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経理と総務について知る際、それぞれの違いを知りたい人は多そうです。自分に向いているかどうかや、やりがいなども一緒に知ることで働く自分をイメージできるようになるでしょう。この記事では、経理と総務の違いを仕事内容や向いている人の特徴などから解説します。
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経理と総務の違いとは
経理と総務の違いを知るために、まずは会社内での役割を知りたいところです。それぞれの役割を知ると、会社経営にあたり欠かせない存在であることがわかるでしょう。
経理とは、お金の流れを管理する業務
経理は、会社に出入りしたお金の流れを記録し管理する役割です。会社のお金に関する資料を経営者に見てもらい、今後の経営に役立てることが目的です。会社の中にお金の管理を担当する人がいることで、作成した資料から利益の把握や無駄づかいが一目でわかるようになります。
経理が扱う数字は多岐にわたりますが、従業員の給与や税金、会社の資産なども業務の範囲です。それぞれを間違いなく計算し、正確なデータを算出することが求められます。
総務とは、社員の働く環境を管理する業務
総務は、社員が働く環境を整えるための手続きや調整を担います。パソコンやコピー用紙など部品の管理や、時にはイベントの運営まで携わる範囲が広いことが特徴です。備品の調達や勤怠管理のような、経理と連携しながら行う仕事も少なくありません。
また、総務は社員のサポート的立場であることから、会社によって受け持つ仕事が異なる場合があります。さまざまな業務をオールラウンドにこなす、縁の下の力持ちともいえるでしょう。
経理の主な業務内容と業務の流れ
お金の流れを管理する役割である経理の、具体的な業務内容が気になる人は多そうです。実際に会社へどのように貢献しているかがわかると、より経理への理解度が増すでしょう。
会計業務
会計業務とは、会社に出入りするお金や物を記録し仕分けを行う流れのことをいいます。会社が今後の経営方針を決める際、企業の経済状況がわかる資料が必要です。経理が会社の数字に関する資料を作ることで、会社をさらに成長させるためのヒント探しに役立ちます。
日々記録したお金の出入りは1年分を決算としてまとめ、税金の計算や外部への報告に用いるので正確な計算が必要です。
予算・決算業務
予算・決算業務とは、会社のお金が計画通りに使えているかを確認する作業のことです。予算業務は、今年度会社に出入りするであろう金額を定めてお金の流れを計画することから始まります。計画が完成したら、予定通りにお金が出入りしているかどうかの定期的なチェックが必要です。
一方で、決算業務は今年度のお金の出入りを全て記録した書類を作成することをいいます。会社の経営状況の振り返りや報告などに用いる資料で、作成には数ヶ月かかることがほとんどです。
資金管理業務
資金管理業務とは、会社経営のために必要なお金を準備し管理することをいいます。企業を成長させるためには必要なだけの資金を予測し、絶えず確保する流れが必要です。資金集めの一連の流れを経理が担うことで、日々の経営活動が成り立っているともいえるでしょう。資金を集めた後は計画通りに実行できたかを振り返る作業を行い、今後の運営に役立てていきます。
企業によっては、資金管理を財務部門が担当する場合もあるようです。
給与計算業務
社員に毎月給与を支払うために、勤怠状況を確認しつつ税金や社会保険料の計算を行います。月末から月初めにかけて行われることが多く、給与の支払日が決まっているため計画的に行わなければならない業務の一1つです。社員が生活していくために必要なお金なので、給与計算にはスピードと正確さが求められます。
また、給与計算には税金や社会保険料が関わるため、労働基準法や健康保険法など確かな法律知識も欠かせません。
経理業務の流れ
経理の仕事は、日々のお金の流れの記録を行いながら時期ごとの業務に取り組む流れになります。月末から月初めにかけては給与計算が入るので、多くの情報を短期間で処理する集中力が必要です。
