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事務といってもいくつかの職種があり、それぞれの違いが分からない人は多そうです。事務の中でも企業に設置される割合が高い職種は総務・人事・労務・経理であり、担当する分野は異なります。事務の代表的な4つの職種について知ることで、企業においてどのような役割を担っているのか理解できるでしょう。
この記事では、総務・人事・労務・経理の仕事内容や業務に役立つ資格を紹介します。
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総務・人事・労務・経理の仕事内容の違い
総務・人事・労務・経理には、それぞれ職種ごとに受け持つ分野が決まっています。
- 総務：会社全体の事務
- 人事：会社で働く人材
- 労務：労働環境
- 経理：会社の利益や資産
上記4つの職種は商品開発部や営業部のように、会社の売り上げに直接的な影響を与えるわけではありません。ただ、企業が効率的に利益を上げるためには、日々さまざまな事務処理を適切に行う必要があります。上記4つの職種は各分野から会社を支えるために機能しているため、企業の心臓部ともいえるでしょう。
次節から、4つの職種の具体的な仕事内容について解説します。
総務の仕事内容
総務は従業員の業務パフォーマンス向上を目指すため、主に下記のような庶務を行います。
- パソコンやコピー機などオフィス機器の管理
- コピー用紙やペンなど事務用品の補充
- 建物自体の管理
- 電話や来客対応
- 動産・不動産管理
- 株主総会業務
従業員が使うオフィス機器や事務用品、建物の管理を行うことで従業員が本来の仕事に集中できるようにします。電話や来客時には取り継ぎを行い、すぐに出られない場合は要件を確認することでスムーズなやり取りに繋げることも仕事の一つです。また、動産・不動産管理や株主総会業務のように、健全な企業経営を行う上で欠かせない仕事も総務が担当します。
人事の仕事内容
人事は、以下のように会社で働く人材に関する仕事を担当します。
- 人材採用
- 人材教育
- 評価制度の作成
会社の目的に合った人材に入社してもらうには、企業のアピールや適切な選考の実施が必要です。また、入社後は人材教育を行うことで、従業員のスキルアップや会社の成長に貢献しています。上記3つの仕事内容について、次節から詳しく解説するので参考にしてください。
人材採用
人材採用とは会社の目的に合った人物を募集し、選考後に入社してもらう一連の流れのことです。担当者は新卒だけでなく中途採用にも対応するため、1年を通して不定期に活動を行います。入社してほしい人物像の掘り下げや、応募者の資質を十分に把握するための選考方法について検討が必要です。人材採用は企業の発展に欠かせない業務であり、人事が作成する計画次第で組織の成功に大きな影響を与えます。
人材教育
人材教育では、従業員が働く上で必要な知識やスキルを身につけるための研修を計画します。目的に合った人材教育を行うことで、従業員が働きやすくなり会社の業績アップにも繋がるため適切な実施が必要です。人事は教育内容の計画から運営までを担当し、実際の研修は外部委託するケースが多いでしょう。人材教育の例としては、新入社員向けのビジネスマナー講座や既存社員へのリーダーシップ研修などが挙げられます。
評価制度の作成
従業員の働きぶりを報酬や昇進に反映するために必要な、評価制度の作成を行います。上司によって部下の働きぶりへの判断基準が異なっては、公平な判断ができているとは言えません。人事は従業員のスキルや成果を正しく評価するための基準を作成し、適切に運用する一連の流れを担当します。公平で適切なルールを設けることで従業員は目標に向かって努力しやすくなり、モチベーションアップにも繋がるでしょう。
労務の仕事内容
労務の仕事は従業員に関する事務手続きがメインであり、主に以下の業務を担当します。
- 給料管理
- 勤怠管理
- 就業規則管理
- 社会保険の手続き
