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「人事管理システムを導入することになったけれど、どのシステムを選べばいいのかわからない」「自社の人事に向いているシステムが知りたい」。人事管理業務を効率化する人事管理システムですが、製品・サービスの種類が多く、どれを選べばいいかわからない人も多いでしょう。
この記事では、おすすめの人事管理システムを、目的や特長別に紹介します。
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人事管理システムとは？
人事管理システムは、業務を効率化するためのシステムです。労務管理・勤怠管理、従業員の人事評価、目標管理、採用管理などの業務において、ExcelやAccess、または紙の資料などで個別に管理していた情報を連携させ、一括管理できるようにするシステムが主流です。
従業員に関する情報を個別に管理していると、勤怠管理と人事評価などの比較、連携する際に、データの突き合わせをしなければならなくなります。そのため、処理に工数がかかりますし、ミスが起きることもあります。
人事管理システムは、従業員一人ひとりのさまざまなデータを、デジタル化し一括管理しますので、情報の連携や必要な情報の抽出・ソートが用意になります。また、全国の販売店など複数の拠点を持つ企業の場合でも、拠点ごとのデータを一括管理・処理が可能ですので、業務を効率化できます。
人事管理システムを導入する目的
人事管理システムは、企業人事にとって不可欠なものになっています。導入する際は、何を効率化したいのか目的を計画にすることが重要です。人事管理システムを導入する目的には、以下のものがあります。
人事労務手続きの効率化
従業員の入社手続きや雇用契約、給与管理、年末調整などから、マイナンバー管理まで、労務に関わる業務では、従業員の数だけ個別にデータを管理しなくてはならないので、従業員数が増えるほど業務は多くなります。
人事管理システムを導入することにより、蓄積してきた労働者名簿をデジタルデータ化し、一括管理することが可能。入職時、退職時の処理も容易になります。また、名簿にさまざまな労務データを紐づけることも可能で、労務業務の負荷を軽減し、作業の迅速化を実現します。
従業員や組織管理の効率化
人事管理システムでは、従業員の人事情報や就業状況など基本的なデータから、持っているスキルや資格、経験など、従業員個人の特長や適性を示すデータまでを、データベースで一括管理できます。
それにより、会社組織全体での、労働生産性、従業員の離職率や一人ひとりにかかるコストなどを算出し、組織分析を行うことが可能です。経営計画に則った人員配置に活用したり、新しいマネージャーやリーダーを探したりする際に、データベースから簡単に適性のある人材を抽出し検討することができます。
人事評価業務の効率化
人事評価の効率化にも、人事管理システムは役立ちます。従来Excelなどの個別ファイルで作成していた評価シートも、記入が簡単なシートとして作成でき、それを共有することにより一括管理できるようになります。
労務で使用しているデータと紐づけることができ、評価の管理も容易です。また、目標管理と連携したシステムもありますので、評価の指標になる従業員の達成度なども明確化できます。
人事評価業務の進捗管理や、評価者へのフィードバックもでき、評価情報の明確化だけでなく、評価業務に関わる部署間の連携も効率化できます。
人事管理システムを比較する際のポイント
人事管理システムには、それぞれ特性があります。人材データベース管理は、ほとんどのシステムが得意とするところですが、操作性や従業員の入力作業が会社の現実に即しているかどうかをしっかりと見極めないと運用が難しくなることもあります。自社の現状と照らして、課題解決と運用の継続性の面で適したシステムを選択しましょう。
対応業務の範囲
人事管理システムは、労務管理よりの運用に優れたものから、人事評価、エンゲージメントなどのタレントマネジメントにかかわる評価・分析ができるものまでさまざまです。
労務管理を自動化したい場合、人材配置、人材のステータスを管理、評価をまとめたい場合、人材育成やエンゲージメント調査を持続的に行いたい場合など、各業務の内容と、システムの機能とを照合しましょう。
また、機能によってはオプションで提供されることもありますので、オプションのチェックも必要です。
利用料金・導入コスト
利用料金は、企業の人事にとって重要な目安です。どのサービスも、管理する人数や就業形態などにより料金を定めています。クラウド型のサービスの場合は、初期費用と月額（年支払いの場合の月割）を合わせてコストを算出しましょう。
導入コストとランニングコストのバランス、従業員数が増えた場合の変動などを慎重に検討することが大事です。
また、システムによっては、問い合わせが必要な場合もあります。その際は、しっかりと要件をまとめ必要な機能、必要な環境を提示して、コストを比較検討しましょう。
セキュリティ対策
人事管理システムは、従業員の個人情報や人事情報を蓄積するデータベースを動かしますので、データの漏洩は避けなくてはなりません。人事管理システムを導入する際には、セキュリティの高さをしっかりと確認しましょう。
