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「業務が増えすぎて手が回らない……。こんな状況、どうやって打破できるんだろう？」総務は会社を支える重要な部門ですが、その業務はとにかく広範囲で、日々課題に追われがちです。たとえ便利なITツールがあっても、現場に定着させるには工夫も必要でしょう。
この記事では、業務効率化から属人化対策、さらに評価に結びつける視点まで、現場で役立つ解決策を詳しくご紹介します。「業務に追われる日々」から一歩踏み出すきっかけに、ぜひお役立てください。
総務とは
総務は会社を円滑に運営するために欠かせない中枢機能です。業務は広範囲にわたり、社員が気持ちよく働ける環境を整えたり、法務や備品管理、イベント運営を担当したりと多岐に及びます。以下で基本的な役割についてみていきましょう。
総務の基本的な役割
総務は企業にとって「縁の下の力持ち」です。業務範囲が広いため、どの部署よりも裏方に徹し、社員一人ひとりが快適に働けるよう支えています。
たとえば、快適なオフィス環境づくりでは空調設備や照明、休憩スペースを整えます。各種手続きでは出張申請や経費精算、入退社に伴う事務手続きを一手に引き受けます。さらに、健康診断の実施や福利厚生サービスの案内、相談窓口対応など、社員サポートも欠かせません。これらがしっかり機能することで、社員は業務に集中できる環境が整っていきます。
このように、総務の業務が円滑に進むからこそ、社員が自分の仕事に専念できるといえるでしょう。
▼総務の仕事について詳しくはこちら
変化する総務の役割
総務が担う業務は時代とともに大きく変化しています。デジタル化によるペーパーレスやクラウドツール導入が進み、アナログだった手続きを大幅に効率化できるようになっているのです。
たとえば、今では勤怠管理や備品発注がオンラインで完結できる企業が増え、リモートワークに対応するために社内インフラを整えたり、セキュリティ強化に対応したりするケースも増えています。
さらに、企業の海外展開に合わせてグローバル人材が増え、文化や言語が異なる社員の受け入れ体制整備が求められる場面もあります。
これにより総務は単なる事務業務にとどまらず、企業戦略に応じた仕組みづくりや働きやすい環境整備に関わる重要な役割へと進化しているのです。
これからの総務は、従来以上に経営に近い視点で課題をとらえ、柔軟かつ前向きに業務改善に挑戦することが求められています。
総務が抱える主な課題
現代の総務は数えきれない課題に直面しています。以下で、総務が抱える主な課題についてみていきましょう。
業務範囲が広く業務量が多い
総務は「企業のなんでも屋」と呼ばれるほど業務範囲が広く、来客対応や備品管理、イベント運営など多岐にわたる業務を担当します。そのため突発的な依頼やタスクが発生しやすく、業務量が膨大になりやすい点が大きな課題です。
計画されたルーチンだけでなく、突発的な依頼やイレギュラー対応も多いでしょう。社員からの設備修繕依頼が突然舞い込んだり、役員から緊急で会議準備を頼まれるなど、計画が読みにくい業務が頻繁に発生します。
その結果、業務量は膨大となり、一日のスケジュールが読めない状況が生まれてしまいがちです。
人手不足とリソースの限界
少人数体制で幅広い業務をこなす企業が多く、人手不足が慢性的な課題となっています。生産年齢人口の減少や人材獲得競争の激化も背景にあり、社員一人あたりの負担が大きくなりがちです。
少人数体制の現場では一人ひとりが複数業務を兼務する必要があり、結果として業務量はさらに増加します。これにより業務負荷は限界に達し、細やかな改善や新しい取り組みを行う余裕も生まれにくくなるでしょう。慢性的な人手不足は業務そのものの質を低下させ、現場にとって大きな課題となっています。
業務の属人化と引き継ぎリスク
業務が属人化することで引き継ぎリスクが増大しています。特定の社員だけが業務手順やノウハウを知っていると、その社員が休職や退職となった場合に業務が一気に滞るからです。
多くの業務がその場その場で引き継がれ、マニュアル整備が後回しにされやすい実態があります。たとえば、備品発注や契約書管理といった業務も、過去の担当者の記憶に頼って進められるケースが少なくありません。
その結果、新任担当者が業務を引き継ぐ際には膨大な時間がかかり、時には業務が止まるリスクさえ生じます。属人化は業務の停滞やミスの温床となるため、早急な見直しが不可欠です。
アナログ・非効率な業務プロセス
