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「優秀な人事担当者の採用にどう取り組むべきか？」この悩みを持つ経営者やリーダーの方も多いでしょう。この記事では、人事担当者の採用が難しいと感じている理由とそれを解決する具体的な戦略について解説します。
基準設定から採用の工夫まで、実践的な情報を惜しみなく提供します。この記事を読めば、採用プロセスを円滑に進めるための新たな視点を得られ、より質の高い人事担当者を採用するための道筋が見えてくるでしょう。
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人事とは？
人事は、企業や組織の命運を左右する重要な役割を担います。それは、従業員の採用から配置、評価、開発、福利厚生といった人材に関する一連の管理業務を司る部門、あるいは職務であるからです。
日々の業務は多岐にわたり、新たな人材を求める採用プロセスの実施、適正な労働環境を維持するための雇用条件の策定、組織の方向性を示す人事政策の立案、公正な給与・報酬制度の管理、労務問題の解決といった難題に挑むこと、そして従業員のスキルアップを支援するトレーニング・開発プログラムの実施などが求められます。
これらを通じて、人事は企業全体の人材育成と組織体制の構築に寄与し、組織の成長と発展を支える存在となります。
人事担当者を採用する難易度は難しい？
人事担当者の採用が難しいとされる現状、その理由は何でしょうか？ ここでは、全職種平均の求人倍率と、それに対する人事担当者の求人倍率を比較してみましょう。
この視点から、人事担当者の採用難易度が他の職種と比べてどれだけ高いのか、その背後にある理由とともに解説します。これにより、採用プロセスにおける課題を明確化し、より効果的な対策を練るための根拠となりうるでしょう。
①全職種平均の求人倍率
全職種平均の求人倍率とは、一般的には全ての職種における求人数と求職者数の比率を指します。この倍率は、労働市場の状況を示す重要な指標の一つで、求人倍率が高ければ高いほど求職者にとっては有利な市場状況、つまり「売り手市場」を示します。
一方、求人倍率が低ければ低いほど求人者、つまり企業にとっては有利な市場状況、すなわち「買い手市場」となります。この情報は、企業が採用活動を進める際の計画や戦略を立てるための基礎データとなります。
しかし、全職種平均の求人倍率はあくまで全体の傾向を示すもので、特定の職種や業界における求人倍率が全職種平均と一致するとは限りません。そのため、求人倍率を理解する際には、自社の業界や募集する職種の特性も考慮する必要があります。
②人事担当者の求人倍率
厚生労働省のデータによると、人事担当者の求人倍率は全職種平均よりも高いことが一般的です。なぜなら、人事担当者は企業の成長戦略を支え、労働環境の改善と労働力の最適化を通じてビジネスの競争力を向上させる重要な役割を果たすため、その需要が高まっているからです。
しかし、その一方で、人事部門は特別な専門知識と経験が必要とされる職種であり、そういった能力を持った求職者が限られているため、求人倍率が高くなります。これは企業にとっては、採用が困難であるという意味合いも含んでいます。
この状況を理解することは、効果的な人事採用戦略を立案し、企業が求める人材を確実に採用するための第一歩となります。次節では、この難易度を克服するための具体的な戦略について解説していきます。
（※1）参考：厚生労働省「一般職業紹介状況(令和4年3月分及び令和3年度分)について」
人事担当者の採用が難しいと言われている理由
人事担当者の採用が難しいとされる背景には、幅広い業務領域の知識、高いコミュニケーション能力、そして信頼と機密情報の取り扱い能力が求められるからです。次節では、これらの要点について具体的に掘り下げ、なぜ人事担当者の採用が一筋縄ではいかないのか、詳しく解説していきます。
①幅広い業務領域が要求されるため
人事担当者は、その職務が企業全体を見渡すべき広範な視野を持ち、多様な業務を遂行するための広範な知識と経験を要求されるという特性を持っています。これらの業務は採用から労務管理、人事政策の立案、さらにはトレーニングと開発まで及びます。
