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「総務の仕事、自分に向いているのだろうか？」そんな疑問を感じていませんか？総務は、会社を円滑に運営するために欠かせない存在です。細かい作業が得意な人、周囲とスムーズに連携できる人など、活躍しやすいタイプには共通点があります。
この記事では、総務の具体的な仕事内容や向いている人の特徴を詳しく紹介します。「自分に合った仕事なのか知りたい」「転職を考えている」という方は、ぜひ最後までご覧ください。
総務の仕事内容とは
総務は、企業がスムーズに運営されるようにサポートする役割を担っています。具体的な業務内容は、以下のとおりです。
【総務の仕事内容】
- オフィス環境の整備
- 文書管理
- 社内イベントの企画・運営
- 来客・電話対応
- 労務管理
- 法務・コンプライアンス対応
- 危機管理・防災対策
こうした業務を通じて社内の働きやすさを支えています。組織の「縁の下の力持ち」のような存在といえるでしょう。
総務の仕事に向いている人の特徴5選
総務の仕事に向いている人には、いくつかの共通した特性があります。自分に合っているか確認してみましょう。
1、細かい作業が得意
細かい作業が得意な人は、総務の仕事に向いているでしょう。総務の業務には、細かい確認や正確な処理が求められる作業が多く含まれます。たとえば、文書管理や備品の在庫チェックでは、数値のズレが生じないように管理しなければなりません。契約書や社内規定の更新時には、細かいルールの変更に気づき、適切に反映させることが必要です。
オフィスの備品管理では、必要なタイミングで適切に発注する計画性も求められます。日常業務の中で細かい部分まで気を配れる人が、総務には向いているでしょう。
2、コミュニケーション能力が高い
コミュニケーション能力に自信がある人も総務の仕事に向いています。総務は社内外の多くの人と関わる仕事です。各部署との調整、来客対応、取引先とのやり取りなど、幅広いコミュニケーションが必要になります。とくに、社内イベントの企画や社内ルールの改定では、多くの関係者と意見をすり合わせながら進める場面が多くあるでしょう。新しい制度を導入する際には、社員がスムーズに理解できるように説明したり、運用のサポートをしたりする役割も担います。
3、計画的で組織的
計画的に物事を進められる人も総務の仕事に向いています。総務の業務は幅広く、同時進行で複数のタスクを管理する場面が多いでしょう。そのため、計画的に仕事を進め、優先順位をつけて対応できる能力が求められます。
たとえば、社内イベントを運営する際は、会場の確保、参加者の調整、必要な備品の準備など、多くのタスクをスケジュール通りに進める必要があります。事前準備を怠ると当日に混乱が生じるため、しっかりと計画を立て、ミスなく実行できる人が向いているでしょう。
4、問題解決能力がある
総務では、冷静に状況を分析し、最適な解決策を導き出せる人が活躍できます。社内ではオフィス設備のトラブルや社内のルール違反、労務関連の課題など、日常的にさまざまな課題が発生し、解決していく必要があるからです。
オフィスの空調が故障した場合、原因を特定し、修理業者を手配する判断力が求められます。また、社内ルールの変更が必要な際には、各部署の意見を調整しながら、スムーズに改定を進めることが重要です。そのため、問題解決能力がある人が活躍できるでしょう。
5、柔軟で適応力が高い
総務の業務は状況に応じて変化するため、柔軟に対応する力が必要です。新しい業務の発生や、急な変更への対応をしなければならないこともあります。
たとえば、法令の改正に伴い社内のルールを見直す必要が生じた場合、短期間で変更内容を把握し、スムーズに適用できるように調整することが求められます。急なイベント開催や社内の設備変更など、想定外の業務にも前向きに取り組める人が、総務の仕事に向いているでしょう。
総務で活躍するための3つの資質
総務として活躍するためには、以下の3つの資質がとくに重要です。3つの資質を確認していきましょう。
業務改善や効率化に対する意識がある
業務をよりスムーズに進めるためには、常に改善意識を持つことが大切です。既存の業務フローを見直し、より効率的な仕組みを考えられる人は、総務の現場で高く評価されます。
たとえば、紙ベースの申請書類を電子化することで業務の効率を向上させたり、社内システムを活用して管理を簡略化したりするなど、業務をよりスムーズに進める工夫が求められるでしょう。
