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企業の人材戦略を担う重要な存在である人事職には、多様なスキルや能力が求められます。人事の採用担当者の中には、採用がうまくいかず悩む方も多いのではないでしょうか。
「人事の採用を成功させるポイントを知りたい」「人事にはどういう人を採用すればいいのか」と悩んでいる企業の人事担当者や経営者向けに、人事採用の進め方やオススメの人材紹介サービスを紹介します。
人事の6つの役割とは？
人事の業務は、人材を採用・育成し、社員が働きやすい環境を整えることです。企業の目標を達成するためにも、人材を効果的に活用するための仕組みや環境を作り、優秀な人材を採用しなければなりません。
経営資源のひとつである「ヒト」を最大限に活用し、企業の成長を促進することが人事の役割といえるでしょう。ここでは、人事の6つの役割を解説します。
年間の採用計画を策定
企業の経営戦略や事業計画に基づき、年間の採用計画を立てます。採用計画は経営戦略の一環であり、優秀な人材の獲得と事業発展に不可欠な要素です。
まず、採用活動の目的を明確にします。採用を通じて何を達成したいのかを考えることで、採用すべき人物像や進行スケジュールが明らかになるでしょう。
採用ターゲットや採用スケジュールが決定したら、次に行うのは採用手法の選定です。人材紹介会社との連携や、求人媒体への広告など、自社に合った手法を選びます。会社説明会やイベントの企画・運営、採用サイトやパンフレットの制作といった施策も、候補者への効果的なアプローチになるでしょう。
近年ではソーシャルメディアを活用する方法も目立ってきており、自社へ興味を持ってもらえるような魅力的な情報発信を積極的に行うことが求められています。
部門構成や人員配置
経営戦略と事業目標の達成に向けて、適切な部門構成や人員配置を調整します。ここで重要なことは、社員のそれぞれのスキル、経験、志向を把握し、最適なポジションに配置することです。どれだけ優秀な人材でも、スキルや能力を活かせない部署では、パフォーマンスやモチベーションの低下は避けられません。適切なポジションにいないことで、優秀な人材が他社に流出してしまう可能性もあるでしょう。
社員を適切な立場に配置することで、彼らが持つ能力を最大限に発揮し、業務に対する貢献度も高まるでしょう。また、人員配置には新規採用をはじめ、人事異動や昇進・昇格・雇用形態の変更などが当てはまります。
教育・研修制度の策定
人材育成を目的として、社員の教育や研修制度の準備を行います。教育・研修プログラムは、組織のビジョン、目標、戦略に基づいて設計しましょう。教育・研修制度は組織と社員の両方にとって重要であり、知識やスキルを得ることで組織の業務効率の向上につながります。
具体的には、メンター認定やOJT研修を導入するだけでなく、外部の研修サービスの提供や企業と連携するなど多様な研修手法があります。対面やeラーニングを含むオンライン形式など、さまざまな選択肢の中で、自社の目標に適した研修スタイルを見極めることが重要です。
人材を評価する制度を整える
人事評価の目的は多様で、組織や企業ごとに異なります。社員の成績や能力、企業への貢献を適切に評価し、成功を収めた者が報われる評価制度を整えることも、人事部の重要な役割です。企業の目的に適した評価制度を整え、公平性を保って運用しなければなりません。
人事評価の主な目的は、給与やボーナスなどの報酬や、勤務時間、福利厚生といった待遇面を決定し、社員のスキルや知識などを促進することです。高い評価を受けた社員はモチベーションや生産性が向上するでしょう。また、評価を通じて社員のスキルや強みを理解し、個々の適性に応じた役割を割り当てる際にも役立ちます。
労働に関する事務処理
人事では、労務に関わる基本的な業務も行います。保険手続きや給与計算、健康診断、福利厚生などが含まれ、具体的には、社会保険や雇用保険の追加手続き、給与・賞与の計算、支払いなどの定型業務です。
また、労働環境の安全確保や健康管理、職場環境の改善なども重要な責務で、社員の健康と安全を確保しなければなりません。定められた労働法規制を遵守し、社員が安心して働けるような環境を整備することも、人事職に求められます。適切な労働時間の管理やメンタルヘルス対策は、人事職の重要な役割の一つといえるでしょう。
コミュニケーションを促進する仕組みづくり
社員が活気ある状態で仕事に取り組むための環境整備も、人事職の重要な役割の一つです。コミュニケーションを促進する仕組みづくりを整えることで、組織内の連携をスムーズにし、社員の満足度やモチベーションを向上させます。さらに、企業全体の目標達成にも影響を与えるでしょう。
スポーツ大会や社内コンテストなどのイベントは、社員同士のコミュニケーションを活発化させます。社内報は、すべての社員が共通の情報を得られるほか、他の社員の活動や興味を知れるため共通の話題となり、社員同士の交流のきっかけとなるでしょう。
採用業務に必要な知識は？
