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通勤手当は企業が従業員へ支払う手当のひとつです。福利厚生のひとつとして支給している企業は多くあります。通勤手当は原則非課税扱いになりますが、金額によっては課税される場合や社会保険料に影響するケースも少なくありません。
本記事では通勤手当の基礎知識や課税ルール、計算方法、注意点を解説します。
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通勤手当とは？
通勤手当とは、従業員が公共交通機関や自家用車などで通勤する際にかかる費用を手当として支給する制度です。従業員の通勤にかかる費用負担を軽減するため、多くの企業で福利厚生として支給されています。通勤手当を適切に支給するには、通勤手当とはどのようなものかを理解することが欠かせません。まずは、通勤手当の基礎知識を解説します。
通勤手当の定義
通勤手当は、通勤にかかる費用を会社が従業員へ支給することを指します。通勤手当の金額は一律ではなく、会社ごとの規定に則って支給されるものです。
会社へ通勤する際、従業員は電車やバスなどの公共交通機関や自家用車などのさまざまな手段で通勤します。通勤手段によって通勤にかかる費用は異なるため、通勤手段に応じた手当が支給されるのが一般的です。
ただし、会社によって通勤費用を全額支給するケースもあれば半額や上限金額が定められているケースもあります。また、支給方法は現金に限らず、実際に通勤時に使用する定期券を現物で支給するケースも珍しくありません。
通勤手当は非課税の対象ですが、支給額が限度額を超えた場合は課税対象になります。限度額を超えた場合は従業員の税負担が増える可能性もあるため注意が必要です。
交通費との違い
交通費は出張や営業など、業務を行うための移動で発生する費用のことです。取引先へ出向いたり、遠方の支社へ出張に行ったりした際に必要な移動費用を指します。会社から出発した場合だけではなく、自宅から直接出張や営業に向かった場合も交通費に該当に該当する点に注意しましょう。
交通費は多くの場合従業員が移動時に立て替え、あとから実際にかかった費用を実費精算するのが一般的です。実費精算する際には、利用した公共交通機関や運賃を経理に申請します。交通費が該当する勘定科目は「旅費交通費」です。
一方通勤手当の場合は、従業員の通勤方法と会社の規定に則った金額が、給与とあわせて支給されます。勘定科目としては「給与」に該当するため、交通費とは経理上の扱いが異なる点にも注意が必要です。
労働基準法には通勤手当の規定はない
労働基準法において、通勤手当の規定はありません。通勤手当は「法定外福利厚生」に該当し、会社は必ずしも支給しなくてもよいとされています。
支給するかどうかを判断する際に確認すべきなのは、以下の2つです。
* 就業規則
* 給与規定
* 雇用契約書
会社の就業規則や雇用契約書に通勤手当支給のルールが記載されている場合は、規則に則って支給が必要です。また、通勤手当は勘定科目上は給与に該当するため、給与規定も確認しましょう。就業規則や給与規則は会社ごとに決められており、通勤手当の支給方法や金額などの対応も企業によって異なります。
就業規則や雇用契約書、給与規定に記載がない場合は、会社は従業員の通勤費用を負担する義務はありません。ただし、通勤手当を支給したほうが従業員の費用負担が軽減されるため、働きやすさを考慮して支給している企業が多いのが実情です。
通勤手当における課税ルールと非課税限度額
通勤手当は一定の金額までは非課税ですが、非課税対象の金額を超えた場合や交通手段によっては課税対象になります。交通手段によって非課税の限度額は異なり、一律ではありません。通勤手当を適切に支給するためには、企業側が課税ルールを把握することが大切です。続いて、通勤手当の課税ルールと非課税限度額を解説します。
公共交通機関のみで通勤する場合
公共交通機関のみで通勤する場合、1ヶ月あたり15万円までが非課税限度額です。15万円を超えた場合は給与所得として所得税や復興特別所得税の対象となり課税されます。
実際の支給額は、バスや電車などの公共交通機関を通勤のために1ヶ月間使用した場合にかかる金額から算出します。支給額を算出する際に考慮すべきなのが「最も経済的かつ合理的に認められる通常の通勤経路」です。
例えば電車通勤であっても、普通車や特急列車、新幹線などさまざまな交通手段があります。さらに特急列車や新幹線では席によって金額も異なり、一律ではありません。この場合、国税庁では以下のように説明しています。