それぞれの業務は、法的な知識や労働市場の動向、そして人材マネジメントのスキルなど、さまざまな専門知識と経験を必要とします。これらは一人の候補者が全て習熟しているとは限らず、しかもこれら全てをバランスよく兼ね備えている候補者を見つけることは容易ではありません。
したがって、適格な人事担当者を採用することは困難であり、多くの企業が求人に難航しています。これらの多岐にわたる業務領域への対応能力を確認するために、適切な採用戦略と選考プロセスが必要となります。
②コミュニケーション能力と人間関係構築が重要視されるため
人事担当者としての役割は、単に管理的なものだけでなく、同時に人間関係の構築者であるとも言えます。彼らは組織の中で従業員と直接関わり、ニーズや要求を理解し、その解決を導く役割を担っています。また、職場のトレーニングや開発の計画を進めることもあります。これらすべては、人事担当者が優れたコミュニケーションスキルと人間関係構築能力を持つことを前提としています。
しかし、こうしたスキルは一見しただけではわかりづらく、実際の職場での対人スキルやコミュニケーション能力を評価するのは困難な場合もあります。求人面接だけでは見えない部分が多く、一定期間働いてみなければ本当の力量が見えてこないこともあります。
それゆえ、採用者が見つけるべきは、ただ資格や経歴だけでなく、人と人との関わり方を理解し、コミュニケーションを通じて問題を解決し、人々をまとめ上げることのできる人材です。これらのスキルは一朝一夕に身につくものではありませんが、組織の発展にとって不可欠な要素となります。
③信頼と機密情報の取り扱いが求められるため
人事担当者の役割は極めて繊細であり、職業倫理にも厳しく問われるものです。なぜなら、人事担当者は日々、従業員の個人情報や企業の重要な機密情報に接する可能性があるからです。これらの情報は非常にデリケートなため、その取り扱いには最大限の注意と適切な対応が求められます。
信頼性はこの業務を遂行する上で非常に重要な要素であり、それが欠けると企業の運営に大きな影響を及ぼす可能性があります。しかしながら、候補者の信頼性を評価することは一筋縄ではいきません。経歴や経験を評価するだけでなく、個々の価値観やプロフェッショナリズムも見極める必要があります。
そのため、面接や評価テストを通じて、候補者が信頼性を持ち、プライバシーと機密情報の重要性を理解し、適切に取り扱える人材であるかを確認することが重要となります。このプロセスは緻密さを要しますが、正確な評価を行うことで企業は適格な人事担当者を採用することができます。
人事担当者を採用できないことで生じる弊害
人事担当者の不在は企業に多大な影響を及ぼします。特に、その影響は人材確保の困難さや労務問題の増加といった形で現れることが多いです。これらは企業の成長と生産性に重大な影響を与えるため、深刻な問題となり得ます。次に、具体的な弊害について見ていきましょう。
①適切な人材確保の困難になる
人事担当者は企業にとって重要な役割を果たします。特に、適切な人材の採用という重要なプロセスは、人事担当者の手に委ねられています。彼らは求人広告の作成から面接実施、そして参考人チェックといった一連の作業を遂行します。
しかし、適任の人事担当者が不在の場合、これらの採用活動は効率的に進行しづらくなります。その結果、必要な人材の確保が困難になる可能性があります。これは企業の業績や組織全体の成長に悪影響を及ぼす可能性があります。
さらに、優れた人材が他社に流れてしまうことで、企業全体の競争力が低下する可能性もあります。これらの理由から、適任の人事担当者を確保することは非常に重要な課題となっています。
②労務問題の増加と人事管理の不備が生じる
人事担当者は従業員の労務管理や労働法の遵守、さらには給与計算や労働条件の調整といった業務を担当します。これらは全て、組織の円滑な運営に欠かせない重要な業務です。
しかし、人事担当者が不足すると、これらの業務が適切に行われなくなる可能性があります。給与計算の誤りや労働条件の不適切な管理など、様々な問題が生じるかもしれません。さらに、従業員とのコミュニケーションも不足し、その結果、従業員の満足度が低下する可能性もあります。
