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総務の仕事にキャリアチェンジしてみたいものの、自分に向いているかどうか気になる方もいるのではないでしょうか。総務職は、企業運営を円滑にするために欠かせない存在ですが、その業務は多岐にわたり、明確なイメージを持ちにくいこともあります。
本記事では、総務の仕事内容や求められるスキル、適性のある人の特徴、さらにキャリアアップや転職成功のポイントまで詳しく解説します。総務へのキャリアチェンジを考えている方は、ぜひ参考にしてください。
総務の仕事内容とは？
総務は、企業全体を支える大切な仕事です。社内の環境整備や社外との調整、社員が快適に働ける環境づくりなど、幅広い業務を担当します。以下で総務の役割や仕事内容をみていきましょう。
総務の役割
総務の役割は、一言でいうと「企業の土台を支える仕事」です。備品や施設の管理をはじめ、社員が働きやすい環境を整える役目があります。また、社外との調整役として、取引先や行政機関とのやり取りを担当することもあるでしょう。総務がしっかり機能している企業ほど、社員が安心して業務に集中でき、会社全体の生産性向上にもつながります。
総務の仕事内容
総務は、オフィスの備品管理や設備の維持、社員の福利厚生に関する業務などを行い、会社が円滑に回るようにサポートします。また、社内イベントの企画・運営、契約書の管理、株主総会の準備なども重要な仕事です。企業の規模や業種によって業務範囲は異なりますが、どんな会社においても欠かせない存在といえるでしょう。
総務の主な業務内容4選
総務の業務内容について、さらに詳しく紹介します。業務は多岐にわたりますが、中でも重要な4つの業務について確認していきましょう。
1、機器・備品・施設管理業務
オフィスの設備や備品の管理は、総務の基本的な仕事です。たとえば、社員が使うパソコンやプリンターの点検、デスクや椅子の管理、会議室の予約調整などが含まれます。さらに、エアコンや照明、防災設備の管理も重要な仕事です。最近ではリモートワークの普及により、オンライン会議システムの導入やネットワーク環境の整備も求められるようになっています。
2、福利厚生業務
社員が快適に働ける環境を整える福利厚生業務も総務の仕事内容です。有給休暇や育児・介護休暇の管理、健康診断の手配、社内イベントの企画など、社員の働きやすさを支える業務を担います。入社式や社員旅行、健康診断、職場運動会、忘年会などの社内イベントの企画・運営も任される場合があるでしょう。こうした取り組みは、社員のモチベーション向上や定着率の向上にもつながります。
3、株主総会の運営
株主総会の運営も総務の大切な業務の一つです。株主に向けた招集通知の作成・送付、会場の手配、当日の進行管理、議事録の作成など、多くの準備が必要になります。とくに、法律に基づいた手続きやスケジュール管理が求められるため、正確な対応が不可欠です。総会当日はスムーズな運営が求められるため、事前準備をしっかり行い、想定されるトラブルにも備えておく必要があります。
4、渉外業務
社外とのやり取りを円滑にするのも総務の仕事です。取引先や行政機関との連絡調整、契約書や各種申請手続きの管理、外部からの問い合わせ対応など、幅広い業務を担当します。中でも、法改正や規制の変更がある場合は、関係機関と連携して適切に対応しなければなりません。企業のブランディングやCSR（企業の社会的責任）活動に関わることもあり、会社の対外的なイメージを左右する重要な業務でもあります。
総務に向いている人・向いていない人
総務の仕事は幅広いため、向いている人と向いていない人がはっきりと分かれる傾向があります。以下でそれぞれの特徴について確認していきましょう。
総務に向いている人の特徴
総務に向いているのは、柔軟な対応ができて、人とのやり取りが得意な人です。社内のさまざまな部署と関わるため、相手の立場を考えながら行動できる協調性が求められます。また、業務が多岐にわたるため、細かい作業を正確に進める几帳面さも必要です。さらに、突発的なトラブルにも冷静に対処できる判断力や、状況に応じて臨機応変に動ける柔軟性があると、より適性が高いでしょう。
総務に向いていない人の特徴
