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バックオフィス人材の採用時にチェックすべきポイント
バックオフィスの人材採用は、企業の基盤を支える重要な役割を果たします。ただの事務職というわけではなく、特定のスキルや経験を持つ人材を見極める必要があります。
バックオフィス人材の採用時にチェックすべきポイント
- スキル・過去の業務経験
- コミュニケーション能力
- 風土がマッチするか
採用時に上記のポイントを押さえることが、会社を支える優秀なバックオフィス人材の採用につながるでしょう。
ポイント1：スキル・過去の業務経験
バックオフィスの人材採用において、スキルや過去の業務経験は重要な要素となります。バックオフィスの業務は専門知識を必要とする場合が多く、正確性が求められるからです。たとえば、経理や人事、総務などの業務は、特定の知識や技術が必要とされます。
履歴書や職務経歴書から応募者が過去にどのような業務を担当していたのか、どの程度のスキルを持っているのかを確認することは基本です。面接の際には、具体的な業務内容や取り組み方、業務での成果などを質疑応答を通じて深く掘り下げることも大切です。
バックオフィスの業務は時代とともに変化するため、新しいツールやシステムを学ぶ意欲や柔軟性も重要なポイントとなります。採用活動を進める際には、これらの要素をしっかりとチェックし、企業にとって最適な人材を見極めましょう。
ポイント2：コミュニケーション能力
バックオフィスの職種はコミュニケーション能力が大切です。バックオフィスの業務は営業職や接客業のような外向的なコミュニケーションが少ないと思われがちです。しかし、実際の業務では、他部署や外部の専門家との連携が頻繁に求められます。
経理や人事、総務などの業務では、他部署の社員との情報共有や調整が日常的に行われます。外部の専門家や取引先との交渉の際、スムーズに業務を進めるためには、論理的な会話の組み立て方や相手の意見を尊重する姿勢も必要です。
採用の際には履歴書や職務経歴書だけでなく、面接を通じて応募者のコミュニケーション能力をしっかりと確認しましょう。具体的な業務経験や過去の成功事例を通じて、コミュニケーションスキルを評価することが、後々の業務遂行において大きな差となります。
ポイント3 風土がマッチするか
バックオフィスの人材採用において技術や経験だけでなく、会社の風土とのマッチングも重要です。風土との適合性が高い人材は、業務に対するモチベーションが高まり、持っている能力を最大限に発揮することができます。
風土とマッチしていない場合、その人材は業務に対する満足度が低くなり、早期離職のリスクも考えられます。早期離職は新たな採用活動や研修コストが発生するため、企業にとっても大きな損失です。
採用の際には求職者の意向や価値観をしっかりとヒアリングし、企業の風土や価値観と合致しているかを確認しましょう。面接の際には、具体的な業務経験や過去の成功事例を通じて、評価することも大切です。
バックオフィスの採用活動を助ける採用サポートとは？
採用サポートは採用活動のノウハウや、人手が不足している企業をサポートするための専門サービスです。バックオフィスの人材採用は、専門的な知識やスキルが求められるため、適切なサポートが必要とされます。サービスの内容は提供する企業によってさまざまです。
採用サポートの例
- 採用代行
- 採用コンサルティング
- 新卒紹介サービス
- 求人広告掲載
- 採用サイトの構築や運営
採用サポートを利用する際のポイントは、自社が抱える課題を明確にすること。求人広告の反応が悪い場合、広告掲載のサポートが必要かもしれません。選考の段階で適切な人材を見極めるのが難しい場合、面接官の教育やコンサルティングが求められるでしょう。
採用サポートは優秀なバックオフィス人材を確実に採用し、企業の成長をサポートすることが目的です。適切なサービスを選ぶことで、採用活動の効率化や質の向上を実現できるでしょう。
採用サポートを使うメリット
採用サポートを利用することで、企業は多くのメリットが得られます。
採用サポートを使うメリット
- 採用活動やプランを提案してもらえる
- コスト削減につながる
- 面接官の育成ができる
- 母集団の形成
上記のメリットについて解説していきます。
メリット1：採用活動やプランを提案してもらえる
採用サポートを利用すると企業の採用活動に関する課題を明確に捉え、最適な活動やプランを提案してもらえます。バックオフィス人材の採用は多岐にわたる知識や経験が必要とされるため、専門家からのアドバイスは非常に価値が高いです。