また、労務管理の不備は労働紛争を引き起こすリスクを高め、企業全体の業績や評価に大きなダメージを与える可能性があります。したがって、適切な人事担当者を確保することは、これらのリスクを軽減し、組織全体の健全な運営を保つために不可欠です。
人事担当者を採用する時に気を付けるべきこと
採用された人事担当者が組織の要となり、さまざまな人事戦略を策定して実行する役割を果たします。そのため、その能力と特性は企業の成功に直結します。特に重要なのは、戦略的思考とビジネス洞察力、優れたコミュニケーション能力と人間関係構築能力、そしてプロジェクト管理能力とタイムマネジメント能力を持っているかどうかです。これらの視点から候補者を評価し、最適な選択をすることが求められます。
①戦略的思考とビジネス洞察力を有しているか
人事担当者として求められる戦略的思考力とビジネス洞察力は、企業の成功に直結します。人材戦略の立案、労働法の遵守、組織内のトレーニング開発など、一見異なる領域の業務でも、それら全てが組織の長期的なビジョンや短期的な目標達成に寄与するためのものです。
したがって、採用候補者には、自分の業務が全体のビジネス戦略にどのように影響を及ぼすかを理解する能力が求められます。これは、候補者が過去にどのような戦略的な決定を行い、その結果どのような成果があったかを尋ねることで評価できます。また、組織に対する洞察力も重要であり、候補者が業界のトレンド、競争状況、組織内のニーズなどを把握し、それを人事戦略に反映させる能力を持っているかを確認するべきです。
②コミュニケーション能力や関係構築能力を有しているか
人事担当者は、他部門と協働し、組織全体の目標に貢献するためには、コミュニケーションスキルと関係構築能力が欠かせません。情報の伝達、問題の解決、または新しいイニシアチブの推進において、彼らは明確かつ効果的なコミュニケーションを行う能力を持つ必要があります。
これは、他部門との強固な関係を構築し、共有目標に向けた協働を円滑に進めるためです。候補者のコミュニケーション能力と関係構築能力を評価する方法として、面接やグループディスカッションを活用することがあります。こうした場では、候補者がチーム内外の個々の人々とどのように関わり、問題解決にどのように取り組むかを観察できます。組織の目標達成に必要な人間関係を維持し、強化するためには、これらの能力が極めて重要となります。
③プロジェクト管理能力とタイムマネジメント能力は有しているか
人事担当者は、採用計画の策定からトレーニングプログラムの開発まで、多岐にわたるプロジェクトを一元管理する役割を果たします。そのため、候補者にはプロジェクト管理能力とタイムマネジメント能力が求められます。
プロジェクトは時には複雑で、期日や目標を守るためには戦略的かつ効率的な計画が不可欠です。その実現には、タスクの優先順位をつけ、時間を適切に配分するタイムマネジメント能力が不可欠です。これらの能力を評価するためには、候補者の過去のプロジェクトについて詳しく尋ね、どのようにタスクを管理し、期日を遵守して成果を上げてきたかを理解することが有効です。これにより、候補者が人事部門の重要な業務を円滑に遂行できる能力を有しているかを評価できます。
能力の高い人事担当者を採用するために求人情報に記載すべき内容
能力の高い人事担当者を採用するためには、求人情報を適切に作成することが重要です。職種や仕事内容、給与や年収、休日や福利厚生について具体的に記載することで、候補者が求める情報を提供し、適切な人材を引きつけることが可能になります。以下の項目では、これらのポイントについて説明します。
①職種や仕事内容を明確に記載
職種や仕事内容を明確に記載することは、求人情報の重要な要素です。これは候補者が自身のスキルと職務の適合性を評価する基準となります。また、職種や仕事内容を具体的に記述することで、候補者はその職位の日々の業務、期待される成果、責任範囲などを理解しやすくなります。
これにより、自分自身がその役割を果たすことができると判断した候補者だけが応募し、採用プロセスが効率的になります。無関係なスキルセットを持つ応募者からの応募を避けるためにも、職種と仕事内容の明確な記載は必須と言えるでしょう。