セキュリティの信頼性を判断する際は、どのようなセキュリティ対策を講じているかを確認するとともに、そのサービスを導入している企業を確認するのも参考になります。
また、万が一データ消失などが起きた場合のために、バックアップなどの対策がされているかも重要なポイントです。
人事システム選びで見落としがちなポイント2つ
人事管理システムを選ぶ際には、機能や価格、使い勝手以外にも確認が必要なポイントがあります。それは、サポート体制と他のシステムとの連携です。それぞれ運用する際に、利便性がまったく変わりますのでチェックしたいポイントです。
何かが起こった時のサポートをしてくれるか
人事システムは、導入してすぐに使えるものばかりではなく、自社の組織や雇用形態、給与体系などに合わせた設定を行う必要がある場合があります。従業員のデータベースも、必要な情報に合わせてカスタマイズしなければなりません。
また、税制改正や年末調整などは、人事担当者の負担も大きくなりがちです。
そのような際に、サービスを提供するベンダーのサポートが充実していることが大事になります。即座に対応しなければならないトラブルなどの場合は、電話対応があったほうが心強いです。
他のシステムとの連携が可能か
勤怠管理や給与管理では、リアルタイムに従業員が打刻したり、状況を入力したりすることが必要になりますが、営業系システムや経理系システムとの連携は利便性を大幅に向上させます。
最近では、勘定系、基幹系のシステムを統合したERPも、クラウドサービス化されることで、中小企業でも低コストで導入できるようになっています。また、複数の管理系アプリケーションを提供しているシステムもあり、同じ商品で揃えることでより便利な連携が可能な場合もあります。
人事システムを検討する際は、経理系、財務系など管理システムを複数出しているベンダーから選択するのが良策です。
おすすめの人事管理システムを目的別に紹介
それでは、目的別に人事管理システムを紹介していきます。人事労務に優れたシステム、人事情報の管理に適したシステム、そして人材育成やモチベーション調査などの機能を持つシステムの3種類です。
人事労務手続きに優れたオススメの人事システム3選
人事業務の中でも、作業負担の大きな労務管理を容易にするシステムです。従業員の情報を一括管理することで、勤怠管理や給与管理、各種社会保険手続きなどの労務関連業務の負担を軽減します。
①オフィスステーション労務
オフィスステーション労務は、利用継続率99.3%（ 2020年4月〜10月までの全製品合計のご利用継続率 ）、顧客満足度No.1（ゼネラルリサーチ調査2020年）を誇るSaaS型人事労務システム。セキュリティの高さも評価が高いです。
各種保険関連の機能、時間外労働などの労働基準関連の機能、雇用契約書など入社手続きの機能が充実しています。
利用料金
初期費用 | 100,000円 |
利用料金 | 従業員1名あたり400円 |
※金額は消費税別です。
※30日間の無料トライアルがあります。
②マネーフォワード クラウド社会保険
煩雑な社会保険手続きに必要な書類作成や提出書類の電子申請に対応したシステムです。
書類作成時間を短縮します。ペーパーレスで労務業務の手間を軽減します。
従業員の入退社に関わる各種書類の出力、賞与支払いなどの書類作成業務を簡易にし、従業員ごとの対応状況の進捗、申請状況の確認も可能です。
利用料金
初期費用 | 0円 |
無料期間 | 30日 |
個人事業主向け
パーソナルミニ | 年払い9,600円（月当たり800円） |
パーソナル | 年払い11,760円（月当たり980円） |
パーソナルプラス | 年払い35,760円（月当たり2,980円） |
法人向け（従業員数50名以下の中小企業）
スモールビジネス 基本料金 | 年払い35,760円（月当たり2,980円） |
ビジネス 基本料金 | 年払い59,760円（月当たり4,980円） |
※他に従量課金、オプションが発生します。
※金額は消費税別です。
法人向け（従業員51名以上の法人、IPO準備企業等）
要相談
③freee人事労務
freee人事労務は、人事労務のデータを一つにまとめることで、人為的なミスと作業時間の削減を実現する人事管理システムです。従業員がスマホで行う打刻や人事変更などの入力と連動し、人事担当者は給与計算や勤怠管理、労務管理を行うことができます。
クラウド型システムで、従業員の入力を一括管理できますので、集計や転記作業が削減されます。日常的な勤怠管理から給与計算、法定帳簿（賃金台帳・労働者名簿・出勤簿）の作成まで一気通貫で行うことが可能です。
料金プラン（※2023年6月から改正）
スタンダード | 最小5名分料金5,200円（月額）6名以降1名ごとに800円（月額） |
ミニマム | 最小5名分料金2,600円（月額）6名以降1名ごとに400円（月額） |
スターター | 最小5名分料金3,200円（月額）6名以降1名ごとに600円（月額） |
アドバンス | 最小5名分料金7,150円（月額）6名以降1名ごとに1,100円（月額） |
※金額は消費税別です。
人事情報を集約して管理できるオススメの人事管理システム3選
従業員の人事情報の管理に適したシステムです。労務業務だけでなく、人事評価や研修の手続き、採用管理、人材活用などにも役立つ幅広い機能を持っていることが特長です。自分の会社の人事業務に合わせてオプションを付加したり、カスタマイズしたシステムを構築したりすることが可能なシステムもあります。
