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目次
「オフィス移転のタスクが多すぎて、何から手をつければいいのか分からない」と不安に感じている総務担当者の方も多いのではないでしょうか。オフィス移転は、社内外の調整・手続き・現場管理など多岐にわたるタスクが発生し、見落としやミスが命取りになりかねません。
この記事ではオフィス移転における総務の役割とタスクを詳しく解説します。チェックリストや効率化のコツも紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
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オフィス移転における総務タスクとは
オフィス移転プロジェクトでは、総務が中心となって幅広い業務を統括します。社内外の調整や手続き、インフラ整備から当日の現場対応まで、業務範囲は多岐にわたるでしょう。以下では、移転を通じて総務が担う役割と影響、タスクについて整理します。
オフィス移転が総務部門にもたらす影響
オフィス移転は総務部門にとって大きな影響があるでしょう。業務量や責任が大幅に増加します。
社内調整やベンダー選定、スケジュール管理など、通常業務に加えて新たなタスクが山積します。また、レイアウト変更や設備導入などを通じて、業務効率化や働きやすさに直結する職場環境づくりも求められるでしょう。
一方で、移転を成功させれば、総務の存在価値が社内外で高まるチャンスになります。
総務担当者が直面する主な課題
オフィス移転の総務業務には「想定外のトラブル」がつきものです。
たとえば「移転後のネット接続がうまくいかない」「旧オフィスの原状回復で契約違反を指摘された」など、事前の確認不足やスケジュール遅延が大きな問題となりがちです。
さらに、各種手続きや引越し業者との調整に追われ、通常業務との両立が難しくなるケースもあります。
こうした課題を回避するには、チェックリストの活用や業務の分担、専門業者との連携が不可欠です。
オフィス移転前にやるべき総務タスク
オフィス移転の準備段階で、総務が対応すべきタスクは多岐にわたります。旧オフィスの契約処理から新オフィスの設備準備、社内外への通知に至るまで、早めの着手と段取りが成功のカギです。
旧オフィスでの準備タスク
旧オフィスの準備タスクでは「撤収計画の明確化」が最優先です。原状回復の条件確認、契約解約の通知時期、重要データのバックアップ、不要品の整理など、業務は多岐にわたります。どれも見落とすと後々のトラブルにつながるため、タスク管理表での可視化が効果的です。
複数の作業を同時並行で進めるため、役割分担と進捗の見える化がポイントになります。
解約手続きと原状回復
解約手続きでは、原状回復の条件や範囲を事前に確認し、ビル管理会社やオーナーとの調整を行いましょう。退去日の数カ月前には解約通知を出し、スケジュールに余裕を持って施工業者を手配することが重要です。
重要書類・データのバックアップ
移転作業中に情報が失われるリスクを避けるため、書類やデジタルデータのバックアップは必須です。業務上の重要ファイル、契約書、従業員情報などは複数のメディアに分けて保管し、アクセス権限にも配慮して情報管理を行いましょう。
不要品の処分・廃棄
不要品の処分は、コスト・スペースの面で見逃せない工程です。使用していない家具や古いOA機器は、リサイクル業者への引き取り依頼や自治体の指示に従って破棄しましょう。機密情報を含む機器は、専門業者によるデータ消去も検討が必要です。
新オフィスでの準備タスク
新オフィスでは、業務を滞りなく開始できるように、レイアウト設計やインフラ整備、家具などの設備手配に多くの準備が求められます。
見落としや手配ミスを防ぐためには、全体スケジュールを可視化し、優先順位を明確にして段取りよく進めることが重要です。以下に主要タスクを紹介します。
レイアウト設計・内装工事の手配
部署ごとの配置や動線、会議室やリフレッシュスペースの確保などを踏まえ、設計段階で総務・現場部門・経営層の意見を集約しましょう。工事業者の選定は複数社に見積もりを取り、工程や安全管理に問題がないか確認することが大切です。
OA機器・オフィス家具の選定と手配
複合機や電話機、PC周辺機器は業務内容や社員数に応じたスペックが必要です。家具に関しても、サイズやレイアウトに合うものを事前に確認しておきましょう。リースか購入か、納期に間に合うかなど、事前調整が欠かせません。
通信・セキュリティ・電気工事の準備
インターネット回線や電話回線の開通、Wi-Fiの設定、監視カメラや入退室管理システムの設置は早期に着手すべき重要ポイントです。電源の位置やコンセント数も、OA機器との整合性を確認しながら計画的に進めましょう。
社内外への通知・各種手続き
オフィス移転に際しては、関係者への早期通知と必要手続きの漏れがないよう注意が必要です。取引先・金融機関・自治体・顧問士業などへ、書面やメールで移転の旨を伝えます。登記住所や各種契約書の住所変更も忘れずに対応しましょう。
取引先・関係各所への移転案内
取引先や関係各所への移転案内は、移転の2〜4週間前には送付しておくのが理想です。内容には、新住所・電話番号・移転日・営業再開日などを明記し、文面に失礼がないよう配慮しましょう。メール・郵送・FAXなど複数の手段で周知しておくと確実です。
ウェブサイト・名刺・書類の住所変更
住所変更は、名刺やパンフレットといった印刷物だけでなく、ウェブサイト・SNS・求人媒体などのデジタル情報も対象です。検索エンジンや地図サービスに旧情報が残ると混乱の元となるため、移転直後に一括で更新することが望まれます。
郵便転送サービスの申込
