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「総務の仕事はやめたほうがいい」と聞いて、不安になっていませんか？業務範囲が広く、責任も重い総務職は、成果が見えにくく評価されにくい面があります。さらに、調整役としてのストレスや、キャリアの不透明さに悩む人も少なくありません。
しかし、総務は幅広いスキルが身につき、社内での信頼を得やすい仕事です。本記事では、総務が「やめとけ」と言われる理由や、向いている人・向いていない人の特徴、転職成功のポイントを解説します。キャリアを検討する際の参考にしてみてください。
「総務職はやめとけ」と言われる5つの理由
総務職は企業の運営を支える重要な役割を担っていますが、一部では「やめとけ」と言われることもあります。その理由を5つ確認していきましょう。
業務範囲の広さと責任の重さ
総務の業務は非常に多岐にわたり、オフィス環境の整備、備品の管理、社内イベントの運営、契約書の管理、人事・労務サポートなど、幅広い業務を担当します。企業によっては、経理や法務の一部を任されることもあり、業務量が多くなりがちです。
また、組織全体を支える立場であるため、問題が発生した際には迅速な対応が求められます。これにより、プレッシャーを感じる場面も多く、責任の重さにストレスを感じることがあるでしょう。特に人手が少ない企業では、1人で複数の業務をこなす必要があり、負担が大きくなりがちです。
成果の見えにくさと評価されにくさ
総務の仕事は直接売上に貢献しにくい業務が中心のため、経営層や他部署から評価されにくいという側面があります。たとえば、社内制度の改善やオフィス環境の向上に尽力しても、それが数字として表れることは少なく、「当たり前の仕事」と見なされてしまうこともあるでしょう。成果を可視化しにくいため、モチベーションの維持が難しくなる人も多いようです。上司や経営陣に対して、自らの貢献を適切にアピールするスキルが求められる職種でもあります。
精神的負担とストレスの大きさ
総務職は、社内のさまざまな部署や取引先と関わるため、調整業務が多く発生します。ときには、社員からのクレーム対応や、設備トラブルなど突発的な問題にも対応しなければなりません。また、経営陣の意向と現場社員の要望の間で板挟みになることも多く、精神的な負担が大きくなる要因となります。特に、問題が発生した際には迅速な対応が求められるため、常に気を張っている状態が続くこともあります。社内全体のサポート役として、周囲から頼られることが多い反面、自分の仕事が後回しになることもあり、業務の優先順位をつけるのが難しい職種といえます。
専門性の構築の難しさとキャリアの不安定さ
総務職は幅広い業務を担当する反面、特定の専門知識を深く学ぶ機会が少ないため、「何が強みなのか分からない」と感じる人も少なくありません。営業職ならば売上実績が評価され、マーケティング職ならばデータ分析スキルが活かせますが、総務職ではこうした明確な専門分野を持ちにくいのが実情です。そのため、転職市場において「総務経験だけではアピールしにくい」と不安を抱えることがあります。ただし、契約管理や労務管理、情報セキュリティといった分野で専門性を高めれば、キャリアの選択肢を広げることが可能です。
業務効率化によるポジションの縮小リスク
近年、DX（デジタル・トランスフォーメーション）の推進により、総務業務の自動化が進んでいます。契約書の電子化や、クラウドシステムの導入によって、従来の紙ベースの業務が削減されているのが一例です。その結果、一部の企業では総務部門の人員削減が行われるケースも増えています。これまで手作業で行われていた業務が自動化されることで、総務職の役割が縮小される可能性があるため、市場価値を高めるためにも、ITスキルやデジタルツールの活用能力を身につけることが求められるでしょう。
未経験者が知っておくべき総務職の実態と仕事内容
総務職に興味があるものの、仕事内容がよくわからず不安を感じている人も多いでしょう。ここでは、総務の実態や業務内容について詳しく解説します。
総務の一般的な業務内容と責任範囲
総務の主な業務内容は以下のとおりです。
- オフィス環境の管理：レイアウト変更、清掃業者の手配、設備維持管理
- 契約書・文書管理：社内規則の整備、契約書の作成・管理
- 社内イベントの運営：入社式、社員研修、忘年会などの企画・運営
- 備品・消耗品の管理：在庫チェック、発注業務
