「テレワークしたいけど、総務職は無理？」多くの総務担当者が、在宅勤務への移行に悩みを抱えています。紙書類や押印文化、郵便や電話対応といったアナログ業務が壁となり、柔軟な働き方の実現を阻んでいるのが現状です。

この記事では、総務職のテレワークが進まない理由とその打開策をわかりやすく解説します。「総務職でも在宅勤務を叶えたい」と考える方はぜひ参考にしてみてください。

総務がテレワークできない理由と解決策

総務職でテレワークが難しいとされる背景には、物理的な対応が必要な業務や古い企業文化の影響があります。しかし、近年はITの進化と働き方改革の流れを受けて、解決策も数多く登場しています。以下で詳しくみていきましょう。

総務部門でテレワークが進まない現状

総務部門でテレワークが進まない理由は、業務の多くが物理的な対応を必要とするためです。総務職の業務は、従来の企業文化や業務フローに深く根ざしており、急速なデジタル化が難しい状況です。

また、セキュリティの観点からも、機密情報を扱う総務部門では、在宅勤務中の情報漏洩リスクを懸念する声が多く、テレワーク導入に慎重な企業が少なくありません。これらの要因が重なり、総務部門でのテレワーク導入が進まない現状となっています。

総務がテレワークできない主な理由

総務部門でテレワークが難しい理由は、以下のとおりです。

• 郵便物の対応

契約書や請求書などの郵送物の受け取りや発送業務が必要であり、出社が求められます。

• 紙書類の管理

帳簿や決算書などの紙書類の保管・管理が必要で、オフィスでの作業が中心となります。

• 押印業務

契約書や申請書への押印が必要な場合、物理的な印鑑を使用するため出社が必要です。

• 電話対応

代表電話の応対や取次業務があり、オフィスでの対応が求められます。

• セキュリティの懸念

機密情報を扱う業務が多く、在宅勤務中の情報漏洩リスクを懸念する声があります。

これらの業務は、従来の企業文化や業務フローに深く根ざしており、急速なデジタル化が難しい状況です。そのため、総務部門でのテレワーク導入が進まない要因となっています。

総務部門のテレワークがもたらすメリット・デメリット

テレワーク導入には、業務の効率化や柔軟な働き方といったメリットがある一方で、実施にあたってはさまざまな課題も生じます。以下でメリットとデメリットを確認しておきましょう。

テレワーク導入によるメリット

テレワークは総務業務の効率化だけでなく、組織全体の働き方改革に寄与する有効な手段です。とくに以下のような点で効果が期待されます。

• 業務効率化

文書電子化やクラウド共有によって、無駄な紙業務を削減できます。

• ワークライフバランスの向上

通勤時間がなくなることで、家庭との両立がしやすくなります。

• BCP対策

災害や感染症拡大時でも業務継続が可能となります。

• 人材確保

柔軟な働き方を打ち出すことで、優秀な人材の確保や離職防止につながります。

これらのメリットは一時的なものではなく、長期的に企業価値を高める投資ともいえるでしょう。

テレワーク導入によるデメリットや課題

一方で、総務部門でのテレワークには乗り越えるべき課題もあります。たとえば、以下のような問題がしばしば指摘されます。

• コミュニケーションの難しさ

ちょっとした相談がしづらくなり、情報共有が滞ることがあります。

• セキュリティリスク

社内ネットワーク外での業務により、情報漏洩のリスクが高まります。

• 業務の属人化

個人にしか分からない仕事が発生しやすくなり、トラブル時の対応に支障が出る場合もあります。

このように、コミュニケーションやセキュリティリスクなどのデメリットがあることも認識しておきましょう。テレワークを導入する前に必要な対策が求められます。

総務部門のテレワーク推進に向けた具体的な対策

総務職のテレワークを実現するためには、業務そのものの見直しと、デジタル化の推進が不可欠です。ここからは、テレワークを現実にするためのステップをご紹介します。

ペーパーレス化の推進

テレワークへの第一歩は「ペーパーレス化の推進」にあります。書類を電子化することで、印刷・郵送・ファイリングといった手間が一気に削減され、出社の必要性も大幅に下がるでしょう。たとえば以下のような取り組みが効果的です。

• 契約書や稟議書のPDF化
  
  
• クラウドストレージの活用
  
  
• 紙の回覧をデジタルワークフローに置き換える

業務の透明性や検索性も向上し、ミスや紛失リスクの軽減にもつながります。ペーパーレス化は総務の効率化と働きやすさの両立に貢献する、基盤的な対策といえるでしょう。

業務手続きのIT化・電子化

総務で頻繁に行われる「申請」「承認」「押印」といった一連の業務も、ITツールでスムーズに代替可能です。代表的な対策には以下のようなものがあります。

• 電子稟議システム
• クラウド型の経費精算・勤怠管理システム
• 電子契約サービス
  
  

これらを導入することで、上長の不在で承認が止まる、紙でのやりとりが滞るといった問題を解消できるでしょう。「ハンコがないと進まない」という従来の業務を根本から変えることで、テレワーク可能な環境が整います。

セキュリティ対策の強化

総務部門が扱う情報は、社員データ、契約情報、取引先情報など機密性が高いものが多く、セキュリティは最優先の課題です。テレワーク環境における情報漏洩リスクに備え、次のような対策を講じましょう。

• VPN（仮想プライベートネットワーク）で社内システムに安全に接続
  
  
• 端末にウイルス対策ソフトや多要素認証（MFA）を導入
  
  
• ファイルの閲覧・編集権限を明確に管理
  
  
• クラウドサービスの利用規約を遵守し、利用履歴を監査
  
  

また、従業員向けに「情報セキュリティ教育」を定期的に実施し、リテラシーを底上げすることも重要です。

電話・郵便対応の工夫

出社が必要とされがちな「電話応対」と「郵便物対応」も、デジタルツールを活用すればリモートでの対応が可能です。具体的には以下のような工夫が有効でしょう。

• 代表電話のクラウド化

会社の代表番号をクラウドPBXサービスに切り替えることで、外出先や自宅からでも応対が可能

• 郵便物のスキャン代行サービス

オフィスに届いた郵便を業者が開封・スキャンし、PDFで共有する仕組み

• 社内回覧物のメールやチャットツールへの移行
  
  

これらの対策により、「電話や郵便のためだけに出社する」状態から脱却できます。物理的な制約をテクノロジーで補完する工夫が、総務テレワーク実現のカギとなるでしょう。

テレワークできる職場を探すには？転職エージェントの活用もおすすめ

総務としてテレワークを実現したいなら、「今の会社で実現する」以外にも選択肢があります。テレワークの環境が整った企業に転職すれば、希望の働き方を早期に実現できるでしょう。

転職を検討する場合には、転職エージェントの活用がおすすめです。なかでもSYNCAは、総務・人事・経理といったバックオフィス領域に強い転職支援サービスです。テレワークを希望する管理部門人材向けに、柔軟な働き方を可能にする求人を多数扱っています。働き方の選択肢を広げる第一歩として、まずはご相談ください。

総務部門でもテレワークは可能！課題解決で働き方改革を実現しよう

総務職でも、業務の見直しとITの活用によりテレワークを実現することは十分可能です。紙書類や押印、電話対応など、出社が前提とされてきた業務も、クラウドサービスや電子化ツールの導入で在宅対応に切り替える企業が増えています。

自社での改善が難しい場合は、テレワーク制度が充実した企業への転職という選択肢も有効です。時代に合った働き方を選び、自分らしく働ける環境をみつけていきましょう。

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