たとえば、選考方法の最適化や集客方法の改善など、採用活動全般に関する具体的な提案を受けることができます。企業は採用の質を向上させるだけでなく、効率的な採用活動を進められます。
採用サポートの専門家たちは企業のニーズをしっかりと捉え、最適な採用戦略を構築するお手伝いをしてくれるでしょう。
メリット2：コスト削減につながる
採用サポートの利用は、採用にかかるコストの削減につながります。採用のプロの知識やノウハウを活かすことで、効率的に作業を進められます。
求人サイトの運用管理や求職者との連絡や管理、採用業務の一部または全てを専門家に依頼することで、採用担当の手間や時間を大幅な削減が可能です。
しかし、採用サポートサービスに多くの業務を委託すると、予想以上にコストがかかる場合があります。どの業務を委託するのか、事前にしっかりと決めておくことで、予算内でのサービス利用が可能となります。
採用サポートを適切に活用し、質の高い採用活動をコストを抑えて進められるでしょう。
メリット3：面接官の育成ができる
採用サポートを利用すると、自社の面接官の育成も行うことができます。面接官は求職者と初めてコンタクトを取る企業のスタッフです。面接官から不適切な対応を受けた場合、約8割近くの応募者が入社を見送ることもあると言われています。
自社での面接のノウハウや経験が乏しい場合、採用支援サービスに面接官の育成を依頼することで、より質の高い面接を実施することができます。
採用サポートを適切に活用することで求職者に良い印象を与え、優秀な人材を確保することにつながるでしょう。
メリット4：母集団の形成
採用サポートを活用することで、自社の求人に関心を持つ求職者の集団である「母集団」の形成が効果的に進められます。母集団は企業の採用活動の基盤となり、質の高い人材の確保に繋がります。
採用サポートは募集媒体の選定から、DM原稿の作成や配信、会社説明会の実施まで、さまざまな業務の代行が可能です。企業はターゲットとする求職者層に効果的にアプローチできます。
また、採用サポートが持つ豊富な経験とノウハウを活かし、自社に合った方法を提案してもらえます。母集団の質も高まり、適切な人材を引き寄せられるでしょう。
採用サポートを上手く活用し、企業独自の魅力を伝えるための母集団形成のノウハウを習得することで、採用活動の成功率をさらに高められます。
採用サポートを使うデメリット
採用サポートを利用するメリットがある反面、デメリットも存在します。
採用サポートを使うことのデメリット
- 認識のずれによる採用失敗
- 採用のノウハウがたまりづらくなる恐れがある
- 求職者との接点が減ってしまう。
上記のデメリットと対策について解説していきます。
デメリット1：認識のずれによる採用失敗
採用サポートを利用する際、注意すべきポイントの一つが「認識のずれ」です。認識のずれが原因となり、採用失敗という結果を招くことがあります。
選定基準が明確に設定されていなかったり、自社のアピールポイントが採用サポートに伝わっていない場合、求める人材と異なる候補者が推薦される恐れがあります。採用サポートが提案する人材が、自社の文化や求めるスキルセットと合致しない場合も、認識のずれが原因です。
認識のずれは、採用サポートとのコミュニケーションをしっかりと取ることで防げます。採用活動を開始する前に、自社の求める人材像やアピールポイントを明確に伝え、期待値をすり合わせることが重要です。
採用プロセスの各ステップでのフィードバックの機会を増やし、認識のずれを早期に修正し、採用の成功確率を高められるでしょう。
デメリット2：採用のノウハウがたまりづらくなる恐れがある
採用サポートを利用することで、採用のノウハウが自社内で蓄積されにくくなる恐れがあります。
採用活動の全てを外部に委託することで、自社の採用ノウハウが残りにくくなります。採用サポートサービスに業務を委託することで、求職者との接触機会が減少し自社の特色や魅力を伝える機会が失われる恐れもあるでしょう。
対策としては採用サポートの利用範囲を明確にし、どの業務を委託するのか、どのような成果を期待するのかをしっかりと把握することが大切です。将来的に自社での採用業務を強化したい場合、業者のノウハウやスキルを学ぶ機会を持つことが大切です。
デメリット3：求職者との接点が減ってしまう。
採用サポートサービスを利用することで、企業と求職者との間の信頼関係の構築が難しくなる場合があります。
採用サポートを利用することで、企業自体が求職者や内定者と直接関わる機会が減少します。入社後に気心の知れた人がいないと感じる内定者が増え、新入社員の早期離職やモチベーションの低下につながるかもしれません。