- 労務管理のサポート：福利厚生の運用、社内制度の整備
職場によっても対応範囲は変わってくるでしょう。管理業務から福利厚生の対応まで業務範囲が広いため、多岐にわたるスキルが求められます。
企業規模・業種による総務業務の違い
総務の業務内容は、企業の規模や業種によって異なります。
小規模企業 | 総務が経理や人事を兼任することが多く、幅広い業務を担当する |
|---|---|
大企業 | 業務が細分化され、専門性の高い役割を担うことが多い |
製造業・IT企業 | 安全管理や情報セキュリティ管理など、業界特有の業務が増える |
同じ総務ポジションでも企業によって業務内容が異なる場合があるため、自分に合った環境を選ぶことが重要です。
総務職の1日のスケジュールと業務の流れ
総務の仕事は、計画的な業務と突発的な対応が混在するため、スケジュールが流動的です。一般的な総務職の1日の流れの例を見ていきましょう。
【総務の一日のスケジュール例】
9:00-10:00：メールチェック、問い合わせ対応
10:00-12:00：備品の発注、契約書の確認
12:00-13:00：昼休憩
13:00-15:00：社内イベントの準備、規程の見直し
15:00-17:00：会議資料の作成、社内通知の発信
17:00-18:00：翌日の業務調整、日報作成
予定していなかった対応が急に必要になる場合もあるでしょう。総務は臨機応変な対応が求められるため、柔軟なスケジュール管理が重要です。
意外と知られていない総務職の専門領域
総務の仕事には、専門性が求められる分野も多く存在します。
- 法務関連：契約書の作成・管理、コンプライアンス対応
- 情報管理：社内システムの管理、データセキュリティ対策
- リスクマネジメント：災害対策やBCP（事業継続計画）の策定
これらのスキルを身につけることで、キャリアの幅を広げることができるでしょう。
総務職に向かない人の5つの特徴と自己診断
総務は企業の運営を支える大切な役割ですが、誰にでも向いているとは限りません。業務範囲が広く、多くの人と関わる仕事だからこそ、適性が重要になります。ここでは、総務職に向かない人の特徴を5つ挙げて適性を見極めるポイントを解説するので、チェックしてみてください。
複数業務の同時進行が苦手な人
総務の仕事は、日々多くの業務が同時進行するため、優先順位を判断しながら進める能力が求められます。たとえば、会議の準備をしながら備品の発注を行い、同時に来客対応をこなすことも珍しくありません。そのため、一つの作業に集中しすぎると、ほかの業務が滞ってしまいます。スケジュール管理が苦手だったり、複数のタスクを抱えると混乱してしまったりするタイプの人は、総務職にストレスを感じるかもしれません。臨機応変に対応しながら、効率的に業務を進めるスキルが必要になります。
細部への注意力が持続しない人
「大まかにできていればOK」と考える人や、単調な作業が苦手な人は、総務の業務に負担を感じることがあるでしょう。総務の仕事は、契約書の管理や経費の精算、備品の発注など、細かいチェックが求められる業務が多く含まれます。とくに書類の誤記や発注ミスは、社内の混乱を招く可能性があり、小さなミスが大きな問題につながることもあるでしょう。そのため、細部への注意を持続できる人でないと、業務の正確性を保つのが難しくなります。
臨機応変な対応が苦手な人
総務は「縁の下の力持ち」として、社内で発生するさまざまな問題に対処する仕事です。たとえば、会議中に突然機材トラブルが発生した場合、その場ですぐに対応しなければなりません。また、経営陣から急な指示が入ることもあり、計画通りに仕事が進まないことも多いものです。そのため、決められた業務だけを淡々とこなしたい人や、急な変更にストレスを感じやすい人には向いていません。状況に応じて柔軟に動ける人ほど、総務の仕事をスムーズにこなせるでしょう。
裏方の役割にやりがいを感じにくい人
総務の仕事は、直接的な成果が見えにくい仕事のため、裏方の役割にやりがいを感じにくい人は向いていない可能性があります。営業のように売上を上げるわけでもなく、マーケティングのように目に見える成果を出す機会も少ないため、「自分の仕事が評価されているのかわからない」と感じることがあるかもしれません。また、他部署のサポートが中心のため、表舞台で活躍したい人には物足りなく感じることもあるでしょう。誰かの役に立つことにやりがいを感じられるかが、総務の適性を判断するポイントになります。
