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人事職は企業の要とも言える重要な部署です。人材採用は人事の中でも大きな仕事であり、経営の要になる業務。ですので、どんな人材を採用するかで事業の成長に影響を及ぼします。
また、人事部と言うと「採用担当者」としてのイメージが強いですが、企業内での人員配置や人材育成など、業務は多岐にわたり、企業内の社員全般に影響を与える業務を担う部署です。ですから人事を外部から採用する際には慎重に行うことが重要です。
この記事では、人事に向いている人材とはどのような人なのか、また、人事に必要なスキルや経歴などを解説していきます。
人事職とは？
企業は人によって成り立っています。ですから、全社員と係る人事職は企業を形成する上で要となる職種です。優秀な人材の確保が会社の命運を握っていると言っても過言ではありません。そして人事は社員に関するあらゆる業務に関わります。
人事の代表的な役割は採用ですが、募集をして面接すれば終了というものではなく、採用後の人材のサポート、人員配置も重要な仕事です。
さらに就業規則などの労務管理も人事の重要な業務です。勤怠管理、給与の計算、また入社時、退職時の書類の手続きなど、社員に関わる業務全体を担っています。従業員全員が気持ちよく働けるように労働環境を整える業務ですから、企業のビジョンやニーズ自体に関わる仕事であると言えます。
一言で言うと、「ヒト、モノ、カネ」のうち、「ヒト」を管理する部署ということになります。
人事職の仕事内容は？
人事職の業務内容は、採用業務、人員配置、人材教育、就業規則等の労務管理が主になります。つまり社員全員に関わるバックオフィス業務全般が人事の仕事であり、企業の骨格を司る部署と言えます。ここから人事の仕事内容を個別に解説していきます。
採用と採用した人材のサポート
人事の主となる仕事は「採用」と「採用にまつわる業務全般」になります。人材採用にあたっては下記のような業務が発生します。
- 採用計画の立案
大企業であれば経営計画に基づいて毎年新卒を採用する計画を立て、人材を確保する必要があります。中途採用の場合は既存社員の退職などに伴い、随時人員を採用することになります。いずれの場合も人件費の予算、求人媒体の選別、雇用形態、採用条件、給与などを事前に決めておく必要があります。
- 採用基準の設定
人材を採用するにあたっては採用基準を明確に設定しておくことが大切です。
- 企業説明会の計画、実施
大人数を採用する場合や定期的に人材を採用する場合には、企業説明会を計画し、実施する方が効率的です。
- 入社に必要な手続き
内定が決まったら採用通知書と入社承諾書を送付し、入社が決定した時点で雇用契約書により雇用契約を結びます。また、中途採用の場合には雇用保険被保険者証や年金手帳などの書類を準備してもらわなければなりません。さらに就業規則の説明なども必要になります。
役職やポジションを設定
採用業務以外にも人事の要と言えるのが人員配置です。会社の方針に則り、個々の持っている適性やスキルを把握して、ポジションや役職を決定します。適材適所な人員配置を行うためにヒアリングを行い、各々の希望や意見を吸い上げることも業務の一つになります。
最適な人員配置をすることで個々の生産性がアップしますし、同時に企業全体の生産性が上がります。また、「自分はこの業務には向いていない」という社員と業務のミスマッチが減り、離職率の低下を防げます。
人員配置は昇進≒昇給にも直結する業務ですから、社員の能力、貢献度合いを客観的に判断することが重要になります。昇進昇給は社員のモチベーションアップにつながり、ひいては企業全体の成長にもつながることになります。
社員に係るバックオフィス
人事は基本的に社員に係るバックオフィス業務全体に関わります。バックオフィス業務にはいわゆる労務の業務を含み、労務部として独立していない場合は人事が兼任するケースが多いです。労務の仕事は従業員の働く環境を整え、管理する業務になります。
労務の主な業務は以下のとおりです。
- 就業規則の作成と見直し
- 入社・退職時の書類の手続き
- 勤怠管理や給与計算
- 厚生年金保険、健康保険、雇用保険など社会保険の手続き
- 福利厚生の管理や社員の相談窓口