採用業務に必要な知識は、以下のとおりです。
- 労働や雇用に関する法令の知識
- 自社の事業内容・各部署の業務内容に関する知識
- 採用フローやコンテンツを最適化する能力
これらの知識を習得し、実務経験と組み合わせることで、効果的かつ適切な採用プロセスを構築できます。
労働や雇用に関する法令の知識
公正な採用活動を行うためには、労働や雇用に関する法令の理解が欠かせません。具体的には、以下のような知識が求められます。
- 労働関係や社会保障関連の法令の知識
- マイナンバー法や若者雇用促進法などの知識
- 労務関係の制度や労働基準法
採用活動においては、性別、年齢、国籍などに基づく差別は基本的に禁止されています。また、求人時の労働条件の明示や個人情報の収集、労働契約締結時の条件明示などについても、法令をチェックし、遵守しながら進めることが必要です。
厚生労働省では、基本的人権を尊重し、雇用における差別を回避するため、「公正な採用選考の基本」として、採用選考時に留意すべき事項（※1）が示されています。採用担当者は内容をチェックしておきましょう。
（※1）参考：公正な採用選考の基本
自社の事業内容・各部署の業務内容に関する知識
採用担当者は、求職者へ正しい企業情報を提供するため、自社の事業内容や各部署の業務内容を把握することが重要です。採用担当者が企業や採用ポジションを十分に理解していないと、ミスマッチが生じてしまい、社員の早期離職の原因にもつながります。
また、現場の担当社員でなくとも、応募者には正しい業務内容を説明し、質問にも適切に回答しなければなりません。曖昧な返答をすることで、信頼を大きく損ねる可能性があるからです。自社の事業内容や各部署の業務内容を把握できれば、応募者の意思決定に良い影響を与え、適した人材が集まりやすくなるでしょう。
採用フローやコンテンツを最適化する能力
採用フローとコンテンツの最適化に加え、優れた採用戦略を立てる・実行する能力が必要です。新しい採用概念として、一般的なマーケティングの考え方を取り入れた採用マーケティングがあり、採用競争が活性化している現代では、人材を確保する新たな手法として注目されています。
採用活動での問題点や全体像を把握するためにも、マーケティングにおけるフレームワークを活用し、企業認知度・志望度を高めて自社のファンを増やしましょう。また、入社後の定着やパフォーマンス向上の注力もポイントです。人材の確保だけでなく、採用後のフォローアップも含めて長期的な視点で戦略を練ります。
一般的な採用の手順とポイントは？
効率的な採用活動を行うためには、それぞれの段階を理解し重要なポイントを把握することが重要です。ここでは、一般的な採用の手順とポイントを解説します。
採用計画
各部署から採用したい人物像を聞き出し、採用計画を立てます。どのような人材を採用するか（採用方針）、採用判断の基準は何か（採用基準）を設定しましょう。こうした基準を明確にするためにも、採用対象者（ペルソナ）の設定が役立ちます。
スキルだけでなく、マインドセットや人柄も重要な要素です。企業や職種によって求められる人物像は異なるので、採用ニーズやポジションに合わせて明確化します。これらの要素を明確にし、具体的な採用計画を立てることで、どのように進めるかの指針が示されるでしょう。
募集活動
採用したい人物像やポジションの特性、採用のスケジュールや予算などを明確化した上で、最適な採用手法を検討します。ターゲット人材が利用する可能性の高い採用チャネルを選定し、効果的な採用プロモーションを行いましょう。
採用チャネルとは、企業が新しい社員を見つけ、採用するために利用する手段や方法のことです。求人広告やオウンドメディアなどの公募型、転職エージェントや派遣紹介などの人材紹介サービスなどを指します。欲しい人材に合わせて、主な採用手法や募集媒体を絞り込むことが効果的です。
応募者の選考・管理
求職者からの応募があれば、採用するかどうかの選考を開始します。通常は、書類選考、面接、そして面接結果の通知という流れです。提出された履歴書や職務経歴書などを丁寧に審査し、求める要件に合うかどうか判断します。また、過去の実績や成果なども詳しく確認しましょう。
応募者のエントリー情報の適切な管理も必須です。必要であれば、性格検査や能力検査といった適性試験の実施も行います。
応募者の選考を行う際に注視すべきポイントは、どの選考フローを重視するかです。採用計画で明確にしたペルソナや採用方針と照らし合わせながら、選考を進めてください。
内定者へのフォロー
採用プロセスは内定通知だけで終わらず、入社までのサポートが不可欠です。内定者が他社から条件の良い内定を受けたり、入社に対する不安が生じたりする可能性があります。内定者が自社に対する興味を保ち続けるためにも、採用通知後も適切なフォローアップが必要です。
具体的な取り組みとしては、入社手続きや制度の説明・切り替えのサポート、面談やオリエンテーションの実施が挙げられます。内定者が抱える疑問や不安を丁寧に解消することで、企業と内定者との関係を強化できるでしょう。