対人関係の調整や気遣いにエネルギーを使う人
総務は、社内のさまざまな部署と関わる仕事です。備品の発注や会議の準備、社内イベントの運営など、日常的に多くの人と調整を行います。ときにはクレーム対応や部署間の意見の調整を行うこともあり、コミュニケーション能力が求められる場面が多いでしょう。そのため、人と関わることにストレスを感じやすい人や、意見の違いを調整するのが苦手な人には向いていないかもしれません。相手の立場を考えながら、スムーズに対応できる人ほど、総務職に向いているといえます。
意外と知られていない総務職のメリットと向いている人
「やめとけ」と言われることもある総務職ですが、実は大きなメリットもあります。総務の仕事が向いている人は、業務の多様性や安定した環境を活かし、キャリアを築いていくことが可能です。向いている人や総務職のメリットを紹介します。
幅広い業務経験によるスキルの多様化
総務は、オフィス環境の管理から社内イベントの運営、契約書管理、労務関連のサポートまで、さまざまな業務を担当します。そのため、幅広い業務経験を積むことができ、汎用性の高いスキルを身につけられます。中でも、事務処理能力や調整力、コミュニケーションスキルなどは、ほかの職種でも活かせるスキルです。将来的に管理職を目指す場合も、社内の仕組みを深く理解している総務経験者は有利になることが多いでしょう。
安定した働き方と両立しやすさ
総務職は、企業にとって欠かせない役割であり、景気の影響を受けにくい安定した仕事です。また、業務の性質上、残業が少ない企業も多く、ワークライフバランスを重視したい人にとっては魅力的な職種といえます。とくに、子育てや家庭と仕事を両立したい人にとって、比較的働きやすい環境が整っている場合が多いのもメリットです。安定したキャリアを築きたい人にとって、総務職は適した選択肢の一つとなるでしょう。
社内での強い信頼関係と人脈構築
総務は、会社全体をサポートする役割のため、社内の多くの人と関わる機会があります。そのため、部署を超えたつながりが生まれやすく、社内での信頼関係を築きやすいのが特徴です。日々の業務を通じて、経営層や他部署とのコミュニケーションが増えることで、人脈を広げるチャンスも多くなります。社内での影響力を高めることで、キャリアアップの機会が増えることもあり、総務の仕事を通じて成長を実感できるでしょう。
未経験からのキャリアスタートのしやすさ
総務職は、ほかの職種に比べて未経験でも挑戦しやすい点が魅力です。特別な資格や専門知識がなくても、基本的なPCスキルや事務処理能力があれば始められる企業が多くあります。また、幅広い業務を経験できるため、将来的に他の職種へのキャリアチェンジもしやすいのが特徴です。これから新しい分野に挑戦したい人や、事務職でキャリアを築きたい人にとって、総務は良い選択肢の一つとなるでしょう。
総務職でキャリアを成功させるための戦略
総務職は企業運営の要となる職種ですが、キャリアアップの道筋が見えにくいと感じる人も多いでしょう。ここからは、総務職でキャリアを発展させるための重要なポイントを紹介します。
専門性を高めるスキルアップ戦略
総務職の業務は幅広いですが、特定の分野で専門性を高めることで市場価値を向上させることが可能です。たとえば、労務管理、法務、ファシリティ管理、DX推進などの分野に特化することで、希少性の高いスキルを身につけられます。また、資格取得も有効な手段です。社会保険労務士、行政書士、ビジネス実務法務検定などを取得することで、専門性を証明し、キャリアアップの機会を広げることができるでしょう。
デジタルスキルの強化によるDX推進役へ
近年、多くの企業がDXを推進しており、総務職にもデジタルツールの活用が求められています。クラウド管理システムを導入して契約書の電子化を進めたり、社内業務の効率化を図るツールを活用したりすることで、業務の生産性を向上させることが可能です。また、データ分析のスキルを身につけることで、企業の意思決定に貢献できるようになります。Excelの高度な活用、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）導入の知識、AIを活用した業務改善などを習得することで、総務職のDX推進役としての価値を高めることができます。
マネジメントラインへのキャリアパス
