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企業の運営を支える総務部門。オフィスの管理や福利厚生の運用、法務関連の業務など、会社全体を支える重要な役割を担っています。ただ、実際にどんな業務があるのか、人事との違いは何なのか、よく分からないという方も多いかもしれません。
この記事では、総務の仕事内容や求められるスキル、キャリアの築き方について詳しく解説します。総務職を目指している方はもちろん、すでに総務で働いている方にも役立つ内容です。ぜひ、最後までご覧ください。
総務とは？
まずは、総務について定義や役割を紹介します。わかりやすくまとめたので、確認してみてください。
総務の定義とは？
総務は、企業全体の運営を支える部門です。オフィスの管理や社内行事の運営、福利厚生の手続きなど、幅広い業務を担当し、社員が安心して働ける環境を整えます。企業によっては、法務や広報、リスクマネジメントなどの業務も含まれることがあるでしょう。
総務の仕事は、直接的に売上を生み出すものではありませんが、会社が円滑に機能するために必要不可欠です。組織の基盤を支える役割として、日々の業務の細やかなサポートを行います。
総務部門の主な役割
総務の役割は多岐にわたり、企業活動のあらゆる面に関わります。
- オフィス環境の管理：設備の点検・維持、備品管理、レイアウト調整
- 社内行事の企画・運営：入社式、研修、社内イベントの手配
- 福利厚生の管理：健康診断の手配、各種保険の手続き、労働環境の改善
- 法務関連業務：契約書の管理、社内規程の整備、コンプライアンス対応
- リスクマネジメント：防災対策、情報セキュリティ管理
これらの業務を通じて、総務は企業の安定した運営を支え、社員が働きやすい環境を整える重要な役割を担っています。
総務部門の基本的な業務内容
企業の規模や業種により業務内容は異なりますが、総務に共通するのは「企業全体の運営を支える」ことです。以下で詳細な業務内容を確認していきましょう。
施設管理・設備の保守
施設の管理や設備の保守は総務の業務内容です。オフィスが快適で安全な環境であるよう、以下の業務を行います。
- 事務所や会議室の清掃・修繕
- 空調・電気設備の点検
- 什器や備品の管理
- オフィス移転やレイアウト変更の企画・調整
これらの業務を適切に管理することで、社員が快適に働ける環境を維持し、業務効率の向上につなげます。
福利厚生の管理
福利厚生の管理も総務の業務です。社員が安心して働ける環境を整え、モチベーション向上につなげます。
- 健康診断の手配
- 各種保険の加入・更新手続き
- 社宅や通勤手当の管理
- 福利厚生プログラムの導入
充実した福利厚生は社員の満足度を高め、長期的な定着にも貢献するでしょう。
総務部門が関わる法務関連業務
総務は、企業運営の安定化のため、法務関連の業務にも携わります。
- 契約書の作成・管理
- 社内規程の整備・改訂
- 労働基準法や個人情報保護法の遵守
- コンプライアンス研修の実施
法務業務の適切な運用は、企業のリスク管理においても非常に重要です。
▼総務の仕事内容について詳しくはこちら
総務と人事の違いとは？
総務と人事は、どちらも企業の運営を支える重要な部門ですが、担当領域が異なります。
総務は、オフィス環境の維持や備品、社内イベントの運営など、企業全体の業務を担うための役割を担っています。一方、人事は従業員の採用や育成、評価、給与管理など、従業員に関わる業務を中心に行う部署です。
企業によってはそれぞれの業務が重なることもありますが、総務は「組織の基盤を支える業務」、人事は「人材の活用と管理」に注目している点が大きな違いです。
▼総務と人事の違いについて詳しくはこちら
人事・総務の仕事内容とは？求められるスキルや有利になる資格などを紹介
総務に向いている人の特徴
以下のような特徴を持つ人は、総務の仕事に向いているでしょう。
- 細かい作業が得意な人
- 調整力のある人
- 柔軟に対応できる人
総務の仕事には、契約書管理や備品管理など正確性が求められる細かな作業が得意な人、社内外の関係者と議事を調整できる人、変化に柔軟に対応できる人が向いています。一方で、マルチタスクが苦手な人は、業務の幅広さや急な対応に負担を感じる可能性があり、総務の仕事には向いていないかもしれません。
▼総務に向いている人について詳しくはこちら
総務の仕事に向いている人の特徴5選｜活躍するための資質も解説
総務部門に求められる4つのスキル
ここからは、総務で仕事をする際に求められるスキルについて紹介します。総務で働きたいと考えている人は、参考にしてみてください。
1、パソコンスキル
総務の仕事では、データの管理や文書の作成、社内システムの運用など、さまざまな場面でパソコンを使います。ExcelやWord、PowerPointの基本操作はもちろん、Excelでは関数やピボットテーブルを活用できると、作業の効率がぐっと上がるでしょう。また、社内文書のフォーマット作成やプレゼン資料の作成も大切な業務のひとつです。最近では、Googleスプレッドシートやクラウドストレージ、ワークフロー管理ツールを使う機会も増えています。総務は業務の効率化を図る立場でもあるため、新しいITツールに慣れ、活用できる柔軟性があるとより活躍の幅が広がるでしょう。
2、スケジュール管理スキル
社内行事の運営や会議の調整、備品の管理など、総務の仕事にはスケジュール管理が欠かせません。とくに、社内外の関係者と予定を調整する場面が多いため、複数の予定をスムーズにまとめる力が求められます。日程変更や突発的な対応が必要になることもあるため、先を見越して動けると安心です。タスク管理ツールなどを活用すると、スケジュールの管理がしやすくなるでしょう。また、業務の優先順位を考えながら計画を立てることで、スムーズに仕事を進められるようになります。
3、コミュニケーション能力