近年で特に人事労務で注視されているのは従業員のメンタルヘルスケアです。セクハラ、パワハラなどのハラスメントや長時間労働など、強度のストレスを感じることにより、職場環境が悪化したり、生産性が低下したりしてしまいます。さらには従業員が精神疾患等におちいるリスクもありますし、最悪人材の流出にもつながります。
メンタルヘルスに限ったことではありませんが、従業員が快適に働く労働環境を整えることがバックオフィス業務として重要なポイントです。
社員のスキルアップに係る業務
社員のスキルアップのお手伝いをするのも人事の大切な業務になります。いわゆる人材教育といわれる部分です。
新しく入社した社員だけでなく、既存社員も含めた社員全体がスキルアップできる環境を整えなければなりません。たとえば、社員が何かの資格を取得したいと考えた場合に、その手続きや学習方法をサポートするのも人事の仕事です。
業務に必要な資格であれば資格取得のための費用を援助したり、資格取得時に奨励金を出したりする企業も少なくありません。
また、社員のレベルに応じて教育、研修を行います。人事が行うこともありますが、研修は基本的には外部に講師を依頼することが多いです。新人研修だけでなく、階層別研修やマネージメントクラスに向けた研修などの企画、実施するのも人事の仕事になります。
人事採用のコツ・書類で注目するべきところは？
採用業務の第一ステップは書類選考になります。応募者が多い場合は全員と面接するわけにもいきませんので、書類選考で面接者を絞らざるを得ません。その場合は書類から自社に必要な人材かどうかを、いかに見極めるかが重要になってきます。
履歴書や職務経歴書に書かれている「数字」に注目すると見えてくることがあります。ただ、数字はあくまで数字でしかないので、あくまで参考として考えましょう。
勤めていた企業の設立年や従業員数
確認しておきたい数字は、応募者がそれまで勤務していた企業の設立年や従業員数です。
設立年が近々であれば若い企業であり、ベンチャー企業などの可能性が高くなります。逆に設立年が古ければ老舗の企業であると言えます。ここで確認しておきたいのは、応募者が自社と同じフェーズで勤めていたかということです。
例えば自社が歴史のある企業であり、過去の伝統や方法論を重んじる会社であれば、新進気鋭のベンチャー企業で新規開拓が得意な人材とは、たとえ応募者に能力があっても合わない可能性があります。
また、従業員数で必然的に企業規模が変わってきますし、社風も組織形態も違ってきます。大企業の縦割り組織に慣れている人材であれば、中小企業のフラット型組織にはなじみにくいですし、逆もまた然りです。
書類からも自社のフェーズにマッチする人材を読み取れます。
何年で転職しているか
応募者が何年で転職しているかを確認することも重要なポイントです。これは応募者のキャリアや経験値を知る上でも確認が必要ですが、過去に人事として、どのフェーズで何年勤務したかを知っておくべきだからです。
応募者の前職の創業年から、応募者がどのフェーズで勤務していたかを確認することができます。その勤務していたフェーズと期間を確認することで、自社のフェーズに合う人材かどうかを知ることができます。
企業には「創業期」「成長期」「安定・拡大期」「衰退・再成長期」という4つのステージがあります。現在の自社のフェーズと同じフェーズで経験値を積んできた人材を確保することで、採用のミスマッチが避けられます。
人事採用のコツ・面接で注目するべきところは？
面接で注目しておくべきポイントは、応募者が自社の企業文化にマッチするかどうかです。
人事は企業の文化、価値観を体現するだけでなく、それらを社員に浸透させていかねばならない立場です。ですから応募者が自社の人材観、組織観を理解し、マッチしているか、あるいはマッチするかどうかを確認することが重要になってきます。
人事に最も必要とされるスキルは、「組織の状況や社員を見立てる力」です。組織の現状をきちんと冷静に見極め、より深く多角的に考えられる能力を持っている人材が人事に向いています。
一度決めたことをパターン化するのではなく、リアルに現状を把握してあらゆる角度から臨機応変に組織を見立てられる能力が人事には必要とされます。
では、どのような質問であれば応募者のスキルや考え方を引き出せるのでしょうか。オススメできる質問を紹介します。
勤務していた会社の文化や考え方を尋ねる
まず、前職の会社の文化や考え方をヒアリングします。応募者が実際に勤務していた企業をどのように把握していたかを聞くことで、応募者の考え方やものの見方を知れます。さらに、「その企業文化や環境についてあなたがどのように考えていたか」を質問することで、応募者の価値観をより深く知れるでしょう。
