ベテラン層は、制度やルールを動かした経験や、部門を横断するプロジェクトのリーダー経験など、影響範囲の広さをアピールしましょう。どの層でも、「自分がどう行動し、どう貢献したか」を言葉で説明する力が求められます。
総務の職務経歴書で効果的にアピールする業務内容
「やっていた仕事」を並べるだけでは、採用担当者の心は動きません。自分が何を考え、どう動き、どのような成果を出したのかまでを伝えることが、印象に残る経歴書につながるでしょう。以下で、業務内容を効果的に伝える記載方法を紹介します。
「管理業務」の具体的な記載方法
備品管理や設備管理といった日常的な管理業務は、単調に思われがちですが、工夫次第で大きな改善効果を生み出せる分野です。たとえば「備品の無駄な在庫を減らした」「設備の契約内容を見直してコストダウンを実現した」などの成果があれば、ぜひ数値を添えて記載しましょう。加えて、「手配のタイミング調整」や「社内からの問い合わせ対応」といった細やかな気配りも、業務を円滑に回す上で欠かせない要素です。こうした見えにくい働きも、自分の言葉でしっかり表現すると、信頼感につながります。
「社内外の調整業務」のアピールポイント
総務の業務には、社内の部署間や、社外の業者・取引先との調整がつきものです。このような調整業務をアピールするには、「どのような立場で」「どんな利害関係の中で」調整を行ったかを明記しましょう。
たとえば、「新しい社内ルールの導入に際し、現場の声を集めながら各部署と合意形成を進めた」など、自分が橋渡し役として動いた場面を描写すると、調整力やバランス感覚が伝わります。とくにトラブルを未然に防いだことや、関係者の納得感を大切にしたプロセスを共有できると、評価が高まるでしょう。
「企画・改善業務」の効果的な伝え方
「こんなアイデアを出して、実際に会社が変わった」そのような実績は、総務の価値を示す大きなアピール材料になります。たとえば、社員の働きやすさ向上を目的に制度を見直したり、業務の手間を削減するために新しいツールを提案したりした経験があれば、それは立派な企画・改善です。
注意したいのは、成果だけでなく「どんな課題を感じて行動したか」まで記載することです。改善の背景や、周囲の巻き込み方、導入後の変化などをセットで書くと、行動力や思考の深さが伝わります。小さな取り組みでも、自分の視点や工夫を表現することで、大きな価値を持つでしょう。
「専門領域」の実績とスキルの伝え方
法務や労務、安全衛生などの専門業務を担っていた場合は、それだけで強力なアピールポイントになります。ただし、ただ「担当していました」と書くだけでは不十分です。たとえば、「就業規則の見直しを主導し、最新の法改正にも対応」「衛生管理者として委員会を運営し、年2回の職場改善提案を実施」など、役割と成果を具体的に記載することが重要です。さらに、関連資格や法改正対応の知識、トラブル対応の経験などを添えると、実務に強い印象を与えられます。こうした実績は、即戦力としての信頼感を高めてくれるはずです。
総務の職務経歴書での効果的なスキルと実績のアピール方法
スキルや実績は、職務経歴書の中でも差がつくポイントといえるでしょう。ここからは、スキルや実績のアピール方法を紹介します。
数値化できる実績の見つけ方と記載方法
成果はできるだけ数字で示すと印象に残ります。たとえば「社内イベントを企画」だけでなく、「参加率80％を達成」や「前年比2倍のコスト削減」などのように、変化や成果を明確に記載しましょう。もし数値データが残っていない場合でも、「週1回の会議資料作成を半日で完了できるよう改善」など、自身の働きによってどう効率が変わったかを補足することで、実力の裏づけになります。数字が苦手でも、前後比較を使えば、十分説得力のある実績になるでしょう。
総務職で評価されるスキルセットと効果的な提示方法
総務で評価されやすいスキルである「調整力」「情報整理力」「マルチタスク対応力」などは、具体的な業務シーンとセットで書くと伝わりやすくなるでしょう。
たとえば「備品管理だけでなく、発注・在庫チェック・納品確認までを一貫して対応」「他部署の要望を取りまとめて、規定改定を実施」など、動きのある表現が効果的です。WordやExcelのスキルも、単に「使用可能」ではなく、「関数を使って稟議フローを自動化」といった活用事例と合わせて記載することで、実務力を示せます。
資格・研修歴の戦略的な記載方法
資格や研修歴は、アピール要素としての使い方次第で印象が大きく変わります。たとえば「衛生管理者」や「秘書検定」「日商簿記」など、実務に直結する資格は、それがどのような場面で活きたかを添えて記載すると効果的です。また、eラーニングや社内外の研修を受けた経験も、「積極的に学ぶ姿勢」として伝えられます。単に取得とだけ書くのではなく、「社内報の編集担当としてPhotoshop講座を自主受講」「人事異動に備え、労務管理セミナーに参加」など、行動の背景と一緒に書くことで、前向きな印象を与えられるでしょう。