対策として面接やオリエンテーションなど、求職者との直接の対面が必要な業務においては、自社の社員も一緒に対応させることで求職者との接点を増やすことができます。
内定後のフォローアップは、内定者との信頼関係を築くためにも非常に重要です。採用サポートを利用する場合でも、フォローアップは自社で行うことがオススメです。
採用サポートは、採用活動の効率化や専門的なサポートを受けるメリットがありますが、求職者との接点を大切にすることは忘れてはいけません。適切なバランスを取りながら、サービスを活用することが求められます。
バックオフィスの採用活動にオススメの採用サポートサービス
バックオフィスの採用活動は採用サポートサービスを使うことで、効率的に進めることができます。
この章ではオススメの採用サポートについて紹介していきます。
オススメの採用サポートサービス
- WARC AGENT
- doda
- ビズリーチ
- パソナキャリア
- BEET AGENT
- JACリクルートメント
上記のサポートサービスから適切なサポートを受けることで、優秀なバックオフィス人材を採用することができるでしょう。
WARC AGENT
バックオフィスの採用サポートは「WARC AGENT」がオススメです。WARC AGENTは、SYNCAが提供する採用支援ツールでバックオフィスなどの管理部門に特化した転職サイトです。
WARC AGENTは、さまざまな機能を持っています。
- チェックを入れた候補者に一括でスカウトを送信できる「一括スカウト」
- 設定しておいた条件に該当する候補者へ自動でスカウト送信を行う「即時スカウト機能」
- 採用面接や社内会議の日程を自動調整する「日程調整ツール」
WARC AGENTを活用することで採用活動の進捗管理など、採用業務を効率的に進め
られます。また、バックオフィスに特化した採用サポートであるため、バックオフィスの専門的スキルを持った登録者が多くいます。
管理部門の採用に特化している「WARC AGENT」は、バックオフィス人材の採用を進める企業にとって強力な味方となるでしょう。
doda
dodaは、国内の求人情報サイトの中でもトップクラスの実績と信頼を誇ります。dodaは利用する求職者や企業が多く、企業のニーズに合わせた人材探しをサポートしてくれます。
dodaはサービスを利用したい企業が、ニーズに合わせてプランの選択が可能です。
- 幅広く募集をかけたい場合は「doda求人情報サービス」
- 直接ハンティングしたい場合は「doda求人情報サービス」
- 効率的にPRしたい場合は「doda転職フェア オンライン」
- ピンポイントに採用したい場合は「doda人材紹介サービス」
企業が求める人材や欲しいサポート内容に合わせて選べます。
採用活動を進める際のパートナーとして、dodaは高い信頼性と実績でバックオフィス人材の採用を強力にサポートしてくれるでしょう。
ビズリーチ
ビズリーチは高い実績を持つ採用サポートサービスとして、多くの企業から信頼を受けています。
ビズリーチの特徴
- 高品質な202万人の人材データベースから候補者に直接アプローチできる
- 採用計画に合わせて4つの料金プランから選べる
- 独自の審査を通過した人材のみの紹介となっている。
- 有料のプランを提供しており、転職意欲の高い求職者の割合が高い
採用活動を進める際の強力なパートナーとして、ビズリーチは高い信頼性と実績で、バックオフィス人材の採用をしっかりとサポートしてくれるでしょう。
パソナキャリア
バックオフィス人材の採用を検討している企業の採用担当者にとって、パソナキャリアは実績と信頼性で選ばれる採用サポートサービスの一つです。
パソナキャリアの特徴
- 管理部門人材の採用支援に力を入れており、採用実績の42.3％が管理部門
- 管理部門の求職者を専門的にサポートする「管理部門専門チーム」
パソナキャリアはバックオフィスの採用に力を入れている企業の１つです。創業から25年にわたって積み上げてきた実績もあります。
バックオフィス人材の採用を成功させるための強力なパートナーとして、パソナキャリアは選択肢に入るでしょう。
BEET AGENT
バックオフィス人材の採用を検討している企業の採用担当者に、BEET AGENTは注目されています。
BEET AGENTは、2022年にスタートした比較的新しいサービスです。バックオフィス人材に特化したサポートを行っています。
BEET AGENTの特徴
- 経理財務・管理部門の転職に特化
- バックオフィスに精通した担当がサポート
- 専門性に特化した提案が強み