従業員が安心して働ける職場作りには、会社のルールの管理や時代に合わせた修正が必要です。労務には法律知識や世の中の流れをキャッチし、会社運用に当てはめていくスキルが求められるでしょう。労務の仕事内容について、次節から詳しく解説します。
給料管理
従業員が働いた対価として報酬を正しく受けられるように、給与管理を行います。労務は主に給与計算を担当するため、労働時間や手当、税金など従業員一人ひとりに対する正確な情報が必要です。次節で説明する勤怠管理や社会保険手続きも給与計算に関係するため、月末から月初にかけて労務は業務が少々多忙になります。また、報酬には業務への成果や評価制度が関係するため、人事とのやり取りが必要な場合があるでしょう。
勤怠管理
勤怠管理とは、従業員が働いた時間をタイムカードやICカードを使って記録することです。従業員が働いた時間や休日を正しく集計し、報告書類への記載や報酬への反映に利用します。法律では従業員が働ける時間は週40時間、1日8時間以内と決まっているため、残業が多い企業には国から指導が入ります。従業員が決められた時間の中で効率よく働き、企業が健全な経営を続けていくためには労務による勤怠管理が必要です。
就業規則管理
従業員が働く上で守るべきルールを記した、就業規則の作成や変更を行います。就業規則は企業と従業員との間の契約書のような存在であり、互いが内容に納得した上で業務にあたるという流れが基本です。就業規則には労働時間や休暇、福利厚生など従業員の働き方に直結する内容が多く盛り込まれています。トラブルが起きやすい分野でもあるので、従業員と企業が互いにルールを守ることで安心して働ける環境作りが必要です。
社会保険の手続き
企業に入社する従業員一人ひとりに対して、以下のような社会保険手続きを行います。
- 健康保険
- 厚生年金保険
- 雇用保険
労務が社会保険手続きを正しく行うことで、従業員は安心して企業で働けます。社会保険によって加入要件や提出先が異なる上、従業員に用意してもらう書類もあります。期限内に必要な書類を提出できるよう、あらかじめ制度への理解が必要です。
経理の仕事内容
経理の仕事内容は、主に会社に出入りするお金の管理や財務状況の記録です。
- 振込や入金の残高管理
- 損益計算書の作成
- 決算書類の作成
お金の動きが一目でわかるように、決められた様式を作りながら数字をまとめます。お金の記録は、無駄遣いの把握や新たな事業を検討する際に役立つ重要な業務です。詳しくは次節で解説します。
振込や入金の残高管理
振込や入金の残高確認とは、会社が持っているお金を把握し報告を行うことを指します。経理が日々行う仕事の中でもよくある処理は、従業員が出張先で使ったお金の立替です。出張先でお金をどのくらい使ったかを従業員に報告してもらい、使用分を当人へ振り込みます。経理は日々、立替を始めとするお金の出入りを担当するため、定期的に口座の残高確認が必要です。
損益計算書を作成
損益計算書とは会社が生み出した収益とかかった費用を集計し、差額である利益を記載した書類のことをいいます。経営活動において利益を出すには、収益を上げることだけでなくかかった費用の把握も必要です。経理が月ごとに会社のお金を集計し、損益計算書に表すことで企業の経営状況が分かるようになります。損益計算書は企業上層部による経営判断に用いられるほか、会社の利害関係者の手にも渡るため正確性が求められる書類です。
決算書類を作成
決算書類は会社の財務状況を現しており、前述の損益計算書を含む5つの表からなります。表記される内容は会社が持つ資産やキャッシュの流れなど、企業のお金に関するあらゆる情報です。決算書類が正しく揃っていると経営分析を行えるため、会社の今後のあり方を決める際に役立ちます。作った決算書は年に一度、株主総会で用いられるほか確定申告の際にも利用するため重要な書類です。決算書の作成には正確性や、簿記の知識が求められます。
「どっちが担当？」総務・人事・労務・経理が混同してしまう理由
総務・人事・労務・経理の4つは、中小企業では一括りにされることが多く、仕事の境目が曖昧な部署でもあります。大企業ではそれぞれの部署が独立しており、業務の区分けが明確なケースが多いものです。大企業からの転職で前の会社とのギャップを感じる人もいるようですが、企業規模による違いだと理解しておくと混乱が少なく済むでしょう。