業務プロセスがアナログなまま残っていることが、業務効率に大きな悪影響を与えています。紙資料の整理や押印作業、郵送手配といった旧来型業務は、非効率であるケースが多いでしょう。
リモートワークが広まる中で出社前提の手続きが障害となり、業務が滞るケースが増えています。たとえば、書類にハンコが必要なだけで出社せざるをえない状況は、テレワークの導入企業ではとくに非効率です。
その結果、効率化を妨げ、現場に余計な負担をかけることになります。アナログ業務からデジタル化への転換は、業務負荷を減らす最重要課題といえます。
成果が見えにくく評価されづらい
総務業務は成果が数字で示しにくいため、評価されづらい現実があります。業務がバックオフィスに偏り、直接利益に結びつかない点が影響しているようです。
たとえば、オフィス環境が整っていることや社員が快適に業務できることは成果そのものですが、それが当然視されることで成果が「見えない」という課題が生じます。
その結果、現場ではモチベーションが上がりにくく、人材が定着しづらい傾向もあります。総務が企業にとって不可欠な部署であることを経営層や社員に伝え、成果を見える化する仕組みづくりが今後ますます重要になるでしょう。
総務課題の解決に向けたアプローチ
総務業務が抱える課題は、適切なアプローチを取ることで大幅に解決できます。以下で解決方法を確認していきましょう。
ITツールや自動化の活用
クラウドサービスやRPAなどのITツールを導入し、紙・Excel業務のデジタル化や定型業務の自動化を進めることで、業務効率化と負担軽減を図ることができるでしょう。
たとえば、クラウドサービスで備品管理を一元化することや、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入して定型業務を自動処理することが代表的な手法です。これにより、突発的な依頼にも対応しやすくなり、現場社員は付加価値の高い業務に集中できるようになります。
適切なITツール活用が、業務負荷とヒューマンエラーを一気に減らす近道となるでしょう。
業務の標準化とマニュアル整備
業務フローを見直し、マニュアルや手順書を整備することで、属人化を防ぎ、引き継ぎや教育の負担を減らせるでしょう。
具体例として、業務フロー図や操作手順をまとめた手順書を用意することで、担当者間で作業をスムーズに引き継げます。
さらに、定期的な見直しや更新もセットにすることで、マニュアルが現場に根付く仕組みができるでしょう。
業務が標準化されれば属人化は減り、新任者の教育も効率的に進みます。
人員配置の見直しとアウトソーシング活用
業務負荷が大きいときには人員配置の見直しと外部リソース活用が有効です。現場に必要な業務だけに社員が集中できる体制を整えられます。
たとえば、ルーチン業務や専門知識を要さない業務はアウトソーシングすることで、社員が戦略業務に時間を割けるようになります。また、チーム内で業務を再分配し、適材適所に人員を配置することも業務過多解消に役立つでしょう。
少ないリソースを最大限活用するには、業務内容に応じた最適な人員計画と外部活用が不可欠です。
▼総務の業務効率化について詳しくはこちら
総務部門の業務効率化7ステップ｜失敗しないための手順とポイント解説
コミュニケーションと社内連携の強化
業務課題を根本から解消するには、部署間連携が大切でしょう。情報が滞ることで二度手間や誤解が生じ、業務が停滞しやすいからです。
具体策として、定期的な情報共有会やチャットツール活用が有効です。各部署が業務状況を共有すれば、突発的な依頼に対しても迅速に対応できます。さらに、業務課題を話し合う場を設けることで、一人では気づきにくい課題もチームで解決できるようになるでしょう。
積極的なコミュニケーションとチームワークが業務効率を底上げし、働きやすい職場づくりにつながるでしょう。
総務の課題を解決し、働きやすい職場を実現しよう
総務が抱える課題を一つひとつ解消することは、職場全体の生産性とモチベーション向上に直結します。業務効率化や標準化、人材配置の見直し、ITツールの導入、そして円滑なコミュニケーションといったアプローチを積み重ねることで、現場に余裕が生まれ、社員が本来の業務に集中できる環境が整うでしょう。課題に正面から向き合い、一歩ずつ改善することで、社員一人ひとりが活き活きと活躍できる、魅力的な職場をぜひ目指していきましょう。
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