BEET AGENTはバックオフィス人材の採用を成功させるための強力なパートナーとなるでしょう。
JACリクルートメント
バックオフィス人材の採用を検討している企業の採用担当者に、JACリクルートメントは信頼性と実績で選ばれるサービスです。
JACリクルートメントは海外への進出関連業務など、インターナショナルな領域で活躍する人材や、専門的な能力を持つ人材などに特化した人材紹介サービスの提供が可能です。
また、JACリクルートメントは企業と求職者、両方の支援を一人のコンサルタントが行います。企業と求職者ごとに担当者を分けないため、双方のニーズを深く理解したうえでサービスの提供ができます。
外資系や海外進出を視野に入れた企業、世界で事業を展開する企業にとってはJACリクルートメントは有力な選択肢となるでしょう。
採用サポートサービスを選ぶ際のポイント
採用サポートサービスを選ぶ際、何を重視すればよいのでしょうか。この章では、採用サポートサービス選びの際に押さえておくべきポイントについて紹介いたします。
採用サポートサービスを選ぶ際のポイント
- どこまで依頼するのか決めておく
- 実績は充分か確認する
- コミュニケーションの取りやすさをチェックする
採用サポートを選ぶ際の基準を設けておくと、優秀なバックオフィスの採用につながるでしょう。
ポイント1：どこまで依頼するのか決めておく
採用サポートサービスを利用する際、「どの程度の採用フェーズを委託するのか」を明確にすることが大切です。採用業務はさまざまなフェーズから成り立っており、それぞれのサービスが提供する内容も異なります。
採用業務は、求人広告の作成、書類選考、面接の実施、採用後のフォローなど、多岐にわたる業務があります。
企業のニーズや社員の採用業務の状況に応じて、どの業務を外部に委託するのかを決めておくことが大切です。採用支援サービスは会社によって対応している業務が異なるため、委託したい業務に対応できるのかを事前にチェックすることが不可欠です。
正確なニーズの把握とサービスの内容のマッチングを行うことで、効果的な採用活動をサポートしてもらうことが出来るでしょう。
ポイント2：実績は充分か確認する
採用サポートサービスを選ぶ際、サービス提供企業の実績は重要な要素です。
まず、創業年数や利用者数をチェックしましょう。長い歴史や多くの利用者がいるサービスは、実績と信頼性が証明されていると言えます。自社が求める業種・職種に対する実績も確認することが大切です。
バックオフィス人材の採用実績が豊富なサービスを選ぶことで、より的確なサポートを受けられます。
サービスの過去の成功事例やクライアントの声を参考にすることもオススメです。サービスの具体的な実績や評価を知ることができ、自社のニーズに合ったサービスを選ぶ手助けとなるでしょう。
ポイント3：コミュニケーションの取りやすさをチェックする
採用サポートサービスとのコミュニケーションの取りやすさも重要な要素です。
やり取りの際にどのようなツールを使用するのか、企業の採用担当が連絡しやすい方法でサポートしてくれるかを確認しましょう。
メールやチャットツール、電話など、さまざまな方法でのコミュニケーションが可能なサポートサービスはスムーズな対応が期待できます。
連絡の取りやすい時間帯や、緊急時の対応方法なども事前に確認しておくと良いでしょう。こまめにコミュニケーションを取ることで、採用活動の進行状況や課題点などを共有し、より効果的な採用サポートを受けることができます。
採用サポートサービスとのコミュニケーションが円滑に進むことで、サポートサービスを最大限に活用することができるでしょう。
バックオフィスの採用はサポートサービスを活用
バックオフィスの採用活動は、企業の成長のためには重要です。採用活動は専門的な知識や経験が求められるため、多くの企業が採用サポートサービスの活用を検討しています。
採用サポートサービスは企業のニーズに合わせて、採用活動のサポートを行ってくれます。求める人材のイメージや自社の魅力を明確にすることで、イメージ通りの人材を確保できるでしょう。
また、採用サポートサービスの中でもWARC エージェントは、多くの企業から高い評価を受けています。専門的な知識や経験を持つプロフェッショナルが、企業のニーズに合わせた採用サポートを提供しており、採用活動の効率化や質の向上を実現しています。
バックオフィスの採用活動をサポートしてくれるサービスを活用することで、優秀な人材を採用し、企業の成長をさらに加速させることができるでしょう。採用サポートサービスの活用を検討している企業は、ぜひWARC エージェントをチェックしてみてください。
