情報システム（情シス）部門で働いていると業務効率での悩みが多々あると思います。

情シス担当者が抱える悩み

• どうすればもっと効率的に作業ができるのか
• 業務効率を改善する方法を知りたい
• 業務改善のツールはないだろうか

この記事では、情シス担当者が直面する課題を解消するためのツールを、5つ厳選して紹介しています。単にツールの名前を知るだけでなく、それぞれが解決できる具体的な問題や使用することで得られる効果についても解説しています。

この記事を読めば、業務の効率化はもちろん、チーム全体の生産性向上につながる情報を得られるでしょう。

※時間がない方へ・・記事を読む時間が無い方でバックオフィス系の転職を検討中の方は、まずは「WARCエージェント」に無料登録してみましょう！

情シス（情報システム）の業務におすすめのツール5選

情シスにおすすめのツールを紹介します。

• ChatGPT
• WinMerge
• Trello
• チャットボット
• RPA

上記のツールを活用することで、業務効率の改善や課題解決につながるでしょう。

ツール1：ChatGPT

情シスで効率化を図る手段として、注目されているのが「ChatGPT」です。ChatGPTはAI（人工知能）に基づいたテキスト生成エンジンであり、質問応答から文書生成、コードの生成まで多岐に渡る機能を持っています。

ChatGPTの情シスでの活用例

• 内部のドキュメント作成
• FAQの自動生成
• プログラミングのルーティンワークの自動化
• 新人教育プログラムの設計

ChatGPTは多機能かつ高度にカスタマイズ可能なので、情シス部門だけでなく企業全体の効率化に寄与するツールです。

ツール2：WinMerge

WinMergeは、ファイルやフォルダの比較、マージが可能な無料のオープンソースソフトウェアです。情報システム部の仕事では、テキストファイルやソースコードの比較、マージが必要です。

プロジェクトが大きくなると、手作業での比較は非効率で、ミスの可能性も高まります。WinMergeの使い方は簡単で、比較したい二つのファイルを選ぶだけです。差分が色分けされて表示されるため、すぐに違いを把握できます。

また、設定を変更することで、どのような差分を重視するのかを自由に選べます。プラグインの導入でさらに機能を拡張することも可能です。

WinMergeは比較・マージ作業を効率化する強力なツールです。設定やプラグインにより柔軟なカスタマイズも可能なため、情報システム部のみならず、他部署との連携にも大いに役立つでしょう。

ツール3：Trello

Trelloも効率化を求める情シス担当者におすすめのツールです。Trelloはプロジェクト管理やタスク管理が一目でわかる、社内コミュニケーションツールです。

Trelloは「ボード」「リスト」「カード」という単純な構造で成り立っています。情報システム部では、複数のプロジェクトやタスクを同時に管理しなくてはならない場合が多いでしょう。Trelloではそれらすべてを一つの画面で管理できます。

Trelloの具体的使用例

• ボードにプロジェクトを作り、リストでフェーズを分けてカードでタスクを管理
• 業務フローをリストで可視化
• Trelloカード内に関連するドキュメントやリンクを添付

Trelloは多機能でありながら直感的に使用でき、シンプルな操作性があります。Trelloを活用することで、情シスの業務のタスク管理を効率的に行えるでしょう。

ツール4：チャットボット

効率化を求める情シス担当者には、チャットボットがおすすめです。チャットボットは顧客サービスや内部コミュニケーションを自動化するソフトウェアです。

チャットボットの主な機能

• FAQにてよくある質問に自動で回答
• 簡単な業務指示や確認
• 指定したキーワードで必要な情報を取得

顧客対応に使えるチャットボットは、よくある質問に瞬時に答えてくれます。顧客サービスが手厚くなり、担当者はより高度な業務に集中できます。

内部では業務指示を出したり、進行状況を確認することができます。メールや会話での確認が減少し、作業の効率が上がるでしょう。

チャットボットはデータベースとの連携で必要なデータを素早く取得します。報告書作成や分析作業に大いに役立ちます。

チャットボットを活用することで、情シスの業務の効率は大きくあがるでしょう。

ツール5：RPA

RPAは、ルーティンワークを自動化するための強力なツールです。Excelデータの整理やメール送信、システム間でのデータ転送など、人が手作業で行うような繰り返し作業を自動で行えます。

