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人事給与システムは、人事評価や勤怠管理などの従業員の情報を管理するシステムです。企業を経営していくうえで人材配置や人材管理は、成長度を左右するため非常に大切です。また、人事給与の業務はとても多いため、時間や費用が多くかかっている会社も多いのではないでしょうか。
本記事では、「人事給与システムとは何か」「人事給与システムの導入で得られるメリットは？」などの疑問に答えていきます。人事給与システムの選び方や人事給与システムのおすすめも紹介していきますので、自社に適したものを探してみましょう。
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人事給与システムとは
人事給与システムとは、人事評価や労務管理、勤怠管理など、従業員の情報を管理するものです。人事や給与に関する業務を人の手で行うとなると、ミスが起きやすいことや、時間や人件費などのコストがかかります。
ここからは、人事給与システムの概要と人事給与システムの基本的な機能について解説していきます。
人事給与システムの概要
人事給与システムは、企業内の人事や給与に関する業務を管理し、スムーズに業務を行えるよう効率化を図るためのシステムです。
毎日する必要のある業務・年度ごとの業務・半期ごとに行う業務などの効率化を進めることで、これらのルーティン業務に対する負担を減らし、会社の経営をより良くしていきます。人事給与システムは、日々の業務の効率化だけではなく、セキュリティ面の向上も可能です。操作履歴などが確認できるため、情報漏洩への対策としても役立ちます。
上記で紹介した機能以外にもさまざまなものがあり、一部の機能に特化したシステムや多くの業務を幅広くカバーできるオールマイティなシステムもあります。
人事給与システムの基本機能
人事給与システムには、主に以下のような機能が備わっている場合が多いです。
- 勤怠管理
- 労務管理
- 給与計算
- 人事評価
- 採用管理
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、職種や雇用形態の違いに関係なく、社員たちの出勤や退勤を管理するシステムです。普段の出勤はもちろんですが、休日出勤や残業などの時間外労働に対しても利用可能です。出勤しているか、献金しているかは、給与計算の基礎的な部分であり、非常に重要なデータとなります。
労務管理システム
労務管理とは、労働に関する業務全般のことです。労務管理システムの例としては、給料の計算や、社員の名前や住所、年齢などの個人情報の管理があります。さらに年金保険や健康保険などの社会保険や、雇用保険の手続きを行うことも労務管理に含まれます。
給与計算システム
給与計算システムは、勤怠管理のデータを基礎として、給与の計算を効率的に行うことが可能なシステムです。所得税や年末調整に加えて、残業代や休日出勤の給与計算はミスが生じやすいため、システムを利用した管理でミスを減らすことが可能です。
人事評価システム
人事評価もシステムでの管理が可能となります。従業員の評価や成果を記録したり、過去の評価をデータとして保存することもできます。社員が持っているスキルごとに分類したり、データから検索できたりと、人材育成や従業員の配置を考える際に役立ちます。
採用管理システム
採用管理システムは従業員の募集から採用までの流れを、効率的に行うことが可能です。近年、日本では少子高齢化が進んでおり、従業員の採用が難しくなってきています。さらに、スマートフォンなどのインターネット環境の発展により、気軽に会社への応募ができます。そのため、多数の応募者から、良い人材をいかに早く確保するかが大切です。
人事給与システムを導入するメリット
人事給与システムの導入で得られるメリットとしては、以下の4つが考えられます。
- 業務が効率化できる
- ヒューマンエラーの防止につながる
- 情報漏洩リスクを軽減できる
- 人材を適所へ配置することが可能になる
ここからはメリットを1つずつ紹介していきます。
1.業務が効率化できる
人事給与システムを導入することで、出退勤の管理や時間外労働の記録などはシステムが行ってくれます。そのため、給与計算の際に手入力したりという手間を省くことが可能です。また、人事評価システムの機能もあれば、スキルや評価による昇給基準の入力の手間が省け、給与の計算もスムーズに行うことができるでしょう。
これまで勤怠管理や給与管理などに割いていた時間や従業員を削減できるため、人件費の削減にもつながります。
2.ヒューマンエラーの防止につながる
人事給与システムの導入により、ヒューマンエラーの防止につながります。
勤怠管理や給与計算などは、人の手で行うアナログ形式の場合が多いでしょう。たとえば、勤務形態が異なることで、給与計算が変わる場合などではミスが発生しやすいです。