自己啓発・副業経験の活かし方
自己啓発や副業の経験は、近年では成長意欲の証としてポジティブに評価される傾向があります。たとえば「ライティングの副業経験を活かし、社内報の文章作成を任された」「自己啓発で学んだタイムマネジメント術を実務に応用」など、総務の仕事と接点がある形で書くと自然でしょう。目的と成果が結びついていれば、小さな取り組みでも十分なアピール材料になります。
総務の職務経歴書のサンプル
実際の書き方がわかると、文章のトーンや情報の深さがイメージしやすくなります。ここでは、総務経験者のサンプルを紹介します。
【職務要約】
新卒で入社した企業にて、総務課の一員として約4年間勤務。備品管理や契約書類の作成、株主総会の運営サポートまで幅広い業務を担当。業務改善にも積極的に関わり、定型業務のマニュアル化や文書管理システムの見直しを通じて、チームの生産性向上に貢献した。
【職務経歴】
2020年4月～現在 株式会社〇〇 総務課
（事業内容：〇〇 資本金：△△ 従業員：××）
期間 | 業務内容 |
|---|---|
2020年4月～現在 | 株式会社〇〇 総務課
発注フローを見直すことで在庫ロスを防止。ベンダー6社との価格交渉も担当し、年間で約15％のコスト削減を実現。 ・株主総会関連資料の作成、会場設営のサポート 案内状・議案書・議事録等）を中心に担当し、法務部門との連携や会場設営準備まで一貫してサポート。毎年50名以上の出席者対応を行う。
キックオフ、納会、表彰式を年3回企画・運営。社内アンケートをもとに内容を改善し、参加率を従来の65％から80％まで向上させた。
紙ベースの業務を80％削減し、月10時間以上の工数削減に貢献。
議事進行と議事録作成、産業医との調整を担当。年4回の委員会運営に加え、職場巡視と是正提案も実施。 |
【得意分野】
業務フローの改善やマニュアル整備など、総務業務の効率化に強みがあります。現場の課題を捉えて実行に移す力を活かし、電子申請の導入や在庫管理の見直しなど、実務の中で改善を重ねてきました。調整力と実行力を活かした運営支援にも自信があります。
【自己PR】
私の強みは、総務として多岐にわたる実務経験を積んでいることです。現職では備品管理や業務改善に主体的に取り組み、コスト削減や効率化に貢献してまいりました。また、社内イベントの企画・運営や安全衛生委員会の主導など、社内外の調整にも携わってきたことで、円滑なコミュニケーション力にも自信があります。今後は、これまでの経験を活かし、組織全体の業務品質向上と人材育成にも力を注いでいきたいと考えております。
総務の職務経歴書提出前のチェックポイント
提出前のチェックは、書類通過率に直結します。内容・形式・第三者視点の3つの視点から、抜け漏れなく確認することが大切です。以下で、提出前のチェックポイントについて紹介します。
内容面のセルフチェックリスト
内容についてのセルフチェックリストは以下のとおりです。
- 業務の範囲・成果・工夫が具体的に書かれているか
- 実績が数字で示されているか
- 経験年数に応じた役割・成長が伝わるか
- 応募企業の業種・社風にマッチした表現になっているか
1つずつ目を通しながら、自分の強みが伝わっているか、冷静にチェックしましょう。
形式面・文章表現のチェックポイント
形式や文章表現については、以下をチェックするのがおすすめです。
- 誤字脱字や文法ミスはないか
- 見出しやレイアウトが整理されていて読みやすいか
- 時系列でわかりやすく書かれているか
- 主語が一貫して「私」になっているか
とくに文章の長さが偏っていないか、同じ語尾が続きすぎていないかも要チェックです。見た目の美しさも、意外に印象に残ります。
第三者レビューの活用
自分の書いた文章は、どうしても甘く見てしまいがちです。信頼できる同僚や転職エージェントに見てもらうことで、思わぬ修正点が見つかることがあります。「この部分、伝わりにくいかも」と言われた箇所は、採用担当者にも伝わらない可能性が高いでしょう。他人の目を通すことで、説得力と客観性が格段に上がります。
効果的な職務経歴書で総務職への転職を成功させよう
総務職は業務範囲が広く、経験の見せ方次第で評価が大きく変わるポジションです。だからこそ、職務経歴書には自分の強みや実績を、相手が「読みやすい」と思える形でまとめる必要があります。
業務内容の深さ、スキルの広さ、改善への姿勢まで丁寧に言葉で表すことで、あなたの可能性はきちんと伝わります。この1枚に自信を持って、次のキャリアへと一歩踏み出しましょう。
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