入社前のコミュニケーションを大切にし、円滑な入社をサポートすることで、内定者の定着を促進する効果が期待できます。
人事職に必要なスキルや能力
人事職の業務には、さまざまなスキルや能力が必要です。候補者が人事職に合うかどうか、また自社に合うかどうかを見極めましょう。ここでは、人事職にとって必須ともいえるスキルや能力を解説します。
コミュニケーション能力
採用業務では、応募者と円滑にコミュニケーションをとる能力が求められます。面談や面接で候補者の情報や価値観、本音を引き出し、信頼関係を築くことが不可欠であるからです。同時に、応募者の不安や悩みに理解を示したり、感情の変化に気づいたりするなど、相手の立場に立つ能力も求められます。
候補者だけでなく、他部署とも良好なコミュニケーションを取ることも大切です。良好なコミュニケーションは信頼を築く土台となります。お互いの信頼があれば、チームメンバーや他部署との協力が円滑に進み、効果的な業務を行えるでしょう。面談・面接時や書類のやり取りなどでコミュニケーション能力の高さを判断してください。
スケジュール管理能力
採用業務は、採用担当者一人で完結するものではありません。多数の候補者や社内関係者と円滑にコミュニケーションを図りつつ、採用のスケジュールを適切に管理する能力が求められます。
スケジュールが適切に管理されないと、選考の各段階が遅れてしまい、採用業務全体も遅延するリスクがあります。その結果、優秀な候補者を失ったり、企業に対する信頼性が損なわれたりするなどの影響が出るかもしれません。また、計画通りに進まない状況や予期せぬ事態が起こることも考えられます。採用業務では、これらの予期せぬ状況にも柔軟に対応できる能力が必須です。
プレゼンテーション能力
企業の情報を分かりやすく求職者に伝えるためにも、高いプレゼンテーション能力が必要です。求職者のニーズを把握し、「入社意欲を高めるためにどんな情報を伝えるべきか」「ミスマッチを防ぐためにはどうすれば良いか」といった観点で、魅力的かつ戦略的なプレゼンテーション能力が求められます。
口頭でのプレゼンテーションのほかに、求人広告や採用ブログ、スカウトメッセージなどの資料作成スキルと文章力も重要です。また、リファラル採用の社内告知をはじめ、現場社員に協力を求める際にも、情報を効果的に伝えるプレゼンテーション能力が求められるでしょう。
人を見る目（洞察力）
適切な候補者を見極める能力と洞察力が不可欠です。優秀な人材の採用は企業の成長に直接影響を与えるため、これらのスキルは欠かせません。書類選考や面談・面接などの情報を総合的に判断し、自社にマッチする人材を見つけ出す能力が求められます。
候補者が優れた能力を持っていたとしても、それが企業の環境や文化に適合していない可能性もあるでしょう。自社に適さない人材を採用してしまうと、早期離職や業績の低下につながりかねません。
採用後のミスマッチを防ぐためには、候補者の感情や意図を理解する洞察力が必要です。採用担当者が候補者の適性や志向を正確に把握し、それが企業のビジョンや文化と適合するかを判断することが採用活動の成功の鍵となります。
情報収集力
採用の手法や労働者の価値観は絶えず変化しています。この変化に適応できなければ、優秀な人材の採用にはつながらないでしょう。変化に迅速に適応するためには、採用市場の動向を常に把握し、最新の情報をキャッチする情報収集力が不可欠です。
また、候補者に向けて、企業の魅力を明確に伝えなければなりません。自社の強みや特徴、働く環境などの情報を適切に収集し、候補者にアピールすることで、企業の魅力を知ってもらえるチャンスが生まれます。採用活動においては、採用手法のトレンドや労働価値観などの情報収集力が、戦略的なアプローチの鍵となるでしょう。
おすすめの人材紹介エージェントを紹介
人材紹介エージェントとは、企業と求職者を結び付けてくれるサービスです。企業と求職者の双方にとって、適切な人材マッチングを促進する重要な役割を担っています。優秀な人材を採用するためにも、エージェントを利用して効率的な採用活動を行いましょう。
WARC AGENT｜ハイクラス人材紹介事業
WARC AGENTは、管理部門に強みがあるハイクラス人材紹介エージェントです。管理部門の中でも、経理、人事、労務、総務、経営企画、広報などの職種に特に力を入れています。そのため、人事をはじめとした分野の求人案件が多くあり、管理部門への転職を考える求職者も多い傾向です。
また、WARC AGENTに登録されている企業は、主にベンチャー企業が中心で、スタートアップから名の知れたメガベンチャー、さらにはIPO準備中の企業まで多岐にわたります。中小企業やベンチャー企業を対象とした転職希望者にとって魅力的で、企業にとってもオススメの人材紹介エージェントといえるでしょう。
参考：WARC AGENT
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