情報システム部では、システムの運用やメンテナンスが主な業務ですが、その中には手作業が多く含まれています。手作業はエラーの原因にもなり、時間も取られることが多いです。RPAを導入することで、手作業のエラーを減らし、専門的な業務に集中できる時間が増えるでしょう。

RPAを導入するには初期費用や維持費がかかるため、その費用対効果をしっかり考慮する必要があります。RPAの効果を最大限に引き出すためには、事前にどのプロセスを自動化するか、どれだけの効果が期待できるかを計画的に考えることが重要です。

情シス（情報システム）担当者が抱える悩み

情シスは専門職であるがゆえに、ほかの部門とは違った悩みをかかえている場合があります。情シス担当者の悩みの理由と、改善ポイントを解説します。

業務範囲が広い

情シスの担当者として、セキュリティ対策に時間を使う日もあれば、社内ネットワークの管理やデータベースの最適化の業務に集中する日もあるでしょう。情シスの仕事は多岐にわたり、業務範囲は広いです。

広い業務範囲は、情シスの担当者に大きな負担をもたらします。こうした課題に対処するためには、効率化が鍵となります。

たとえば、セキュリティ監視ツールやネットワーク管理ソフトを活用することで、業務の自動化を図る方法があります。さまざまなツールを導入することで、より専門的な業務に集中できるようになるでしょう。

ひとり情シスや兼任情シスが増えている

情シス担当者が抱える悩みの一つに、ひとり情シスや兼任情シスが増えている、という事があります。

情シスの業務範囲は広く、多岐にわたります。サーバーの管理からネットワークの設定、社内システムの運営まで、一人でこなすには多すぎるケースが少なくありません。しかし、人手が不足すると、他部署で働いている人が情シス業務も兼任する場合が増えています。

解決するためには業務の効率化が必要です。たとえば、システム監視ツールを使うことで、障害が起きたときにすぐに対応できるようになります。自動化ツールを導入すれば、煩雑な作業もスムーズに進むでしょう。

ひとりで多岐にわたる業務を効率よくこなすためには、適切なツールの活用が必要です。さまざまなツールを活用し、業務の効率化を図っていきましょう。

人手不足

情シスが直面する課題の一つが人手不足です。テクノロジーが急速に進化する一方で、適切なスキルと経験を持つ人材が不足しています。

プロジェクトが増えても人員が増えないと、品質と効率の両立が難しくなります。たとえば、セキュリティ対策やデータバックアップ、システムの更新といった重要なタスクが後回しにされがちです。

人手不足は、社内の他の部署にも影響を及ぼします。情シスが遅延すると、営業やマーケティング活動にも悪影響が出るでしょう。しかし、ツールをうまく活用すれば、限られたリソースでも多くの課題解決が可能です。

効率化ツールを使用することで、ルーティンワークの自動化や効率向上が見込めます。担当者はより高度な業務に集中でき、品質を維持しつつ効率も上げることができます。

人手不足は深刻な問題ですが、効率化ツールの導入によって多くの悩みが軽減されるでしょう。ツールを活用し、業務効率を高める方法を考えることが大切です。

対応範囲外の仕事がくる

情報システム部の担当者は、システムの運用や保守、改善がメインの業務です。しかし、情シス担当者は「対応範囲外の仕事」にたびたび直面します。背景には、他の部署がITに関する知識が不足していることが多いです。

営業部が使う専用ソフトウェアのカスタマイズや、経理部のエクセルのマクロ作成など、本来は担当者の仕事範囲に含まれない要望がくることもあります。

専門的な内容も含まれているため、断るのは難しく、結果的に本来の業務が疎かになる可能性が高まります。一度対応してしまうと、今後も同様の要望が増える可能性があるでしょう。

対策としては、事前に仕事の範囲を明確にしておくことが重要です。対応範囲外の要望が来た際は、他の適切な部署や外部の専門家への紹介を積極的に行い、自分自身の仕事に集中できる環境を整えましょう。

対応範囲外の仕事に振り回されるリスクを低減させ、本来の業務に集中するための土壌を作ることが大切です。

仕事が評価されにくい

情報システム部の担当者として働いていると、成果が目に見えにくいために評価されにくい状況に直面することがあります。

情報システム部は、企業の基盤を支える役割を果たしていますが、その成果は直接的な売上向上やコスト削減といった形で現れるわけではありません。しかし、裏方的な働きがなければ、他の部署はスムーズに業務を遂行できないでしょう。