一例として、前職の社風について「どのような社風でしたか」と質問した際に、単に「チャレンジ精神のある社風でした」と答える人と、「伝統を重んじるだけでなく、業界の先端を走るべく努力していました」と答える人では現状の認識力が違うわけです。
また、「あなたはそれについてどうお考えでしたか」と質問すると、現状把握能力だけでなく、応募者個人の考え方や価値観が分かる手掛かりになります。
組織の現状をどのように把握していたか
人事に必要なスキルは「組織の状況や社員を見立てる力」です。ですから面接時には応募者が以前に勤務していた組織と社員の状況をどう分析していたか、どこまで緻密に見ていたかを見極める必要があります。
「以前の勤務先では組織の現状をどう把握していましたか」とストレートに聞くことで、応募者の組織の把握の仕方、組織に対する見方を知れます。
また応募者が経験したプロジェクト経験や組織内での対立に対する処理をした経験などを聞くことで、組織に対する意識をつかめるでしょう。
人事採用のコツ・人事の仕事に向いている人の特徴は？
ここで人事採用をするにあたって、どんな人が人事に向いているかをご紹介していきます。人事は企業の要となる部署で、シビアな業務も少なくありませんから、人によっては人事の業務が厳しいと感じることもあります。
人事の業務上、スキルや性格によってどうしても向き不向きはありますので、人事に向いている人の特徴を解説していきます。
コミュニケーション能力が高く明るく対応できる人
人事は文字どおり、「人」にまつわる業務です。採用応募者や既存社員とのコミュニケーションを取ることが大きな仕事であるため、コミュニケーションスキルが高く、明るい性格の人が向いています。
人間関係の調整やつまり、部署間、社員間の間を取り持たねばならないことも多いですし、パワハラ、セクハラのような社員間のトラブルが発生したときの問題解決能力も必要とされます。
問題点を客観視することも必要ですが、相手との関係を損なわずに解決するには、相手の立場に立って判断ができる共感力や、理解しやすい言葉の選びをすることが必要です。調整役として機能するために、包括的なコミュニケーション能力が要求されます。
人事の経験者で進捗能力がある人
人事の業務は専門職であるため、基本的には人事の経験者が望ましいです。
採用業務を例にとると、まず採用計画を立案し、それにそって進捗を見極める能力が必要です。人事の仕事は期日が決まっている業務が多いため、スケジュール管理をする能力が要求されます。人事だけでなく、全社員のスケジュールを管理して遂行させる必要もあります。そしてスケジューリングのスキルは一朝一夕に身につくものではないため、スケジュール管理スキルを持った経験者が望ましいです。
また、人事はミスが許されない業務が多いです。例えば給与、社会保険などの計算は特に間違いが許されないうえに期日も決まっています。ですので、人事を採用するにあたっては人事の経験者である方が望ましいです。
人事職はバックオフィス業務なので、業界知識はそれほど必要ないと思われがちですが、全く畑違いの業界から採用するよりも、業界に関する知識があるとベターです。
機密情報を適切に扱える人
人事には秘密を厳守でき、口が堅い人が向いています。逆に口が軽くて秘密を守れない人に人事の業務は難しいです。
人事では、社員の個人情報、企業の情報のみならずあらゆる機密情報を扱います。たとえば、全社員の給与額やマイナンバーを簡単に入手できる立場にあるわけです。そのような業務につく人材は、機密情報を適切に扱い、徹底して秘密を守れる人でなければ務まりません。
企業として機密情報の漏洩を防ぐためにも、機密情報を扱っている認識をきちんと持ち、公私ともに秘密を厳守できる人が人事には向いています。
人事に向いている特徴を見極めることが採用のコツ
人事採用のコツは人事に適性のある特徴を持った人材を見極めることです。
人事はいわば専門職であり、機密情報も扱いますしミスが許されない業務です。人事に向いている人は、コミュニケーション能力が高く、人事の業務をよく理解している人材だと言えます。経験値がある人であればなおベターです。
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