おすすめの労務管理システム14選を徹底比較！選び方のポイントも解説

労務

労務管理システムとは？

労務管理システムとは、入職・退職の手続き、勤怠管理や給与計算、各種保険手続きなど労務管理業務をサポートしてくれるシステムです。

紙やExcelのデータなどで個別に管理してきたデータベースを、従業員一人一人に紐づく形で一元管理するため、情報の抽出や整理、手続きが簡単に行えます。

労務担当者は、必要な処理に応じ労務管理システムの情報を活用することが可能。従業員側も日々の打刻、住所変更や家族構成の変更などの手続きを端末から行うことが可能になります。

労務管理システムの基本的な機能

労務管理システムでは、勤怠管理や人事情報の管理を従業員一人一人のデータに結びつく形で、管理できます。労務管理の膨大な作業を削減し、担当者の負担が軽減できるシステムです。具体的に、システム導入によって軽減される業務の内容を確認しましょう。

勤怠管理

労務管理システム導入により、もっとも効率化される業務の一つが勤怠管理です。携帯端末などから従業員が打刻することもできますので、従来のようにタイムカードで管理する必要がなくなります。最初からデータになっていますので、タイムカードを確認して入力する手間がなくなるほか、遅刻早退や休憩・残業など出勤・就業にまつわるデータの抽出、加工、分析が容易になります。

また、クラウドを活用し全国のデータを一括で扱えますので、全国に支店展開している企業の場合でも、全従業員のデータをリアルタイムに把握可能です。

給与計算

業務管理システムは、従業員一人一人のデータベースを元に業務を支援しますので、面倒な給与計算業務も効率化します。時間外労働時間の計算やインセンティブなどの計算を簡単にできるシステムや、給与明細書の発行が可能なもの、賃金台帳を自動生成できるものもあります。

また、給与支払い時に必要な、各種社会保険の算出、月額変更対象者の検索と処理、諸変更の手続き時の業務負担も軽減されます。

WEB給与明細など、従業員に対しても利便性の高いサービスも提供できます。

人事情報管理

労務管理システムでは、従業員一人一人をデータとして一括管理していますので、従業員名簿や履歴、職位や資格、勤怠状況などの情報を集約して処理することができます。

そのデータベースを基盤として、従業員の目標管理や働きに応じた人事評価も一元管理で実施できます。多数の拠点を持つ場合も、拠点リーダーごとの評価に偏らず公平に判断することが可能です。企業全体の人材リソースを評価しリーダーや幹部候補を探したり、経営戦略に基いた配置転換などに活用できますので、人事戦略の策定にも役立てられます。

その他の機能

その他にも、人事評価や従業員サーベイ、エンゲージメントサーベイなどのタレントマネジメント、組織最適化のための配置シミュレーションなどが得意なシステムもあります。自社の運用に合わせたフォームで、従業員の各種申請、人事からの承認もデジタルデータで行うことが可能です。

また、採用業務や人材育成などを効率化する機能も搭載しているシステムもあります。

従業員への一斉のお知らせ、チャットでの対話による従業員サポートなど、コミュニケーション機能も基本的機能として持っているシステムが多いです。

労務管理システム導入のメリット3つ

労務管理システムの導入は、労務業務の大きな工数削減を実現するとともに、人為的な間違いや偏りを少なくすることが可能です。従業員データベースによる一括一元管理により、さまざまな労務処理を一つのシステムで行うことができます。

労務管理業務の効率化

従業員情報や書類作成などの煩雑な業務をシステムで自動化できるため、手間や時間を削減できます。

従業員情報を一元管理することで、情報の収集・更新・確認が容易になります。書類作成・提出の自動化も可能で、さらに電子申請との連携により役所や年金事務所への提出をオンラインで完結することもできます。

それらにより、労務担当者の生産性を向上させ、法改正への対応やコンプライアンス対策も強化できます。

行政への書類提出

労務管理システムを導入すると、行政への書類提出が便利になる場合があります。たとえば、各種社会保険の申請を電子申請できるシステムでは、e-Govへの対応、外部連携APIやマイナポータル申請APIに対応しているものもあり、簡単に電子申請ができます。

結果として、役所に行く手間を省くことができ、紙ベースでの申請よりも業務時間を削減できるのです。ただし、労務管理システムによっては、電子申請に対応していない場合もありますので、導入前に確認することが必要です。

コスト削減効果

労務管理システムの導入で、コスト削減効果が期待できます。

従来使用していた、紙のタイムカードや給与明細などの印刷・配布コストが不要になること、労務担当者が手作業で行っていた勤怠管理や給与計算などの作業工数が激減することなどが、目立つコスト削減効果です。また、データで管理することで、従来、書類を保管していたスペースもいらなくなりますので、人事部署の省スペースにも貢献します。

システムによっては、税務申告や経理処理など外部サービスと連携できるため、管理部門全体の業務が効率化され、人件費を削減することも可能になります。

労務管理システムの選び方や比較するべきポイント

労務システムの導入では、自分の会社で運用することを前提に、規模や機能を選定することが大切です。大企業で多様な人事労務処理を行うのに優れているシステムを、中小企業に導入しても、使いづらかったりオーバースペックだったりと、不便なことになりかねません。