ほかにも、住民税や所得税の計算、年末調整が混ざってくるとミスが増えます。さらに、残業や休日出勤なども重なってくると確認する内容が非常に多くなるため、確認ミスが起きやすいです。もしヒューマンエラーが起きて給与計算を間違ったことで「残業していたのに給料が少ない」となると、従業員との齟齬につながります。
人の手で行うと、どうしても記入ミスや確認ミスを避けることは難しいです。しかし、人事給与システムなどを利用することで、確認ミスなどのヒューマンエラーを減らすことが可能です。ヒューマンエラーを防止すること自体も重要ですが、ミスが減ることで修正の時間の削減にもつながるため、人件費の削減に効果があるでしょう。
3.情報漏洩リスクを軽減できる
人事部門では、社員たちの個人情報など、絶対に社外に漏洩してはいけない内容を取り扱います。そのため、データの漏洩が起きないように厳重なセキュリティが必要です。以前は「個人情報の入ったUSBメモリーを無くした」というニュースがありましたが、クラウド型のシステムであればその心配はありません。
また、人事管理システムへのアクセスを制限できるよう、パスワードを設定したり、ユーザーごとに制限をかけるなどの対策が可能となります。操作履歴などを保存できるシステムであれば、社内で万が一情報が悪用された際に、誰が悪用したのかをすぐに把握できることもメリットです。
4.人材を適所へ配置することが可能になる
人事給与システムを活用すれば、人材を適切な場所に配置させることが可能になります。
従業員のスキルや評価を人事管理システムに保管しておくことで、大量の情報がデータベース化されます。これにより、多くの従業員のデータから、条件を満たした従業員だけをすぐにピックアップできます。「各々のスキルを補いあうように人材配置をしたい」「特定のスキルがある人だけを配置したい」などの要望も簡単に叶えることが可能です。
従業員の数が多い会社などでは、全員を把握することは不可能です。しかし、人事給与システムを導入することにより、人数が多い場合でも全体の把握ができるでしょう。
人事給与システムを導入するする際の注意点
1.導入が難しい
導入が難しい理由は、人事システムを活用するために社員の個人情報など、必要な情報が多いためです。たとえば人事評価のシステムが必要であれば、これまでの社員への評価や、評価基準となる書類などを集めておく必要があります。書類を探し出すために時間を要する場合が多く、あらかじめ準備しておくことで、システムの導入がスムーズに行えるでしょう。
また、会社によっては、導入を支援するサービスがついている場合もあります。そのため、システムの導入が初めてであったり、導入に不安がある方は、導入支援サービスがついているものを選ぶことがおすすめです。
人事システムを導入する際には、重点を置く機能を定めておきましょう。人事評価・給与計算・労務管理・勤怠管理などのうちから、優先順位を決めた上でどのようなシステムに特化したものを選ぶか判断する基準を決めておきます。そうすることで、選択したシステムとのミスマッチを防げます。
2.セキュリティ面での不安がある
人事給与システムには、オンプレミス型のシステムとクラウド型のシステムの2つがあります。オンプレミス型とは、社内にサーバーや通信回線、システムなどを構築し、自社で運用を行うものです。自社での運用となるため、社員の個人情報の流出などの問題点への懸念は少ないといえます。しかし、クラウド型に比べて、費用が高くなる点がデメリットです。
クラウド型の場合、社外でデータを保存することになるため、多少のリスクが伴います。しかし、コストは低く抑えられることや、導入の手間が少ないことがメリットです。クラウド型のセキュリティ面への対策方法として、通信の暗号化や保管データの暗号化をしてくれる会社、会社自体のセキュリティがしっかりしている商品を選ぶことがおすすめです。
人事給与システムを選ぶ際のポイント
自社の目的に合っていないなど、不必要なシステムを導入すると時間もコストも無駄になる可能性もあるでしょう。自社に合ったシステムを導入するために、人事給与システムを選ぶ際のポイントを5つ紹介していきます。
1.導入目的や課題に対応する機能があるか
まずは、システムを必要とする理由を洗い出しておきましょう。たとえば「給与計算や勤怠管理を効率的にしたい」であれば、勤怠情報の管理ができたり、年末調整を行ってくれたりするシステムの導入が必要となります。人事評価により給与が変わるのであれば、人事評価を元に給与計算できるシステムがよいです。
ほかにも「人材配置をして、経営の効率化をしたい」であれば、従業員が持っているスキルや実績、研修管理などのデータを管理できるシステムがよいでしょう。
システムが必要な理由の洗い出しが終われば、その理由の中で優先順位をつけ、どの機能が最も必要かを判断します。決めた優先順位に基づいて、システムを選びましょう。また、現在必要としている機能が含まれているのはもちろんですが、今後必要になりそうな機能も把握しておくことで、追加で導入するコストを抑えることが可能です。
2.サポート・フォロー体制が整っているか