一つの業務に集中して取り組みたい人や、決まったルーチンワークを好む人には、総務の仕事はあまり向いていません。総務は日々の業務内容が変化し、優先順位を見極めながら動く必要があるため、柔軟な対応が求められます。また、社内外の多くの人と関わるため、人とのやり取りが苦手な人にとってはストレスを感じやすい職種です。細かい作業が多いため、注意力が散漫になりやすい人も苦手意識を持つ可能性があります。
総務のスキルアップとキャリアパス
総務の仕事は幅広く、経験を積みながらスキルを磨くことで、さまざまなキャリアの可能性が広がるでしょう。ここでは、総務としてのキャリアの選択肢や、スキルアップに役立つ資格について紹介します。
総務のキャリアパス
総務のキャリアは、「ゼネラリスト」と「スペシャリスト」の大きく2つの道に分かれるでしょう。ゼネラリストは、総務全般の業務を経験しながら管理職や経営層へのステップアップを目指すルートです。一方、スペシャリストは、法務や人事、労務管理、ファシリティマネジメントなど、特定の分野に専門性を深めるルートのことをいいます。企業規模が大きくなるほど、総務の業務も細分化されるため、専門性を活かしたキャリア形成がしやすくなるでしょう。また、総務の経験を活かしてコンサルタントとして独立するケースもあります。自分の得意分野を見極め、長期的なキャリアを考えることが大切です。
総務のスキルアップに役立つ資格
総務の仕事には、ビジネス実務法務検定や認定ファシリティマネージャー（CFM）の資格取得が役立つでしょう。ビジネス実務法務検定は、契約書やコンプライアンス業務に役立ち、法務関連のスキルを身につけるのに適した資格です。認定ファシリティマネージャーは、施設の管理・運営の専門知識を証明する資格として活用されています。総務の仕事に直結する資格を取得することで、実務に活かしやすくなり、市場価値を高めることができるでしょう。
さらに、以下の資格もスキルアップに活かせる可能性があります。
- 日商簿記検定
- 情報処理技術者試験
- 衛生管理者
- TOEIC
総務の業務範囲は幅広いため、これらの資格を取得すると業務に活かせるスキルを持っていると評価されやすいでしょう。
総務に就くための転職活動
総務職を目指すなら、転職の進め方や企業選びのポイントを押さえることが大切です。以下で、総務に転職するためのポイントについて紹介します。
転職エージェントを活用しよう
総務職への転職を考えるなら、転職エージェントの活用がおすすめです。総務の仕事は企業ごとに求められるスキルが異なるため、自分に合った企業を見つけるにはエージェントのサポートが役立ちます。総務は、経理や人事と兼務するケースも多いため、事前に業務内容を確認することが大切です。
エージェントを利用すれば、非公開求人の紹介を受けられるほか、履歴書・職務経歴書の添削や面接対策もサポートしてもらえます。企業の内部情報を知ることで、実際の職場環境や働き方のギャップを減らすこともできるでしょう。
転職活動を成功させるためのポイント
総務職の転職を成功させるには、まず「自分の強み」を明確にすることが重要です。たとえば、「業務を効率化する力がある」「社内調整やコミュニケーションが得意」「法務や労務の知識がある」など、自分のスキルを整理しておくと、採用担当者にアピールしやすくなります。
また、企業選びの際には、「総務の業務範囲」、「企業の規模」、「将来のキャリアパス」の3つをしっかり確認しましょう。企業によっては、総務の業務に経理や人事が含まれることもあるため、どこまでの業務を担当するのかを見極めることが大切です。さらに、総務は幅広い業務をこなす職種だからこそ、柔軟性やマルチタスク能力をアピールできると、採用の可能性が高まるでしょう。
総務の仕事内容を活かして理想のキャリアを築こう！
総務の仕事は、企業運営の根幹を支える重要な役割です。日々の業務を通じて、社内のさまざまな部署と関わり、会社全体の仕組みを理解することができます。その経験を活かし、将来的に管理職や経営企画、さらにはコンサルタントとして独立する道も開けるでしょう。また、法務や労務、人事などの専門性を深めれば、スペシャリストとしてキャリアを築くことも可能です。総務の仕事は、一見地味に思えるかもしれませんが、組織にとって欠かせない存在です。自分の強みを活かしながら、理想のキャリアを目指していきましょう。
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