①総務人事奉行クラウド
人事の情報を一元管理し、それを活用した書類作成や申請などの業務を軽減するシステムです。法令書類、社内書類をフォーマットとパターンを選ぶだけで自動的に作成できます。
労働者名簿、在職証明書／退職証明書、住所録などの書類が簡単に作成。工数を大幅に削減できるほか、社外研修受講手続き、名刺作成、社員証再発行などの定型業務も自動化できます。従業員と人事総務担当者のやりとりをクラウドを介してできるため、情報のやりとりにかかる時間も削減します。
また、採用管理、求人管理、エンゲージメント向上サービス、人材育成などの人事業務ソフトとAPI連携が可能です。
料金プラン（※従業員数1〜999人）
iEシステム（従業員数20名まで） | 初期費用（初年度のみ）：0円 |
iAシステム（従業員数50名まで） | 初期費用（初年度のみ）：50,000円 |
iBシステム（従業員数100名まで） | 初期費用（初年度のみ）：60,000円 |
iSシステム（従業員数300名まで） | 初期費用（初年度のみ）：70,000円 |
iSシステム（従業員数1,000名まで） | 初期費用（初年度のみ）：70,000円 |
※従業員数1,000名〜20,000人 要相談
※グループ企業向け 要相談
※金額は消費税別です。
②COMPANY
COMPANYは、大企法人向け統合型人事クラウドサービスです。ERP（基幹系情報システム）の人事・給与系分野でのシェアNo.1（2021年:ITR調べ）を誇ります。
導入企業のビジネス形態、拠点構成、従業員数など諸条件に合わせてカスタマイズして導入することができます。大企業の場合、通常のクラウド型のシステムでは対応できないことも多いです。また、企業の条件に合わせて大規模なカスタマイズには、コストがかかりすぎます。
COMPANYは、人事管理、給与管理、勤怠管理、タレントマネジメント、雇用手続きの管理など人事労務関連のデータ管理が統合され、一元管理により処理することが可能です。
※導入・検討は、資料請求と問い合わせ対応
③ヒトマワリ
人材データベースにより従業員情報を一元管理し、常に最新の情報に更新することができます。従業員の異動や住所変更など日々の情報更新にも迅速に対応できるシステムです。採用管理機能では、複数の求人サイトを活用していても、応募から入社までの応募者情報を一元管理できます。
また、労務状況からみた人材配置の分析も可能で、正社員比率や部門・役職ごとの平均給与など企業全体を横断したデータを手にいれることが可能です。
料金プラン
スタンダードプラン | 月額：60,000円 |
スタートプラン | 月額：10,000円 |
※金額は消費税別です。
人事評価に優れたオススメの人事管理システム3選
人事評価に役立つ機能を備えたシステムです。さまざまな種類の評価シートが選択できたり、ES向上のための課題を探すためのサーベイ機能に特化したり、システムによって特長があります。
①カオナビ
人材データベースで一元管理をすることで、社員情報や評価、社員データなどの活用が簡単にできます。カオナビは、タレントマネジメントシステム分野で7年連続でシェアNo.1（2022年ITR調べ）。人材配置や要員シミュレーション、スキル管理・人材育成など、人材活用を戦略的に行うことができます。
従業員のスキルを見える化し、ジョブローテーションの適切化や、リーダー育成のための配置などが実現します。
利用金プラン
ストラテジープラン
パフォーマンスプラン
データベースプラン
※要相談。料金は会社規模や利用人数をもとに詳細な見積もりを実施。
②Qraft
従業員のエンゲージメント向上に特化した人事管理システム。組織改善だけでなく、人材開発に活用できるシステムです。従業員のストレス状態の改善や、人材開発に必要な個人の特性の把握、従業員満足度調査の最適化など、人事の抱える悩みを解決します。
分析・測定した組織の状態を、定量的・歌詞的なデータとして出力することで、従業員の内面の状態を見える化したり、個人の意識レベルからのモチベーション改善を実現。組織全体のパフォーマンスを向上させることができます。
※料金等は要相談・問い合わせ
③HRBrain
HRBrainは、人材データベースの活用により、タレントマネジメントを効率的に実施することが可能なシステムです。労務行政、人事評価、組織診断などの機能に加え、360度評価もシステム上で実施。人材評価から人材データの管理までをワンストップで行うことができます。戦略人事の意思決定上のミスを少なくすることができ、従業員の満足度向上にも貢献します。
※料金等は要相談・問い合わせ
人事管理システムを導入し、人事業務の効率化を図ろう
DX化の推進にともない、紙の資料やExcelのデータで管理していた人事労務の情報は、一括管理が常識になりつつあります。その際に必要なのが人事管理システムの検討。導入の際には、候補となるシステムの機能を確認し、比較しながら、自社の人事管理に最適なものを選択しましょう。人事労務システムの導入で、プロジェクトリーダーを務めた経歴などは、キャリアアップのための転職時にはとても評価が高いです。
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