総務職としてキャリアアップを目指すなら、管理職への道も検討しましょう。マネジメントラインに進むためには、単なる事務作業だけでなく、経営視点を持ち、企業全体の業務改善や人材管理を意識することが必要です。たとえば、総務部門の効率化やコスト削減の施策を提案したり、社内環境の改善プロジェクトを主導したりすることで、リーダーシップを発揮する機会を増やすことができます。マネジメント経験を積むことで、総務部長や管理職への昇進が現実的なキャリアプランとなるでしょう。
やりがいを見出すマインドセットの構築
総務の仕事は直接的な売上に結びつくわけではないため、成果が見えにくく、やりがいを感じにくいと悩む人も少なくありません。しかし、視点を変えることで、自分の役割の重要性を再認識できます。
「社内の働きやすい環境を整えることで、社員の生産性を向上させる」という意識を持つことで、自身の仕事の影響力を実感できるようになります。また、社員からの「助かった」「ありがとう」の言葉をモチベーションにすることも、やりがいにつながるでしょう。自己成長の視点を持ち、常に新しい知識を学ぶ姿勢を大切にすることで、仕事に対する満足度を高められます。
部門間の連携強化と存在価値の向上
総務職は、社内のさまざまな部門と関わる機会が多いため、部門間の連携を強化することで、組織全体の業務効率を向上できます。人事部門と連携して働き方改革の推進に取り組んだり、IT部門と協力して社内システムの導入を支援することで、より大きな役割を果たすことが可能です。積極的に他部門と関わり、社内の課題解決に貢献することで、総務職としての存在価値を高めることができます。
未経験から総務職への転職成功のためのポイント
未経験から総務職への転職を目指す際、アピールポイントや志望動機を効果的に作成することが重要です。以下に、それぞれのポイントを詳しく解説します。
効果的な応募方法
未経験から総務職を目指す場合、まずは応募書類の作成が重要です。職務経歴書では、これまでの経験を総務の業務にどのように活かせるかを具体的に記載しましょう。
他部門でのプロジェクト管理経験やチームでの協働経験は、総務職での調整力や管理能力のアピールにつながります。また、ExcelやWordなどの基本的なPCスキルは必須とされるため、これらのスキルを具体的に記載することも重要です。さらに、未経験者歓迎の求人を積極的に探し、応募することでチャンスを広げることができるでしょう。
アピールすべきポイント
総務職は、企業全体のサポートを行うポジションであり、コミュニケーション能力や調整力が求められます。そのため、これまでの経験で培った対人スキルや問題解決能力を強調することが効果的です。
また、業務改善の経験や提案力も評価されるポイントといえます。前職での業務フローの改善提案や効率化の取り組みなどがあれば、それらを具体的に述べるとよいでしょう。さらに、人事総務検定や日商簿記などの資格取得に向けて勉強中であることを伝えることで、向上心や学習意欲をアピールすることができます。
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志望動機例
志望動機を作成する際は、具体的なエピソードを交えて、自身の強みと総務職の業務内容を結びつけることが重要です。また、応募先企業の理念や事業内容に共感している点を述べることで、企業研究を行っている姿勢を示すことができます。
【志望動機例】
前職では営業アシスタントとして、社内外の調整業務や資料作成、備品管理を担当し、業務の円滑化に貢献してきました。こうした経験を活かし、貴社の総務部門で社内環境の整備や業務改善に携わりたいと考えています。とくに、社内全体を支える役割に魅力を感じており、社員が働きやすい環境づくりに貢献したいです。現在、労務管理の知識を深めるために資格取得を目指しており、業務の幅を広げながら貴社に貢献したいと考えています。
自身の資質を見極め、総務にチャレンジしよう
総務職は、多岐にわたる業務を担当し、企業全体のサポートを行う重要なポジションです。未経験であっても、自身の経験やスキルを総務の業務にどのように活かせるかを考え、効果的にアピールすることで、転職成功の可能性を高められます。自己分析を行い、自身の強みや適性を見極め、総務職へのチャレンジを前向きに進めていきましょう。
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