複数の部署がある企業で働く人の場合、部署異動を経験することはよくあります。異動の際にはお世話になった上司や同僚、取引先への挨拶が必要です。しかし、どのように挨拶をしたらよいか分からない方もいるのではないでしょうか。

本記事では異動の挨拶メールやスピーチ作成のポイントを解説します。シチュエーション別の例文も紹介するため、異動予定の方はぜひ参考にしてください。

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人事異動の際の挨拶の基本

人事異動があった場合、お世話になった方への挨拶が必要です。挨拶を行う際には、以下のポイントをおさえましょう。

• 挨拶のタイミングは異動が確実に決定してから行う
• 挨拶をする相手は基本的に「現部署」「異動先」「取引先」
• 同僚や上司には直接挨拶をする

誰に対しどのタイミングで挨拶をすべきなのかを事前に把握しておけば、異動までの慌ただしい日々の中でも適切に対応できるでしょう。まずは、人事異動する際の挨拶の基本を解説します。

挨拶のタイミングは異動が確実に決定してから行う

人事異動の挨拶は、基本的に異動が決定してから行います。正式な発表の前に本人へ通知することが多く、異動する側としては早く周囲へ報告したいと思うケースもあるでしょう。

しかし、正式に発表されていない状態で異動の挨拶をしてしまうと、社内で不要な混乱を招く可能性があります。内示の段階で周囲へ伝える行為はマナー違反であり、場合によっては異動自体がなくなったり異動先の部署が変更されたりする可能性も考えられるでしょう。

特に、異動時に後任者へ引き継ぎを行う必要がある場合、引き継ぎ作業のタイミングがずれてしまいかねません。それにより業務に支障を来してしまう可能性もあります。引き継ぎのタイミングは企業によって異なるため、慣習や前例に従うか上司へ相談して行いましょう。

挨拶をする相手は基本的に「現部署」「異動先」「取引先」

異動が決まった際、現在所属している既存部署だけではなく、異動先や取引先への挨拶が必要です。いずれの相手も対面での挨拶が望ましいですが、難しい場合は電話やメール、挨拶状で挨拶を行いましょう。特に取引先の場合、異動までに直接会う機会がないケースも少なくありません。その場合は電話やメールで連絡し、これまでお世話になった感謝のほか、後任者や自分が連絡を取れる期間を伝えましょう。企業によっては取引先への挨拶の形式が決まっていることもあるため、挨拶前にはルールを確認することも大切です。

また、異動先へは異動前の挨拶以外にも、異動初日にスピーチを行うケースも少なくありません。これから一緒に仕事をする上司や同僚に好印象を持ってもらえるような内容を意識して話しましょう。

同僚や上司には直接挨拶をする

在籍部署の同僚や上司には直接挨拶をしましょう。在籍部署の上司や同僚は日頃から関わる機会が多いだけではなく、自身の異動による引き継ぎや業務分担の変更などの直接的な影響を受ける存在です。同じ企業に勤めているため、異動で部署は変わるといっても今後も会う可能性は十分にあります。異動後も良好な関係を維持できるように心がけることが大切です。

直接挨拶をしたほうが感謝の気持ちや謙虚な姿勢が伝わりやすく、好印象を持ってもらいやすくなるでしょう。相手との印象的なエピソードも交えた内容にすると、気持ちのこもった挨拶だと感じてもらいやすくなります。挨拶をする前にこれまでの出来事を振り返り、印象的だったエピソードを探しておきましょう。

人事異動の挨拶内容を作成する際のポイント

人事異動の挨拶内容を作成する際には、以下のポイントを意識しましょう。

• 異動する事実と感謝を伝える
• 新天地でどのような活躍をしたいか伝える
• 長くなりすぎないように短くまとめる

人事異動の挨拶では、これまでのお礼と今後の抱負を端的にまとめて伝えると好印象を持ってもらいやすくなります。ポイントごとにどのような点を意識すべきなのかをみてみましょう。

異動する事実と感謝を伝える

人事異動の挨拶をする際には、異動する事実と感謝を伝えましょう。異動日や異動先の部署名が違っていると余計な混乱を招きかねません。いつ、どの部署に異動するのかを正確に伝えることが大切です。