日々の業務を円滑に進めるためにも、周囲と良好な関係を築きながら働くコミュニケーション能力が必要でしょう。総務は、社内のさまざまな部署の人や社外の取引先と関わる機会が多い仕事です。社員の要望や相談を受けることも多く、相手の意図をくみ取りながら、的確に対応する力が求められます。また、社内のルールや制度を周知する際には、わかりやすく伝える工夫も大切です。外部の業者とのやり取りでは、スムーズに交渉を進めるためのビジネスマナーや調整力も役立ちます。
4、複数の業務をこなすマルチタスク能力
総務の仕事は、オフィスの管理、社内イベントの準備、福利厚生の手続き、備品の発注など、多岐にわたります。さらに、突発的な業務が発生することも多く、複数の仕事を同時に進める場面も少なくありません。たとえば、会議の準備をしながら備品の手配を行い、社員からの問い合わせにも対応する、といった状況が日常的にあります。そのため、業務の優先順位を考えながら効率的に進める力が必要です。タスク管理ツールやTo-Doリストを活用することで、仕事の抜け漏れを防ぎ、スムーズな業務運営ができるようになります。段取りよく動ける人は、総務の仕事で力を発揮しやすいでしょう。
総務部門で活躍するためのキャリアパス
総務の仕事は、経験を積むことで幅広いキャリアの選択肢が広がります。業務の幅が広いため、スキルや適性に応じて専門性を高めたり、マネジメント職へ進んだりすることも可能です。以下で総務のキャリアパスについて詳しく紹介します。
他部門との連携を強化してキャリアを広げる
総務の仕事は、人事や経理、広報、法務などの仕事に触れる機会が多く、それぞれの分野での知識やスキルを身につけることで、総務としての専門性を高められます。
たとえば、人事と協力して社内研修の企画・運営を担当すれば、採用や育成の知識が身につきますし、経理と連携して契約書の管理や予算調整を行えば、財務面の理解が深まるでしょう。
他部門との関係を意識しながら働くことで、社内での影響力が増し、キャリアの選択肢も広がります。総務の仕事は多岐にわたるからこそ、社内のネットワークを活かしながら経験を積み、視野を広げていくことが大切です。
総務部門の管理職を目指す
総務での経験を積んだ後は、管理職としてチームをまとめる道もあります。管理職になると、業務の効率化や組織運営に関する意思決定など、より大きな視点で仕事を進めることが求められます。
たとえば、社内の業務フローを見直して無駄を省いたり、従業員が働きやすい環境づくりに取り組んだりするのも重要な役割です。また、他部署との調整を円滑に進めることで、会社全体の運営を支えることにもつながります。
管理職になるためには、日々の業務をこなすだけでなく、部下の育成やマネジメントスキルの習得も欠かせません。経験を積みながら、リーダーシップを発揮し、組織をより良い方向へ導いていく力を身につけることが、キャリアアップのカギとなるでしょう。
総務への転職成功のための3つのポイント
総務への転職を検討している場合は準備と戦略が重要です。ここでは、転職成功のために押さえておきたい3つのポイントを紹介します。
総務に活かせるスキル・経験をアピール
総務職への転職では、自分のスキルや経験がどのように活かせるのかを明確にアピールしましょう。総務は企業の運営を支える役割を担い、マルチタスク能力や調整力が求められる仕事です。そのため、これまでの経験の中で、総務業務に関連するスキルを具体的に伝えることが評価につながります。
オフィス管理の経験があれば、備品の発注や設備の維持管理を担当した実績を伝えるとよいでしょう。また、業務効率の向上に貢献した経験があれば、改善前後の数値を交えて伝えると、より説得力が増します。転職活動では、実績を明確に示し、採用担当者に「この人なら即戦力になりそうだ」と思ってもらえるよう工夫しましょう。
志望動機を明確にする
総務の業務範囲は企業によって異なるため、「なぜ総務を志望するのか」「どのように会社に貢献できるのか」を具体的に伝えることが重要です。単に「安定した仕事がしたい」という理由ではなく、企業の運営を支える役割に魅力を感じていることを伝えることで、前向きな姿勢が評価されます。
応募先の企業が求める人材像を把握し、「これまでの調整業務の経験を活かして、貴社の社内環境の改善に貢献したい」と具体的に説明すると、より説得力が増すでしょう。志望動機を明確にし、応募企業の特徴や求めるスキルと自分の経験を結びつけることで、採用担当者に強い印象を残せます。企業に貢献できる理由を具体的に伝え、意欲をアピールしましょう。
▼総務の志望動機について詳しくはこちら
【例文付】総務職志望動機の書き方は？志望動機作成の3つのポイントと注意点
転職エージェントを活用して成功に導く
総務職への転職を成功させるためには、転職エージェントを活用するのが効果的です。転職エージェントを利用すると、業界や企業の動向を把握しながら、自分に合った職場を見つけやすくなります。
とくに未経験から総務職への転職を考えている場合、求められるスキルや適性について具体的なアドバイスを受けられるため、転職活動を効率的に進められる点が大きなメリットです。また、企業ごとの総務業務の特徴を理解し、応募書類の作成や面接対策のサポートを受けることで、より確実に採用につなげることができます。
▼総務のおすすめ転職エージェントについて詳しくはこちら
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総務職への転職を成功させるためのポイントを押さえよう
総務の仕事は、企業の基盤を支える重要な役割を果たします。必要なスキルを身につけ、キャリアパスを考えながら成長していくことで、総務としての活躍の幅を広げられるでしょう。
総務への転職を考えている場合は、転職エージェントの利用がおすすめです。自分に合った職場を見つけることで、安定したキャリアを築いていけるでしょう。
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