年末になると決算業務を行うため、日々の業務や月末の仕事と同時並行で進めていく必要があり、最も多忙となります。どの企業でも経理が忙しい時期は大体同じであるため、年間の計画を立てやすい部門ともいえるでしょう。
総務の主な業務内容
総務は社員が働きやすい環境作りをする部門ですが、具体的な仕事内容を想像しにくい人も多そうです。実際の業務を知り、どのような部分から会社を支えているかを理解しましょう。
人事労務管理
労務とは社員の報酬や働き方に直結する業務のことで、主に以下のような仕事があります。
- 勤怠管理
- 給与計算
- 社会保険関連の手続き
- 年末調整
勤怠管理は社員の働いた日数や休日を記録し、給与計算や国への提出用に役立てる業務です。社会保険関連の手続きは雇用保険や労災保険、健康保険などの加入や脱退に関する処理を行います。年末調整は社員の1年間の給料にかかった税金などを再計算し、払い過ぎや不足をチェックする手続きです。
施設管理
施設管理とはオフィスそのものの点検を行い、必要があれば修繕を行うことをいいます。会社の建物や設備は、使っているうちに少しずつ劣化していくので定期的なメンテナンスが必要です。
オフィス内の電球交換や、足りなくなったトイレットペーパーの補充などが該当します。空調や防災設備の不具合など総務だけでは対応しきれない場合は、業者に依頼することも少なくありません。業者が立ち入る時間の把握や、修理が入ることの社員への周知も総務が担います。
庶務業務
庶務は一般事務とも呼ばれ、ほかの部門の仕事がスムーズに進むようにサポートする役割があります。企業によって業務は多岐にわたりますが、よくある業務内容は以下の通りです。
- 電話対応
- 来客対応
- 備品の管理
- 伝票処理
電話対応はそれぞれの部門への取り継ぎや、社員の不在時の対応などを行い社外との連絡をスムーズに繋げる役割があります。来客対応では訪問者から要件を伺ったり、担当者がすぐ来れない場合は応接間に誘導したりする流れが必要です。備品の管理は文房具やパソコンなど仕事で使う物品を扱う業務で、伝票整理とともに経理と連携して行う仕事でもあります。
法務業務
法務とは、経営活動をする上で守るべき法律を把握し、適切に会社を営むための業務です。会社経営をする上で、顧客とのやり取りや社員との契約などを法律に則って行う必要があります。トラブル防止やコンプライアンス強化のためにも、それぞれの業務を適切な手順で行わなければなりません。例としては就業規則や契約書の作成、知的財産権の管理などが当てはまります。
大きな会社では法務部が独立しているケースもありますが、総務が一括で担当することも少なくありません。
行政業務
行政業務とは、国や地方公共団体へ提出すべき書類の作成や提出などのことを指します。会社経営をする上で、必要な法律を守る観点から行政との関わりは欠かせません。必ず提出しなければいけない書類や、保管すべき契約書などを正確に作成し管理することも求められます。
また、税務申告を外部に依頼するときは、税理士とのやり取りが必要となることも珍しくありません。基本的な法律知識や、社内全体の業務を把握している必要があると考えられます。
広報業務
総務は広報業務として、企業に関連する外部とのやり取りを担当することもあります。よくある広報業務は、以下の通りです。
- 投資家向けの報告書作成
- 投資家向けイベントの企画や実施
- 株主総会の運営
- 広報活動
株主総会やイベント系の業務ではスケジュール調整や会場の手配、資料作成など運営全般を担います。総務がイベントや広報活動を通して外部との繋がりを持つことで、会社の成長に貢献しているともいえるでしょう。
総務の業務の流れ
総務は日々のルーティンワークをこなしながら、イベントなどの単発業務に取り組むという流れが基本です。毎日行う仕事としては、電話対応や書類作成などの日々処理すべき細かな業務が挙げられます。月末や年末には給与計算や年末調整の準備などがあるため、日々の業務を計画的に行うスキルが求められるでしょう。
ほかにも企業によっては人手が足りない箇所の手伝いをするなど、柔軟な対応を求められる傾向があるようです。
経理と総務のそれぞれのやりがいとは