業務の後任者がいる場合は、後任者の名前とあわせて自分への連絡が取れる期日を伝えましょう。特に取引先へ挨拶する際、これらの情報が伝わっていないと異動後も自分に連絡が入ったり、後任者が分からず連絡が滞ったりしてしまう可能性があります。後任者の名前や連絡の期日を伝えることで、スムーズな引き継ぎができるでしょう。

日頃の感謝を伝える際には、お世話になったエピソードや印象的な出来事などを交えるとより好印象を持ってもらいやすくなります。自分なりの素直な言葉で感謝を伝えましょう。

新天地でどのような活躍をしたいか伝える

これまでの感謝だけではなく、新天地でどのように活躍したいかも伝えましょう。異動が決まった場合、新しい環境へ対応できるか周囲の人から心配されるケースもあります。挨拶で弱音を伝えてしまうと、さらに心配をかけてしまいかねません。

周囲の人に安心してもらうために、新たな環境でどのように頑張りたいのかといった前向きな気持ちを挨拶に入れましょう。これまでに学んだことをどのように活かしていくのかを具体的に盛り込むことで、やる気や意気込みを伝えられます。

特に異動先で良好な関係を築くためには、前向きな姿勢を示すことが大切です。これから一緒に働く仲間として、相手に良い印象を持ってもらえるような内容の挨拶を考えましょう。

長くなりすぎないように短くまとめる

人事異動の挨拶は、長くなりすぎないように短くまとめることも大切です。メールや対面など、どのような手段であっても挨拶が長いとその分相手が読んだり聞いたりする時間を奪ってしまいます。長いうえに内容がまとまっていないものであれば、感謝の気持ちがうまく伝わらない挨拶になってしまうでしょう。

挨拶を考える際には、要点を短くまとめることが大切です。口頭で挨拶する場合は、下記の時間を目安にしましょう。

• 現在の職場：2〜3分
• 異動先の部署・取引先：1〜2分

上司や同僚などの関係が深かった相手に対しては、伝えたい内容が多く、挨拶が長くなってしまうケースもあるでしょう。その場合は、挨拶とは別の機会にメールや対面で改めて伝えるほうがおすすめです。

人事異動の挨拶内容を作成する際に注意すべきこと

人事異動の挨拶では、内容だけではなく伝え方にも注意が必要です。内容や伝え方によっては相手からの印象が悪くなってしまうこともあります。周囲の人と良好な関係を築くためにも、以下の2点に注意しましょう。

• メールはできるだけ個別に送る
• ネガティブな内容は避ける

それぞれどのように注意が必要なのかを解説します。

メールはできるだけ個別に送る

異動挨拶をメールで送る場合、できるだけ個別に送ることが大切です。挨拶の必要な相手が多い場合、メールで一斉送信してしまいたいと思うこともあるでしょう。しかし、一斉送信のメールは当たり障りのない内容しか書けず、ありきたりな挨拶になってしまいます。

それにより、内心ではどれだけ感謝をしていても、相手にその気持ちが伝わらないでしょう。メールを受け取った側も儀礼的なものだと考え、場合によっては印象が悪くなってしまいかねません。直接関わったことがなかったり関わりの少なかったりする場合は一斉送信でも問題ありませんが、関わりの深い相手に対しては個別でメールを送ったほうが丁寧です。

個別で送るメールには、相手との具体的なエピソードを盛り込んだ内容にすると気持ちが伝わりやすくなります。

ネガティブな内容は避ける

挨拶ではネガティブな内容を避け、ポジティブな気持ちや意気込みを中心にしましょう。異動に対して不安を感じる人は少なくありません。場合によってはまだ現在の部署でやりたいことがあったり、上司や同僚との別れを辛く感じたりすることもあるでしょう。

しかし、挨拶の際にその不安を伝えると相手に心配をかけてしまいます。特に、異動先での挨拶でネガティブな内容を話してしまうと、異動前から印象を悪くしてしまいかねません。

お互いに気持ちよく仕事をするためにも、挨拶はネガティブなものではなく前向きな内容を伝えることが大切です。今後どのように活躍したいかや、異動先の部署の人々とどのように関係を築いていきたいかなど、好印象を与えられるポジティブな気持ちを盛り込みましょう。