新幹線や特急列車を利用した場合の運賃等の額も、その通勤方法や経路が「最も経済的かつ合理的な経路および方法」に該当する場合には非課税の通勤手当に含まれますが、グリーン料金は最も経済的かつ合理的な通勤経路および方法のための料金とは認められないため含まれません。
上記の通り「最も経済的かつ合理的な経路および方法」と認められない場合は通勤手当に含まれません。
ただし「最も経済的かつ合理的な経路および方法」は人によって捉え方が変わる可能性があります。そのため、より詳細な定義を就業規則や給与規則で定めることが大切です。
自家用車（バイクを含む）で通勤する場合
バイクを含む自家用車で通勤する場合は、片道の通勤距離をもとに非課税限度額が定められています。具体的な距離と非課税限度額は以下の通りです。
通勤距離 | 非課税限度額 |
|---|---|
片道55km以上 | 31,600円 |
片道45km以上55km未満 | 28,000円 |
片道35km以上45km未満 | 24,400円 |
片道25km以上35km未満 | 18,700円 |
片道15km以上25km未満 | 12,900円 |
片道10km以上15km未満 | 7,100円 |
片道2km以上10km未満 | 4,200円 |
片道2km未満 | 全額課税 |
距離が近いほど1ヶ月あたりの非課税限度額が少なくなります。限度額を超過して支給した場合は、超過部分が給与として課税対象です。ただし片道2km未満であれば全額課税になる点には注意しましょう。
燃料が必要な自動車やバイクなどで通勤している場合だけではなく、自転車も通勤手当の対象です。自転車の場合も、通勤距離をもとに非課税限度額が設定されています。
なお、通勤距離は自宅から職場までの直線距離をもとに算出するのが一般的です。実際に通勤時に通る道の距離ではない点にも注意しましょう。
公共交通機関と自家用車を併用する場合
公共交通機関と自家用車を併用する場合は、公共交通機関のみの場合と同じく1ヶ月あたり15万円が非課税限度額です。通勤手当の支給額は、以下の2点をもとに算出されます。
* 公共交通機関を1ヶ月間使用した場合の利用額
* 自家用車通勤にかかる費用
上記2点をもとに算出し、15万円を超えた場合は給与所得として課税対象になります。公共交通機関と自家用車を併用する場合も、経済的かつ合理的な通勤方法であるかの検討が必要です。
例えば「3km離れた最寄り駅まで車で移動し、最寄り駅から電車で通勤」の場合、ほかに経済的かつ合理的な通勤方法がなければ上限15万円が適用されます。しかし「職場の最寄り駅から1駅前まで車で移動し、1駅だけ電車で通勤」の場合は適用されません。経済的かつ合理的な通勤方法であるかを確認したうえで通勤手当を支給しましょう。
有料道路や駐車場・駐輪場を利用する場合には注意が必要
有料道路や駐車場、駐輪場を利用する場合は、基本的には全額課税対象です。有料道路は時間短縮の目的で使用されるケースが多いため、この場合は経済的かつ合理的な通勤手段とみなされません。ただし、湾岸道路や橋など、ほかの道がなくどうしても有料道路を通らなければ通勤できない場合は公共交通機関とみなされます。
駐車場・駐輪場の場合、駐車代や駐輪代を通勤手当に含めず給与に上乗せする形で支給すると全額課税対象です。ただし、先述した通勤手当を支給している場合は「自家用車（バイクを含む）での通勤」として片道の通勤距離にあわせた非課税限度額が適用されます。
有料道路を使用する理由や駐車代・駐輪代の支給方法によって課税対象が変化するため、従業員の負担にならない方法を検討しましょう。
テレワークにおける通勤手当の対応はどうなっている？
テレワークの場合、通勤手当の対応は企業によって異なります。テレワークでは自宅で仕事をするため、通勤する必要がありません。通勤費用も発生しないとみなし、通勤手当を支給していない企業もあります。
ただし、完全在宅ではなく通勤と在宅勤務を混ぜて勤務しているケースも少なくありません。この場合は、出社した日数から交通費の実費支給を行っている企業もあります。
また、テレワークが普及したことにより、通勤手当をやめ、在宅勤務手当としての支給に変更している企業も珍しくありません。一括して定額を支給している場合や、通信費や光熱費などの項目ごとの支給を行っているケースもあり、企業によって対応はさまざまです。
社会保険上での通勤手当の扱いについて