人事給与システムを導入するには、初めにさまざまな設定が必要です。勤怠管理の方法や給与計算の方法、独自の制度などは会社によって異なるため、会社ごとで設定が変わります。また、給与計算の際には、税率が変わっていたり、法律の改正によって条件が変わったりするため、事あるごとに設定を調整することが必要です。
長期的に人事給与システムを利用するのであれば、設定の変更などが必要となる場合も多いため、しっかりとしたサポートを受けられるシステムを選びましょう。
サポート対応が可能である場合でも、必要な時にサポートを受けられなければ意味がありません。そのため、以下の項目に注意して選ぶことをおすすめします。
- 導入時のサポート
- 運用時のサポート
- サポートの対応時間
- 対応方法（メール、電話、対面など）
サポートの対応時間や対応方法について、しっかり確認しておきましょう。対応時間の選び方としては、自身の会社の営業時間にサポートを受けられる方がよいため、自社の営業時間に合わせて選ぶことがおすすめです。
対応方法については、可能であれば対面も選べるのが良いでしょう。電話での対応しかできない場合、お互い現場を見ていないため、詳細まで伝えることが難しいこともあります。また、メールの場合では、文章を打つ手間であったり、メールに気付かないなどのデメリットがあります。そのため、なるべく対面でもサポート対応しているシステムをおすすめします。
3.提供形式が自社にマッチしているか｜クラウド型とオンプレミス型
人事給与システムの提供形式には、クラウド型とオンプレミス型があります。
オンプレミス型は、自社のサーバーに人事給与システムを導入し、自社専用の回線を用いてシステムの利用が可能です。ハードウェアやソフトウェアなど全てのものが自社専用のものであるため、運用が自由であり、セキュリティ面についても安心です。
また、クラウド型は月額制の場合が多いですが、オンプレミス型は買いきりになるため、長期間使用する場合にはおすすめできます。しかし、自社専用のシステムなどを用意するため、初期費用としてハードウェアやソフトウェアの導入にコストがかかります。システムの構築や維持、管理にも費用がかかることがデメリットです。
クラウド型は、サービスを提供している会社のシステムを利用するものです。そのため、システム導入に関する初期費用や管理費、維持費などが不要であり、導入までがスムーズです。
また、法律の改正や税制の変更などによるアップデートについても、サービス提供会社が行うため、アップデートコストを負担する必要がありません。さらに、データがクラウド上にあることで、さまざまな端末からのアクセスが容易になるため、業務の効率化につながります。
4.料金と機能のバランスはとれているか
人事給与システムを導入する前には、導入コストについても検討しておくことが必要となります。
近年の人事給与システムの提供方法としては、クラウド型が多くなっており月額制である場合がほとんどです。月額制の料金は、定額であったり、利用者数に応じて費用が増えていくものであったり、料金設定は会社によってさまざまです。
システムの導入をする際には、自社の企業規模と比較し、おおよその見積もりを出したうえで、システムの機能を加味して比較しましょう。機能制限や人数制限がありますが、サービス提供会社によっては無料でお試し期間を設けている場合もあるため、試してみてから検討してみても良いでしょう。
5.外部システムとの連携は可能か
すでに、システムを導入している方は、現在使用しているものと、新たに導入する人事給与システムで連携が可能であるかを確認しておく必要があります。
以前から導入しているシステムを利用できないとなると、再度システムを導入しなければならないため、費用と時間がかかります。API連携・ファイル連携・データベース連携などを行えるシステムを選ぶことで、システム導入の手間を省くことが可能です。
API連携は、以前から導入しているシステムのAPIを呼び出すことでデータの引き渡すことができます。ファイル連携では、以前のシステムからデータを取り入れることで、データの連携が可能です。データベース連携は、新たに導入したシステムと同じデータベースであれば、データの受け渡しが可能です。
現在使用しているシステムと連携することで、利便性が良くなり、以前よりも効率的な業務を行うことができるようになるでしょう。このような理由から、導入するシステムを選ぶ際には、現在使用しているシステムとの互換性を確認しておくことが大切です。
人事給与システムのおすすめ3選｜無料あり
人事給与システムの中で、注目度の高いおすすめのシステムを紹介していきます。先ほど紹介した「人事給与システムを選ぶ際のポイント」も参考にしつつ、自社に適しているシステムがあるか探してみましょう。無料で利用可能な人事給与システムも紹介していきますので「まずは試してみたい」という方も参考にしてみてください。
SmartHR
SmartHRの特徴は、誰でも直感的に利用できる使い勝手の良さです。