周囲との調整や協力を大切にできる
総務は社内のさまざまな部署と関わりながら仕事を進めます。そのため、他部署の業務やスケジュールを考慮しながら、調整や交渉ができるスキルが重要です。
たとえば、新しい社内ルールを制定する際には、各部署の意見を聞きながら調整し、最適な形で導入することが求められます。円滑な協力体制を築く力が、総務の仕事では欠かせません。
忍耐力と責任感がある
総務の仕事は、企業全体を支える裏方の業務が多く、地道な作業や突発的な対応が求められることもあります。そのため、粘り強く取り組める人や、最後まで責任を持って業務を遂行できる人が適しているでしょう。
たとえば、社内イベントの準備では細かいスケジュール調整や手配が必要で、ときには突発的なトラブルも発生します。それでも最後までやり遂げる忍耐力と責任感が重要になるでしょう。
総務に向いていない人の特徴
すべての人が総務の仕事に適しているわけではありません。以下の特徴がある人は、総務に向いていない可能性があります。
細かい作業に苦手意識がある
総務の業務には、細かい作業が多く含まれるため、注意深く作業するのが苦手な人や、正確性を求められる業務にストレスを感じやすい人には、向いていない可能性があります。
たとえば、文書管理や備品の発注では、ミスなく正確に処理することが求められるでしょう。細かい業務を避けたい人にとっては、負担が大きいかもしれません。
チームワークや調整が苦手
チームで仕事をするのが苦手な人も総務の仕事に向いていない可能性があります。総務は多くの人と関わる仕事であり、チームワークや調整力が不可欠です。単独で作業を進めるよりも、周囲と協力しながら進めることが多いため、協調性が求められます。
とくに、社内イベントの企画・運営では、多くの部署と連携しながら準備を進める必要があります。周囲とスムーズに連携できないと、業務の進行に影響が出ることもあるでしょう。
総務への転職成功のための3つのポイント
総務職への転職を成功させるには、業務理解と適切な準備が不可欠です。企業ごとに求められるスキルや経験が異なるため、自分の強みを明確にし、適切にアピールしましょう。以下で、転職成功のためのポイントを紹介します。
1、総務の仕事内容に合わせて自己アピールをする
総務の仕事は幅広いため、企業が求めるスキルに沿った自己アピールが必要です。オフィス環境の整備、労務管理、契約書の作成・管理などの経験がある場合は、どのように業務に活かせるかを明確に伝えましょう。応募先企業の求めるスキルを把握し、それに合わせた自己アピールを行うことで、総務職への転職成功の可能性が高まります。
2、志望動機を明確にする
なぜ総務職を志望するのか、どのように貢献できるのかを具体的に説明できるようにしておきましょう。企業ごとに業務内容や求められるスキルが異なるため、応募先に合わせた志望動機を準備することが大切です。
「社内環境を整え、社員が快適に働けるようサポートしたい」や「組織の円滑な運営を支える業務にやりがいを感じる」など、具体的な理由を述べることで熱意が伝わりやすいでしょう。
3、転職エージェントを活用する
総務職の求人は多様で、自分に合った企業を見つけるのが難しいこともあります。そのため、転職エージェントを活用して、希望に合った求人を紹介してもらいましょう。求人紹介だけでなく、履歴書・職務経歴書の添削や面接対策のサポートも受けられます。
また、エージェントを利用すると、非公開求人への応募が可能になり、選択肢が広がることもメリットです。効率的に転職活動を進めるために、プロのアドバイスを活用してみましょう。
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【厳選9社】総務専門の人材紹介に特化したおすすめの転職サイトを紹介
総務に向いている人の特徴を理解して自分にあったキャリアを選ぼう
総務職は、幅広い業務を担当するため、自分に適性があるかを理解したうえでキャリアを選ぶことが重要です。自身の強みや適性を把握し、長く活躍できる職場を見つけましょう。
転職の際にはエージェントを利用するのも一つの方法です。企業の内部事情にも詳しいため、自分に合った職場が見つかりやすいでしょう。
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