対処法としては、自らの成果をしっかりと可視化し、報告する文化を作ることです。情報システム部の仕事が評価されにくいと感じている場合、成果の可視化は欠かせないアプローチです。

情シス（情報システム）の業務を効率化する方法

情シスの業務の効率化は、多くの企業で課題となっています。情シスの業務を効率化させる方法はどのような方法があるのかを解説します。

情シスの業務の改善方法

• 社内のITリテラシーを向上させる
• アウトソーシングを活用する
• クラウドサービスの利用で業務を可視化する

うまく実施することで、情シスの業務効率の改善を図れるでしょう。

社内のITリテラシーの向上

社内のITリテラシーを高めることは情シスの業務効率の改善につながります。情報システム部の多くの担当者が感じる悩みの一つは、社内からの多数のITに関する問い合わせです。

社内全体のスキルが向上すると自然に問い合わせが減少するでしょう。たとえば、基本的なトラブルシューティングやソフトウェアの使い方が社員に広まれば、情報システム部への依存が減ります。

具体的な対策としては、定期的な社内研修が有効です。また、オンラインの教材を活用することで、自分のペースで学べる環境を作ることも重要です。IT関連の質問が集まる社内フォーラムを設置すると、同じ問題に遭遇した際の解決策を共有できるでしょう。

アウトソーシングの活用

アウトソーシングは、情シス担当者が業務効率を高めるための強力な手段です。専門的なスキルや大量のリソースが必要な作業を外部に委託することで、内部のリソースをより価値の高い業務に集中させることができます。

たとえば、セキュリティ対策やクラウド管理は専門家が必要ですが、外部に委託することで高度なサービスをリーズナブルな価格で受けられます。社内でこれらの業務を手掛けると、人材採用や研修、管理などの手間もかかりますが、アウトソーシングすることでその手間が省けます。

アウトソーシングをうまく活用することで、業務効率を大幅に向上させられるでしょう。

クラウドサービスの利用で業務を可視化

業務の可視化は情報システム部で非常に重要です。特に属人化を回避するためには、クラウドサービスの活用が有効です。

特定の担当者だけがその業務に精通している状態が続くと、その担当者がいないとき業務が停滞してしまいます。クラウドサービスを使用することで、データや業務フローが一元管理され、担当者がいなくても業務が継続できるようになります。

今の業務が属人化している場合、ぜひクラウドサービスを検討してみてください。

情シス（情報システム）の業務が辛いと感じたら

情シスの業務が辛いと感じたら、まずは原因を探りましょう。仕事量の増加、属人化の問題、スキルの不足などが考えられます。対策としては効率化ツールの活用が一つの解決策です。

タスクの自動化やチームのコミュニケーションを効率化できるツールなど、効率化のツールはさまざまあります。

しかし、ツールの導入だけでは解決しない場合もあります。人事部と連携して人員の調整や業務改善を図ることも大切です。企業文化やチームの人間関係、報酬なども大きなストレス要因となることがあるでしょう。

そうした状況下で業務が持続的に辛いと感じるのであれば、転職も一つの選択肢と言えます。時には環境を変えることで、新たなスキルを身につけたり、やりがいを感じる仕事に出会える可能性もあります。

情シスの方で転職を希望する場合は、SYNCAの利用をお勧めします。SYNCAは、バックオフィスに特化した転職サイトです。自分のスキルと希望にマッチした職を見つけ、キャリアをさらに高めるためにはSYNCAのような転職サービスを活用することで、より充実したキャリアが手に入るでしょう。

業務が辛いと感じた際には、まず効率化ツールの活用や人事部との連携を考え、それでも解決しない場合は転職も視野に入れることが大切です。何よりも、自分自身の働きやすい環境を作るためのアクションを起こすことが重要です。

ツールを活用して情シス（情報システム）の業務を効率化しよう

各ツールはそれぞれのニーズに合わせて選ぶと良いでしょう。また、複数のツールを組み合わせて使用することで、さらに高度な効率化が可能です。

しかしこのようなツールも完璧ではありません。業務プロセスやチームの人間関係も見直し、総合的に効率を上げるアプローチが必要です。それでも限界を感じたり、業務が持続的に辛いと感じた場合は、転職も視野に入れましょう。

情シスの方で転職を希望する場合は、SYNCAのようなバックオフィスに特化した転職サイトを使うことがおすすめです。SYNCAを活用することで、より充実したキャリアが手に入るでしょう。