【メール編】異動の挨拶例文

異動の挨拶をメールで送信する場合は、件名で異動の連絡であるとわかるよう明記しましょう。本文では、読みやすさと言葉選びに注意が必要です。顔が見えないやり取りのため、言葉遣いや書き方によっては感謝の気持ちが伝わらなくなってしまいます。丁寧な言葉遣いを意識し、読みやすいメールになるよう意識しましょう。現部署・移動先・取引先のそれぞれの例文を紹介するため、挨拶メールの書き方に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

現部署への挨拶メール例文

【件名】 異動のご挨拶 【本文】 〇〇部の皆様 お疲れ様です。〇〇部の〇〇（氏名）です。 この度、〇月〇日付で〇〇部へ異動することとなりました。 〇〇部の皆様にはこれまで〇年間大変お世話になりました。 配属された当初は初めて担当する業務が多く不慣れだった私に対し、皆様が丁寧に温かくご指導くださったお陰で今の自分がいます。 誠にありがとうございました。 〇〇部で学んだ経験をもとに、早く〇〇部のお役に立てるよう精進して参ります。 以降の業務につきましては、後任の〇〇（氏名）へ引き継ぎます。 今後のご連絡は〇〇（氏名）へいただけますと幸いです。 本来は直接ご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりますことお許しください。 部署は変わりますが、今後もご一緒に仕事をする機会があるかと存じます。 引き続きご指導、ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い致します。

現部署への挨拶の際には、これまでお世話になったことへの感謝を記載しましょう。また、部署で得た経験を今後も活かしていく姿勢を示すと、前向きな印象を与えられます。特にお世話になった人や親しかった人に対しては個別のメールを送ったり、対面で直接挨拶をしたりすると、より気持ちが伝わるでしょう。

異動先への挨拶メール例文

【件名】 異動のご挨拶 【本文】 〇〇部の皆様 お疲れ様です。〇〇部の〇〇（指名）と申します。 この度、〇月〇日付で〇〇部へ着任することとなりました。 前部署で学んだ経験を活かし、一日も早く〇〇部のお役に立てるよう精進して参ります。 至らぬところもあるかと存じますが、ご指導、ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い致します。 なお、緊急の連絡先は下記になります。 着任前にご用件などがございましたら下記までご連絡いただけますと幸いです。 ーーーーーーーーー 電話番号 メールアドレス ーーーーーーーーー

異動先へのメールでは、ネガティブな内容は避け、意欲が伝わる文章を意識しましょう。部署に貢献していきたいと意欲的な姿勢を示すことで、好印象を与えられます。異動先で上司になる相手に対しては個別でメールを送り意気込みを伝えると、さらに好印象を持ってもらいやすくなるでしょう。また、着任前に連絡が必要な場合に備え、連絡先を明記するとより丁寧です。

取引先への挨拶メール例文

【件名】 異動のご挨拶と御礼（〇〇株式会社〇〇（氏名）） 【本文】 株式会社〇〇 〇〇（氏名）様 平素よりお世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇（氏名）でございます。 私事ではございますが、この度、〇月〇日付で〇〇部へ異動することとなりました。 本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となりますこと心よりお詫び申し上げます。 〇〇様にはこれまでさまざまなことを勉強させていただき、誠にありがとうございました。 後任には同部署の〇〇（氏名）が担当させていただきます。 〇〇（氏名）の連絡先は下記の通りです。 ーーーーーーーーー 後任者の氏名 後任者の電話番号 後任者のメールアドレス ーーーーーーーーー 後任の〇〇からも改めてご連絡させていただきます。 〇月〇日以降は後任の〇〇へご連絡いただけますと幸いです。 十分に引き継ぎを致しますので、引き続きのご指導、ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い致します。 なお、私の新しい連絡先は下記の通りです。 今後とも、何卒よろしくお願い致します。 ーーーーーーーーー 異動先の部署名 電話番号 メールアドレス ーーーーーーーーー

取引先への挨拶では、後任者の氏名や連絡先を必ず明記しましょう。後任者を伝えることで、スムーズに業務の引き継ぎができます。後任者が何日から業務を担当するのか分かるように、引き継ぐ日付を具体的に示しましょう。また、これまでの御礼とメールでの挨拶となったことへのお詫びも入れるとより丁寧です。