事務として実際に働くと「この仕事はどっちが担当？」と、感じるタイミングがあるかもしれません。最初のうちは会社の風土を捉えることを優先し、働きながら部署の境目を学んでいくと良いでしょう。
総務・人事・労務・経理を目指す人におすすめの資格12選
総務・人事・労務・経理の仕事は、資格がなくても働けることが事実です。ただ、以下のような資格を取得しておくと業務が充実する上、キャリアアップを狙える可能性が高まるでしょう。
- 総務：ビジネス・キャリア検定、マイナンバー実務検定、衛生管理者
- 人事：キャリアコンサルタント、産業カウンセラー、コーチング検定
- 労務：社会保険労務士、MOS、外国人雇用管理主任者
- 経理：日商簿記検定、ビジネス会計検定、公認会計士試験
それぞれの部署におすすめの資格について、次節で詳しく解説します。
総務におすすめの3つの資格
総務におすすめの3つの資格は、以下の通りです。
- ビジネス・キャリア検定
- マイナンバー実務検定
- 衛生管理者
ビジネス・キャリア検定では、総務が仕事をする上で必要となる総合的な知識について学ぶことができます。特に、総務には会社の運用方法や紛争解決を学べる「企業法務・総務」の取得がおすすめです。
マイナンバー実務検定は、カードに関する制度や法律を理解し適切に取り扱えることの証明に役立ちます。税金や保険、年金が関係するため、総務の仕事で触れる機会は多いはずです。
衛生管理者は労働者が50人以上いる企業に必須であり、働く人の健康や安全を守るための内容を学ぶことができます。企業内では総務が取得している場合が多く、転職時に資格を証明できるとアピールポイントとなりそうです。
人事におすすめの3つの資格
人事におすすめの資格は、以下の3つです。
- キャリアコンサルタント
- 産業カウンセラー
- コーチング検定
キャリアコンサルタントは、労働者の職業選択や今後の働き方のアドバイスについて学べます。人事がキャリアコンサルタントを取得すると、従業員との面接で役立ちそうです。
産業カウンセラーを取得すると、働く上で悩みを抱える人に対してアドバイスできるようになります。社会人生活にストレスを抱える人が多い中、人事が取得すると社内で重宝される可能性があるでしょう。
コーチング検定とは、相手の話に耳を傾けることで内面にある答えを引き出す技術を証明する検定のことです。資格取得のための民間講座が開催されているので、金額や通いやすさから選ぶと良いでしょう。
労務におすすめの3つの資格
労務におすすめの資格は、以下の3つです。
- 社会保険労務士
- MOS
- 外国人雇用管理主任者
社会保険労務士とは、社会保険や労働にまつわる法律知識を持つ国家資格のことです。取得すると専門的な書類作成や提出代行ができ、労務以外の社会保険に関係する転職にも有利に働きます。
MOSとは「マイクロオフィススペシャリスト」のことで、パソコンソフトの活用を証明する資格です。エクセルやワードの基本操作だけでなく、効率の良い使い方を学ぶことができます。
外国人雇用管理主任者とは、海外から日本へ働きにやって来る人たちの雇用に関する知識を身につけられる資格です。外国人労働者の雇用を検討している企業では、受け入れ方法やサポートについて知っている必要があります。
経理におすすめの3つの資格
経理におすすめの3つの資格は、以下の通りです。
- 日商簿記検定
- ビジネス会計検定
- 公認会計士試験
日商簿記検定とは経理や会計についての知識を問う試験のことで、5段階のレベルに分かれています。特に2級以上は転職市場での需要が高いため、取得すると周りの応募者と差をつけられるでしょう。
ビジネス会計検定とは、財務諸表の知識や分析について一定のレベルを証明する資格です。財務諸表の作成について問われる簿記検定とセットで持っておくと、経理の仕事の大枠を理解できます。
公認会計士試験は、企業の監査業務を行えるようになる資格試験です。経理が取得すると監査の目線が養われ、正しい財務諸表の作成に役立てられます。
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