この使い勝手の良さから、データの扱いに慣れていない方でも操作しやすく、データの分析を簡単に行うことができます。システムの利用に必要な情報入力が大変ですが、従業員の方にお任せできるようになっています。そのため、導入後もスムーズに活用ができるでしょう。
年末調整などの面倒な作業も、簡単な質問に答えるだけで計算してくれたり、結婚や引っ越しなどのライフイベントがあった際にも情報の変更がスムーズに行えます。人材配置のシュミレーションが行えたりと、非常に便利な機能が数多く用意されています。
さらに、小規模事業の人事・労務改革を推進しており、利用人数30人までは無料で、人事・労務手続きに必要な機能だけを備えた「￥0プラン」を提供しています。このプランは、トライアル期間終了後も無料で利用することが可能です。
これらのことから、SmartHRは小規模事業の方におすすめです。￥0プランという優良なサービスを提供しているため、中規模や大規模の企業の方も興味を持たれた方は、見積もりだけでもしてみるとよいでしょう。
freee人事労務
freee人事労務は、マイナンバーなどの個人情報を紙で保存して失くすことがないようにペーパーレス化を推進しています。freee人事労務で利用可能な機能は、以下のようなものがあります。
- 勤怠
- 給与計算
- 年末調整
- 行政手続き
- 人事マスタ
- 権限管理
- セキュリティ
- マイナンバー
さまざまな機能が用意されているため、「システムの導入が進んでいない」「多くの機能を取り入れたい」という会社におすすめです。さらに、他システム連携やAPI連携の機能も用意してあるため、「既にシステム導入はしているけど、機能を追加したい」といった会社の方にもおすすめできます。
導入アドバイザリーは有料となりますが、会社の状況に応じて業務内容の見直しや要件定義の助言、操作方法のレクチャーなど、手厚いサポートが受けられます。
習熟コンテンツは、全機能を網羅したWebマニュアルや解説セミナーなど、システムの導入に必要なコンテンツを無料でいつでも視聴することが可能です。Webマニュアルであれば、操作方法を忘れてしまってもWeb上で簡単に確認できるため非常に便利でしょう。
さらに、システムの機能についてわからないことがあれば、チャットや電話にて気軽に相談できるサポートデスクも備えています。サポートデスクの内容は、プランによって異なるため、事前に確認しておく必要があります。
freee人事労務には、以下の4つのプランが用意されています。
- ミニマム
- スターター
- スタンダード
- アドバンス
最もリーズナブルなプランであるミニマムでは、年払いであれば月々2,000円、月払いであれば月々2,600円に加えて、6名以上での利用の場合は1人ごと月々400円の料金がかかります。小規模の会社であれば、従業員の数による利用料金の追加がないため、月々2,000円で利用可能です。
また、お試しプランでは、30日間無料で利用体験をすることが可能なため、気になる機能があればお試しプランを利用してみてもよいでしょう。
ジョブカン労務HR
ジョブカン労務HRは、シリーズ累計導入15万社以上と実績のある会社です。
たとえば、ミスタードーナツやランサーズ、SmartNewsなど誰もが聞いたことのあるような大きな会社でも利用されています。そのため、セキュリティ面や機能の豊富さには満足できるでしょう。
ジョブカン勤怠管理・ジョブカン給与計算・ジョブカン採用管理など、さまざまなジョブカンシリーズのシステムが用意されています。機能を追加したい場合には、ジョブカンシリーズのシステムの中から選ぶことができ、システムの連携も簡単です。
利用料金は、ユーザー数に応じて異なり、労務HRでは1ユーザーあたり月々400円から利用可能です。他の機能とあわせて、複数のサービスを利用する場合には、特別価格での利用も可能となっています。また、電話・メール・チャットでの相談が無料となっているため、初めてのシステム導入の会社にもおすすめです。
POSITIVE
POSITIVEは、HCM（Human Capital Management）ソリューションを25年以上にわたり提供しています。
システムのアップデートを欠かさず、充実したサポート体制が評価され、2.700社以上の実績を持っています。POSITIVEを導入している企業は、三菱重工業株式会社や明治安田生命保険相互会社、株式会社デンソーなど大手の企業も利用しているシステムです。
従業員一人一人の情報をデータベース上に保管しておき、タレントマネジメントに役立つ機能が豊富に揃っています。タレントマネジメントだけではなく人事管理・給与管理・就業管理・マイナンバー管理などさまざまな機能があります。
大手企業が利用していることからも、セキュリティ面での安心さが伝わるシステムです。
マネーフォワード クラウド給与
マネーフォワードのクラウド給与は、多くの機能を備えており、以下のような種類があります。
- クラウド人事管理
- クラウド勤怠
- クラウド給与
- クラウド年末調整
- クラウド社会保険
- クラウドマイナンバー