②給与や年収を実際にいる人ベースで記載
給与や年収を実際にいる人ベースで記載することは、求人情報において重要な要素です。これにより、求職者は自身の経験やスキルに対する適切な報酬を予測することができます。
また、給与の透明性は、企業が公正な報酬体系を持っていることを示す一方で、候補者が期待する報酬と企業が提供する報酬の間にギャップがある場合にはそれを明らかにします。これは、採用プロセスが進行するにつれて生じる可能性のある誤解を避けるために重要です。
具体的な給与の範囲を明示することで、求職者は自身の求職活動を適切に調整することができ、企業も適切な候補者を引き付けることができます。
③休日や福利厚生の記載
休日や福利厚生の記載は、能力の高い人事担当者を引き付ける上で大切な要素となります。これらの詳細な情報を提供することで、企業はその従業員への配慮と投資を示すことができます。このことは、候補者が企業の働きやすさや従業員への配慮を評価する一助となります。
また、休日や福利厚生の制度は、候補者の生活スタイルや個々のニーズに合った柔軟性を示すことができます。例えば、充実した休暇制度はワークライフバランスを保つことへの配慮を示し、様々な福利厚生は候補者の健康や安心感をサポートするというメッセージを伝えます。
これらの情報は、企業が自身の従業員にどのような価値を提供するかを具体的に示すことができ、結果としてより適切な候補者を引き寄せる可能性が高まります。
④どのような人材を求めているかを明確に記載
企業が求める人材像を明確に記載することは、能力の高い人事担当者を採用する上で重要です。これにより、求職者は自分が企業の求めるスキルセットや価値観を持っているかどうかを判断できます。
具体的に求めるスキルや経験、求める人物像を記載することで、候補者は自身のキャリアゴールやスキルと求人内容をマッチングさせることができます。また、求める人物像を具体的に記載することで、企業のカルチャーや価値観も伝わります。これにより、候補者は自分がその組織にフィットするかどうかを評価することができます。
そのため、企業が求める人材像を明確に記載することは、自社にフィットする高資質な人材を引き寄せ、また適合しない候補者を自然と選別するための有効な手段となります。これは最終的には採用の効率化と質の向上につながります。
⑤自社の魅力を記載
自社の魅力を明確に伝えることは、能力の高い人事担当者を引き寄せるために不可欠です。これにより、求職者は企業の文化、ビジョン、成長機会などを理解し、自身のキャリア目標や価値観と一致するかを評価できます。
自社の魅力とは、単に高い給与や豊富な福利厚生だけではありません。職場の環境、社員の成長支援、企業のビジョンや使命、そして社会への貢献など、候補者が自分自身の働き方やキャリアと結びつけられる要素も重要です。
自社の魅力を具体的に記載することで、候補者はその企業で働くことにより自分自身が得られる成長の機会や価値を理解することができます。これにより、能力の高い人事担当者は自分がその企業で成長し、価値を提供できると感じる場合、採用への意欲が高まります。
難しいと言われる人事担当者採用における見直すべき改善ポイント
人事担当者の採用は困難とされますが、改善の余地は数多く存在します。採用サイトに口コミを掲載したり、既存の社員に質問の場を設けることでより多くの情報を提供することができます。また、面接結果を早めに連絡したり、面接前に書類選考を行うことで、応募者の不安を軽減することができます。
最後に、採用年齢を幅広く設定することで、多様な経験と視点を持つ候補者を引き寄せることができます。これらの改善ポイントを見直し、より質の高い人事担当者の採用に繋げましょう。
①採用サイトに口コミをいれる
採用サイトに口コミを掲載することは、人事担当者採用の効果的な手段と言えます。企業の働きやすさや文化は、現在の従業員や過去の採用者からの声を通じて具体的に理解することができます。
実際のところ、多くの求職者は、他の人々の経験や評価を重要な参考情報としています。こうした口コミを公開することで、求職者にとっての会社のイメージがよりリアルに伝わります。これにより、企業と求職者との間の信頼関係が構築され、より良いマッチングが期待できます。