社員数や拠点数を考え、従業員の操作性なども検討し、自社に最適なシステムを選択しましょう。

管理システムの操作性

労務管理システムは毎日活用するものですので、操作性は大切です。

操作性で注意すべきは、従業員や管理者が使いやすい画面デザインやボタン配置になっているか、入力項目や操作手順がシンプルで分かりやすいかなどの点で、これは実際に体験版や無料トライアルを使ってみるといいでしょう。ヘルプやFAQなどのサポート機能が充実しているかどうかも重要な点です。

次に、従業員の側からは、スマートフォンなどのモバイル端末に対応しているかというのが重要で、出勤時や移動時にも入力が可能なことが利便性に繋がります。

対応できる業務に注目

労務管理システムは多機能化が進んでおり、勤怠管理や給与計算など基本的な機能にプラスして、人事関連の便利な機能を備えたサービスも増えています。一方、プロフィール管理や保険手続きなど一つの分野に特化したシステムもあります。

自社で必要な業務内容を改善するには、どんな機能があれば良いかを整理し、それを解決するシステムを選びたいものです。場合によっては、オプションで提供されている追加機能を付加し調整することも必要になります。

予算・費用感

労務管理システム選びでは、初期費用とランニングコストの検討も重要です。

クラウド型のシステムが多くなってきていますので、多くの場合、月額使用料で利用できるようになっています。クラウド型は、そのシステムを使い続ける限り使用料金がかかり続けますが、初期費用が、パッケージソフトやオンプレミス型のシステムを導入するよりも低くて済むのが利点です。一方、パッケージソフトでは初期に導入費用を負担すれば、適度なアップデートやサポートを受けながら、長い間使用することができます。

月額利用料は、労務管理システムの場合、従業員数1名あたり何円という設定になっていることがあります。年間支払いで申し込む際などは、その年に増加する従業員数を事前確認することが必要です。

また、システムによっては、導入には、問い合わせが必要な場合がありますので、しっかりと伝えられるように、自社の要件を正確にまとめておくことが重要です。

他システムとの連携200

労務管理システム選びでは、他の管理系システムとの連携できるかどうかも重要なポイントです。すでに財務・会計・経理などの別のシステムを導入している場合には、そのシステムと同じベンダーの商品を導入すると、親和性が高くデータの連携が容易くできることが多くなります。

データ連携については、シームレスなのかAPI連携か、CSVファイルによる連携なのかを確認しましょう。連携にかかる手間がまったく異なります。

また、一般的な営業支援システムや、スケジュール管理システムなどでも、特定の労務管理システムと連携できるものもあります。導入を検討するシステムが、どういうシステムやアプリと連携できるのかを確認し、検討しましょう。

労務管理システムを導入して業務を効率化させよう

労務管理は、全社員を対象とし、その勤怠や就業のすべてのデータを取得する必要がありますので、とても煩雑な業務です。従業員の数だけ作業がありますので、手作業や拠点ごとの作業ではデータの一元管理が難しいもの。ですので、システムの導入は労務業務を大幅に軽減します。

労務管理システムでは、持っている機能、入力の方法、電子申請への対応の可否などをチェックし、自社の労務に適したシステムを選ぶことが重要です。しっかりと比較検討し、業務効率向上に役立つシステムを選びましょう。

人事・労務職の方の転職には、管理部門専門の求人サービス・SYNCAが最適。未経験OKの初心者の募集から、キャリアアップに適した管理職の募集もあります。求人情報を参照しながら、ご自身のスキルや経験の市場価値を確かめることも大事です。転職をお考えの方は、ぜひご利用ください。

労務に関する記事一覧

転職者向け記事

労務専門おすすめ転職サイト	第二新卒から労務になれる？	労務に向いている人の特徴	労務の志望動機の書き方のポイント
労務の年収相場	労務転職の自己PR作成ポイント	労務経験者が魅力的な職務経歴書を書く方法	労務向けのおすすめ転職エージェント8選
職務経歴書の書き方のポイントと記入例	転職が有利に進められるおすすめの資格	社会保険労務士は「やめとけ」？	社会保険労務士転職事情
未経験者だと労務は難しい？	40代未経験者必見！社会保険労務士資格取得の方法

採用者向け記事

優秀な労務を採用するコツ	優秀な労務人材はどんな検索条件で仕事を探してる？	労務の採用で手厚いサポートを受ける方法	優秀な人材を採用できる工夫
労務担当者採用までの流れ

業務に関する記事

おすすめ労務管理システム14選	勤務社会保険労務士とは	社会保険労務士の難易度	社労士の求人状況や転職を成功させるポイント
社労士の年収や仕事内容	労務の仕事内容や人事との違い	労務管理の基礎知識と業務効率化の方法	労務管理士とは
労務事務とは	労務職・労務管理の仕事内容とは	特定社会保険労務士とは？	社会保険労務士の仕事はない？