郵便物の誤配送を防ぐために、郵便転送のサービス申し込みを忘れずに行いましょう。オンラインまたは郵便局窓口で申込ができ、旧住所宛の郵便を新住所に1年間転送してくれます。移転後の確認ミスを減らすための、地味ながら重要な施策です。
オフィス移転当日の総務タスク
移転当日は、事前準備の成果が問われる「本番の日」です。各業者との連携や搬入の順序、現場の指揮とトラブル対応など、総務には即時判断と的確な行動が求められます。以下で移転当日のタスクについてみていきましょう。
引越し業者との連携と現場管理
当日は、引越し業者との連携がスムーズかどうかが重要です。
搬出・搬入の順序、重要機器の優先度、各階や部屋の動線管理などを現場で総務が把握・指示できる体制を整えましょう。事前に役割分担を明確にし、現場マップや搬入チェック表を準備しておくと混乱を避けやすくなります。
現場では「指示を出す人」と「記録をとる人」を分けると効率的です。
重要機器の優先搬入・設置
業務に直結する重要機器、たとえばサーバー・複合機・PCなどは、最優先で搬入・設置を行いましょう。これらの設置が遅れると業務開始に支障が出るため、設置業者の到着時間や配線位置も事前に確認しておく必要があります。社内IT担当者との連携も大切です。
トラブルシューティングチームの編成
移転当日は必ずと言っていいほど、予期せぬトラブルが発生します。通信機器の接続不良、搬入の順序違い、什器の破損など、即時対応が求められる場面では「トラブル対応チーム」を事前に編成しておくと安心です。対応方針や判断基準を共有しておけば、現場が混乱することなく解決に進めます。
社内マニュアルの最終確認と配布
オフィス移転に関する社内マニュアルを配布し、最終確認しましょう。移転初日からのスムーズな運用に欠かせません。
配布タイミングは、当日の朝礼や集合時が理想です。デジタルと紙の両方で共有し、口頭での補足説明も併せて行いましょう。
オフィス移転後の総務タスク
オフィス移転は当日で終わりではありません。移転後にも、各種手続きの完了確認や設備の最終調整、社員からの問い合わせ対応など、総務にはやるべき業務が多数残っています。以下で詳しくみていきましょう。
各種手続き・引き渡し
移転後の各種手続きと旧オフィスの引き渡しが完了するまでが、総務の移転プロジェクトです。
まず、新オフィスの設備や備品の稼働状況を確認し、什器の破損・搬入漏れ・電源トラブルがないかチェックします。同時に、旧オフィスでは原状回復工事が完了しているかを立ち会い確認し、問題がなければ鍵と書類を正式に返却します。
どちらのオフィスにおいても、チェックリストを使って抜け漏れを防ぎましょう。
新オフィスでの各種届出・手続き
新オフィスでは、さまざまな届出や行政・法的手続きが必要になります。おもなものは以下のとおりです。
- 法人登記住所の変更（法務局）
- 税務署・社会保険事務所・労働基準監督署などへの届出
- 防火管理者の選任と届出
- 看板設置に伴う申請やビル管理会社への報告
これらは期限付きのものも多いため、移転前から書類の準備と提出先の確認をしておくとスムーズです。
総務のオフィス移転タスクをスムーズに進めるコツ3選
移転業務は範囲が広く、関係者も多いため「うまく回らない」「想定外のことが起こる」といった声が少なくありません。そのような中でも、円滑に進めるための実践的なコツを3つ紹介します。
プロジェクトチームの結成と役割分担
移転プロジェクトを成功させるには「総務だけで抱え込まない体制」が重要です。
移転は総務単独で完結できる業務ではありません。各部署の代表者を交えたプロジェクトチームを結成し、役割を明確に分担することで、作業の属人化を防げます。
たとえば「IT関連はシステム部門」「書類整理は部門ごとに」など、専門性と当事者意識を活かすと、連携もスムーズに進みます。
チェックリスト・進捗管理ツールの活用
オフィス移転では、見落としや手配ミスが大きなトラブルを引き起こします。
その予防策として有効なのが、チェックリストと進捗管理ツールの活用です。タスクをすべて「見える化」し、完了した項目にチェックを入れることで進行状況を即時に把握できます。プロジェクト管理ツールを使えば、関係者間の共有もしやすくなるでしょう。
専門業者・BPOサービスの活用
総務の負担を大きく減らす手段として、移転業務に特化した専門業者やBPO（業務委託）サービスの活用があります。
レイアウト設計からインフラ工事、各種手続きの代行まで一括で任せられる業者も多く、ノウハウの蓄積によりトラブル対応も迅速です。一部のみを委託する「部分BPO」も選択肢に入れ、社内リソースと業務効率のバランスを見極めることが成功のカギといえるでしょう。
総務BPO活用のメリット
総務BPOを活用する最大のメリットは、通常業務への支障を最小限に抑えつつ、専門性の高い対応が得られることです。
たとえば、移転に必要な行政手続きや法令対応をBPOに任せることで、書類ミスや期日遅れのリスクを軽減できます。また、繁忙期に人的リソースが限られるなかでも、移転業務の質を維持できる点は大きな利点です。
オフィス移転は総務部門の価値を高めるチャンス
オフィス移転は、ただの事務作業ではなく、総務が全社をリードできる数少ない機会です。部署をまたいだ調整力、全体を俯瞰するマネジメント力、そしてトラブルに柔軟に対応する現場力が試され、うまく運べば「頼れる存在」として社内での評価を高めることができます。
また、移転を機に業務フローやIT環境を見直すことで、働きやすい職場づくりにも直結します。忙しい中でも一つひとつのタスクを丁寧に積み重ねていくことで、総務の価値が社内に浸透していくでしょう。
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