また、口コミは企業自身が気づきにくい改善点を明らかにするため、組織改善にも繋がります。ですので、採用サイトに口コミを掲載することは、採用効果向上のための重要な手段となります。
②既存の社員に質問の場を設ける
既存の社員に質問の場を設けることは、人事担当者採用において非常に有用な手法となります。まず、これは求職者にとって、職場環境や企業文化、実際の仕事内容について、現場から直接情報を得る貴重な機会となります。
また、この対話の過程で、社員自身が日々の仕事や企業に対する熱意を自然体で表現することで、求職者にとっての企業の魅力がさらに伝わります。さらに、こうした場を設けることは、企業側からも候補者の人間性や価値観を深く理解する機会となり、適切な採用判断を下す助けになります。
したがって、既存の社員と候補者の間で直接的なコミュニケーションの場を持つことは、効果的な採用に寄与します。
③面接結果をはやく連絡する
面接結果を早く連絡することは、求職者に対する敬意とともに、人事担当者採用の効率化に直結します。求職者は採用の可能性を探るために複数の企業に応募している場合が多く、結果の遅延は彼らに不安や不満を生むだけでなく、他のオファーに進む可能性を高めます。早期の連絡は、候補者の関心とモチベーションを保つための重要なステップです。
また、それはあなたの組織がプロフェッショナルで効率的であるという印象を与え、ブランドのイメージを向上させます。したがって、面接結果の迅速なフィードバックは、採用プロセスをスムーズに進め、優れた候補者を確保する上で不可欠な要素となります。
④面接前に書類選考を実施する
面接前に書類選考を実施することは、人事担当者の採用プロセスを効率的にする重要な手段です。書類選考は候補者の基本的な資格や適性を評価する初期段階であり、不適合な応募者を早期に絞り込むことで、面接の時間とリソースを適切な候補者に集中することを可能にします。
さらに、書類選考は求職者の経歴やスキルセットに関する深い洞察を提供し、面接時により具体的で有意義な質問をするための基礎を築きます。これにより、候補者がその役割に適合する可能性があるかどうかをより明確に理解することが可能になります。
したがって、面接前に書類選考を実施することは、求める人材を確実に探し出し、効率的な採用プロセスを進めるために重要なステップとなります。
⑤採用年齢を幅広く設定する
採用年齢を幅広く設定することは、人事担当者の採用を効果的に行うための重要な要素です。これは、異なる年齢層からの候補者が異なる経験、視点、スキルをもたらす可能性があるからです。
若い候補者は最新のトレンドやテクノロジーに精通している可能性があり、これらの知識を使って組織の新しい戦略を構築するのに役立つでしょう。一方、より経験豊富な候補者は、豊富な実務経験と深い業界知識を提供し、組織の長期的な視点を強化することができます。
採用年齢を幅広く設定することで、多様性と包含性を促進し、組織の革新性と持続可能性を高めることが可能になります。したがって、採用年齢を幅広く設定することは、質の高い人事担当者を確保する上で重要な戦略となります。
人事担当者を採用し、組織の成長と成功を後押し
人事担当者の採用において重要なのは、候補者の戦略的思考、コミュニケーション、プロジェクト管理といった能力を評価すること、明確で具体的な求人情報を作成すること、そして、採用プロセスの改善を継続的に行うことです。これらの要素は、組織が適切な人材を見つけ、その能力を最大限に活用するための基礎となります。
また、人事担当者の採用を効率的に行うためには、採用プラットフォームの選択も重要な要素となります。その一つがWARC AGENTです。WARC AGENTは、求職者と採用企業をつなぐ、人事担当者のための高度なマッチングサービスを提供しています。これにより、採用プロセスの効率性と効果性を高め、最適な人材の確保を支援します。
以上が、人事担当者の採用における鍵となる要点です。これらを活用することで、優れた人事担当者を採用し、組織の成長と成功を後押しすることができます。
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