- HiTTO
上記のように、さまざまな機能が用意されているため、複数の機能を利用したいという方におすすめです。
ログインするだけで、やるべきことが一目でわかるようなマイページ機能があり、必要な業務を忘れないようにメモしておく必要もありません。さらに、セキュリティ面にも配慮しており、給与計算の権限を持たない従業員には制限をかけることも可能です。
また、マネーフォワードといえば、家計簿アプリが有名です。誰もが聞いたことのある企業であるため、聞いたことのない企業のシステムは嫌だという方でも利用しやすいでしょう。初心者の方に向けてのサポートも充実しており、オンラインマニュアルやAIチャットボットによるサポートがあります。
マネーフォワードのクラウド給与のプランは、個人向けから大企業向けまで幅広く対応しています。個人向けプランの年払いであれば、月々800円から利用可能です。法人向けは50名以下と50名以上で分かれており、50名以下で年払いの場合には月々2,980円で、50名以上は要問合せです。6名以上になれば、従業員1名の登録につき、月額300円が加算されます。
個人プランがあるため、個人で利用したい方におすすめできます。さらに、従業員1人あたりの月額が300円と低価格なため、大規模の企業にもおすすめです。
給与奉行クラウド
給与奉行クラウドは、企業に合った精度の高い手当計算や自動計算に加えて、計算結果の確認も行えます。さらに、給与明細の配布や社会保険申請をペーパーレスで行うことが可能です。給与計算は、どのシステムでも行っていますが、計算結果の確認も行えるというのは大きなメリットでしょう。
給与奉行クラウドでは、サービス評価として、30日間の無料体験とオンライン相談で顔合わせをしながら相談し、サービスの評価ができます。その評価をもとに、運用システムのモデルが提案され、導入のサポートも行ってもらえます。
また、セキュリティ面がしっかりしていることもメリットです。すべてのデータを暗号化して保護されており、通信もSSLで保護されています。MicrosoftAzureで24時間365日の運用監視も行われているため、セキュリティ面では他のシステムに負けないでしょう。（※1）
（※1）参考：Microsoft Azure
料金については、最も安いもので20名までのプランを月額5,500円で利用できます。その他にも50名まで・100名まで・300名まで・1,000名までと細かくプランが用意されています。事業規模に応じて最適なプランを決められるため、どのような会社にもおすすめです。
ジンジャー給与
ジンジャー給与は、以下のように数多くの大手企業が導入していることが特徴です。
- モスバーガー
- エイブル保証株式会社
- MAZDA
- 静岡新聞
- SPORTS AUTHORITY
- MARUHA NICHIRO
多くの大手企業が導入していることから、使いやすさは保証されているといっても過言ではないでしょう。
ジンジャー給与は、経営者・人事担当者から評価されており、ゼネラルリサーチによるアンケートで、サポート満足度・最も使いたいランキングで1位を獲得しています。そのため、人事給与システムの導入が初めてだという方でも、安心して導入を進められるでしょう。
料金については、1人あたり月々300円から利用できるため、導入しやすいといえます。サポートやスマホ対応、電子申請など多くのオプションが用意されており、自社に必要のある機能だけを追加することができるため、カスタマイズも自由です。さらに、従業員のデータベース自体は無料で利用することが可能です。
フリーウェイ給与計算
フリーウェイ給与計算は、ずっと無料の給与計算ソフトがうたい文句です。
うたい文句のとおり、従業員5人までは永久無料で利用可能です。6人以上の場合でも、月々1,980円で利用できるという、非常にリーズナブルな人事給与システムになっています。そのため、システムの導入が初めてである方には、非常におすすめできます。
5名までは無料であったり、6名以上なら何名でも1,980円であったりと格安な料金設定のため、機能が充実していないのではと思われる方もいるでしょう。しかし、格安であっても、給与明細などのペーパーレス化や年末調整、支払調書など、必要な機能は備えてあります。
導入コストが非常に低いため、初めてのシステム導入には最適です。無料または月々1,980円で利用できることから、フリーウェイ給与計算を利用してみて、他にも欲しい機能があれば他システムを利用検討すればよいでしょう。
人事給与システムの導入で業務効率化を図ろう
人事給与システムの中にもさまざまな種類があり、それぞれのサービス提供会社によって、特化している機能が違っていたりします。紹介したサービスの中にも、コストを重視したものや機能性を重視したものなどがありました。
本記事で紹介した注意点や選び方のポイントをもとに、自社に合った人事給与システムを選んでみましょう。
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