経理と総務について知るにあたって、働く上でのやりがいが気になるところです。それぞれの業務の楽しさを知り、仕事に向かうモチベーションに繋げましょう。
経理業務のやりがい
経理業務のやりがいは、会社の数字を扱うことから経営面に直接貢献できる点です。会社の経営判断には経理の作った資料を用いながら、さらなる成長を遂げるための検討を行います。経理が日々記録しているお金の流れがそのまま経営材料となるので、自らが会社に貢献している実感が湧くものです。
経理が資産状況を分析できるようになれば、専門的な立場からのアドバイスをできるようにもなるでしょう。
総務業務のやりがい
総務業務のやりがいは、会社で働く社員のモチベーションの向上に貢献できる点です。総務は社員が自分の仕事に集中できるように、裏方からさまざまなサポートを行います。活躍ぶりはあまり目立たないように見えますが、社員のことを一番に考えている部署ともいえそうです。多くの業務で経験を積んでいくうちに人事制度の構築などにも携われるので、社員のやる気作りにも貢献できるでしょう。
経理と総務で必要なスキルや資格の違い
経理と総務のことを知る上で、必要なスキルや資格についても気になるところです。それぞれの業務の充実をさらにアップさせるために、役立つスキルを知っておきましょう。
経理に必要なスキルや資格
経理は、以下のように業務に直接関係するスキルを備えておくことがおすすめです。
- Excelの基本操作
- 仕訳や会計業務全般
- 領収書や請求書の整理能力
計算業務の多い経理にとって、計算ソフトの基本操作スキルは欠かせません。Excelの基本操作スキルとして便利な関数を覚えておくと、業務の簡略化を目指すことができそうです。仕訳や会計、各種書類の整理業務などは簿記検定を受けることで力が身につくと考えられます。簿記の基礎知識が備わっていると、会計ソフトを用いる際の理解が捗るでしょう。
総務に必要なスキルや資格
幅広い業務を担う総務には、以下のスキルを身につけておくことがおすすめです。
- WordやExcelの基本操作
- 労務に関する知識
- プレゼンテーション能力
書類作成にはWordやExcelの基本知識が求められるので、不安な人は今のうちに習得したいものです。
労務の概要はネットから得られる情報も多く、基本的な考え方や厳重保管書類の種類を覚えておくと実際の仕事に役立ちます。イベント運営ではプレゼンテーション能力が求められるので、今の会社で発表などの機会があれば積極的に参加しておきましょう。
経理と総務で向いている人の特徴の違いはある？
経理と総務について理解できたところで、向いている人の特徴が気になります。自分に向いているかを知ることで、納得のいく転職に繋がるでしょう。
経理業務に向いている人の特徴
経理業務に向いている人の特徴は、以下の通りです。
- 冷静に判断できる人
- 注意力がある人
- コミュニケーション能力がある人
経理は主に数字やデータを扱う部門であり、日々さまざまな部署から多くの情報が入ってきます。情報量に圧倒されることなく、冷静かつ注意深く判断できる人が向いているでしょう。また、各部門とのやり取りにはコミュニケーションが欠かせません。お互いの仕事がスムーズに進むように人との関係を円滑に築けるスキルも、経理に求められる能力の1つです。
総務業務に向いている人の特徴
総務業務に向いている人の特徴は、以下の通りです。
- データ入力が得意な人
- 広範な業務に携わることが苦ではない人
- ほかの人のサポートが好きな人
事務作業の多い総務にとって、データ入力の素早さはなくてはならないスキルです。資料作成をそつなくこなせる人材がいると、総務の全体進行が捗るでしょう。また、総務はほかの部署で手が回っていない部分をサポートする役割があります。さまざまな業務を引き受けることが苦ではなく、世話好きの人に向いていそうです。
経理・総務の特徴を理解し自分の得意分野へ転職しよう
経理と総務はそれぞれ会社での役割が異なるため、仕事の内容が自分に向いているかどうかの見極めが重要です。それぞれの特徴を理解し、自分の得意分野で転職できるよう業界研究を行いましょう。
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