【スピーチ編】異動の挨拶例文

異動の挨拶をスピーチで行う場合は、長くなりすぎないように注意しましょう。感謝の気持ちや思い出深いエピソードなど、伝えたいことを事前にまとめ、聞き手にとって負担にならない長さにすることが大切です。また、スピーチ中はハキハキと明るいトーンで話すと好印象を持ってもらいやすくなります。ここではシーン別のスピーチ例を紹介するため、ぜひ参考にしてください。

現部署での挨拶スピーチ例文

お疲れ様です。〇〇（氏名）です。 本日はこのような場を設けてくださり、ありがとうございます。 私は、この度〇月〇日付で〇〇部へ異動することとなりました。 皆様には、これまで〇年間大変お世話になりました。 配属された当初は不慣れなことも多く未熟だった私に対し、皆様が丁寧に温かくご指導くださったお陰で今の自分がいます。 特に〇〇さんは教育係として仕事の進め方だけでなく社会人としての心得なども教えていただき、本当にありがとうございました。 私にとって〇〇部は大変貴重な経験をさせていただいた場所です。〇〇部で学んだ経験や教訓をもとに、これからも精進して参ります。 私の担当してた業務に関しては、後任の〇〇（氏名）へ引き継ぎます。 何かありましたら今後は〇〇（氏名）へお伝えいただきますようお願い致します。 部署は変わりますが、今後もご一緒に仕事をしたり、社内で顔をあわせたりする機会があるかと思います。 これまでと変わらず、引き続きご指導、ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い致します。

現部署でのスピーチの場合、お世話になった御礼やエピソードを盛り込みましょう。特に、お世話になった上司・先輩や、関係の深かった同僚とのエピソードを入れるとオリジナリティがでます。

異動先での挨拶スピーチ例文

本日より〇〇部へ配属となりました、〇〇（氏名）と申します。 〇〇年に入社し、前部署の〇〇部では〇〇の業務を担当しておりました。 こちらでは、〇〇の業務を担当する予定です。 私は体を動かすことが好きで、休日はよく〇〇を楽しんでいます。 人と話すことも好きなので、皆様とも積極的にコミュニケーションを取りながら日々の業務に取り組めることを楽しみにしております。 最初のうちはご迷惑をおかけしてしまうこともあるかと思いますが、前部署で学んだ経験や知識を活かして一日も早く〇〇部のお役に立てるよう精進して参ります。 ご指導、ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い致します。

異動先での挨拶では簡単な経歴や趣味などの自己紹介と、今後の意気込みを盛り込みましょう。異動先にはこれまで関わりのなかった社員が在籍している可能性があります。人柄が伝わる内容にすると、親しみやすさが伝わり関係性を築きやすくなるでしょう。また、意気込みを伝えることで前向きな印象を与えられます。

取引先で直接挨拶をする時の例文

お世話になっております。 先日、メールにてご連絡させていただいたとおり、この度、〇月〇日付で〇〇部へ異動することとなりました。 〇〇様には着任時からこれまで、さまざまなことを勉強させていただきました。 本当にありがとうございます。 今後は後任の〇〇（氏名）が担当させていただきますので、何かありましたら〇〇までご連絡ください。 今後とも変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い致します。

取引先へ直接挨拶する場合は、後任者も同席させ直接紹介しましょう。現担当者と後任者が揃って挨拶をすればその場で対応中の案件の打ち合わせもできるため、スムーズに引き継ぎができます。

取引先にとって、後任者はこれまで関わりがなかった相手であるケースが少なくありません。現担当者と一緒に後任者とも対面することで、取引先も安心して今後の業務を任せられるでしょう。

現担当者と後任者が揃って挨拶に行く場合、取引先の担当者は2人分の挨拶を聞くことになります。相手の負担にならないよう、これまでのお礼や後任者の紹介など要点をまとめた挨拶を考えましょう。

異動時にはマナーを守った挨拶をしよう

部署異動する際には、現部署だけではなく異動先や取引先への挨拶も必要です。現部署では、お世話になった相手へ直接感謝の気持ちを伝えると異動後も良好な関係を継続できます。異動先への挨拶では、今後の抱負や意気込みを伝えることが大切です。また、取引先の場合は後任者の紹介が欠かせません。

マナーを守った挨拶をすれば、異動後もスムーズに業務に取り組めます。異動が決まった際には、マナーを守ってしっかりと挨拶をしましょう。

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