社会保険上では、他の手当と同様に報酬・賃金として扱われます。そのため、社会保険料を算定する際には、通勤手当の支給額も含めた標準報酬月額をもとに算定される点に注意しましょう。
標準報酬月額とはいわゆる1ヶ月平均の報酬です。通勤手当や他の手当も含めた1ヶ月の報酬額をもとに保険料を算定するため、手当の支給額が高ければ保険料の負担も増す可能性があります。
定期を現物支給している場合、毎月ではなく3ヶ月分や6ヶ月分などで支給しているケースが少なくありません。この場合は、定期代の1ヶ月分の金額を報酬月額に加えましょう。
通勤手当を含めずに社会保険料を算出した場合、あとから不足分を支払わなければなりません。保険料の算出時に間違えないように注意しましょう。
通勤手当の計算方法
通勤手当の計算方法は通勤手段や会社の規則によって異なります。計算方法を間違えると過剰に支給したり逆に必要な額が支給されなかったりしてしまいかねません。従業員の税や保険料の負担にも関係するため、間違いのないよう対応することが大切です。続いて、通勤手当の一般的な計算方法を解説します。
公共交通機関での通勤における計算方法
公共交通機関での通勤における通勤手当の計算方法は以下の通りです。
片道の運賃×2×出勤日数
公共交通機関や利用する駅によって片道の運賃は変わります。そのため、まずは片道の運賃を確認しましょう。1日に出勤・退勤の2回公共交通機関を利用すると考え、さらに出勤日数をかければ実際の通勤費用が算出できます。
回数券を使用する場合は、以下の計算方法で算出可能です。
（回数券1冊分の価格×1ヶ月あたりの必要枚数）÷回数券の綴りの枚数
定期券を現物支給する場合は、1ヶ月・3ヶ月・6ヶ月の有効期間のなかから種類を選んで支給します。有効期間によって支給する回数が異なるため、あらかじめ支給する種類を規則で決めておきましょう。
自家用車（バイクを含む）での通勤における計算方法
自家用車（バイクを含む）での通勤における通勤手当の計算方法は以下の通りです。
（ガソリン単価÷燃費）×往復の通勤距離×出勤日数
自動車やバイクの場合、燃費によって1Lあたりの走行距離が変わります。そのため、ガソリン単価から1Lで移動できる距離を算出し、往復の通勤距離と出勤日数をかけて算出しましょう。
ただし、燃費を考慮して計算する場合は燃費の悪い車であれば支給額が高くなります。これを防ぐために、燃費を考慮せず距離によって計算するケースも少なくありません。距離をもとに計算する場合は、以下の計算式を使用します。
片道の通勤距離×距離単価×出勤日数×2
距離単価は10〜15円で計算されるのが一般的です。支給金額が変わるため、どちらの計算方法で算出するかを会社の規則に明記しましょう。
公共交通機関と自家用車の併用での通勤における計算方法
公共交通機関と自家用車の併用での通勤手当は、以下2つを足して計算します。
公共交通機関での通勤における通勤手当
自家用車（バイクを含む）での通勤における通勤手当
上記2つをそれぞれ実際にかかる運賃や距離をもとに算出しましょう。例えば「自宅から3km離れた最寄り駅まで車で移動し、最寄り駅から電車で通勤」であれば以下2つを合算します。
* 自宅から最寄り駅までの通勤にかかる費用
* 最寄り駅から会社までの電車賃
それぞれを算出し、出勤日数分をかけて1ヶ月分の支給額を決定しましょう。電車賃は片道の運賃から計算するのではなく、定期券での支給も可能です。この場合も有効期間をあらかじめ会社の規則で決め、規則に則って支給しましょう。
徒歩での通勤における計算方法
徒歩での通勤の場合、通勤時に費用負担が発生しないため一般的には通勤手当が支給されません。通勤手当の目的は、通勤にかかる従業員の費用負担を軽減することです。徒歩であれば従業員は費用を負担せずに出勤できます。そのため、徒歩の場合は支給しない規則になっている企業が多いでしょう。
ただし、自転車の場合は通勤手当が支給されるケースも少なくありません。これは、国税庁が通勤手当の非課税区分において「自動車や自転車などの交通用具を使用している人に支給する通勤手当」と表現していることが関係しています。
自転車は「交通用具」に該当するため通勤手当の対象と判断するのが一般的です。一方で、徒歩の場合は交通用具も使用していないため、支給対象となりません。
タクシーでの通勤における計算方法
タクシーで通勤する場合、経済的かつ合理的な通勤方法に当てはまるのであれば通勤手当の支給対象になります。通勤手当の計算方法は公共交通機関での通勤時と同じ、以下の計算方法です。
片道のタクシー代×2×出勤日数
タクシー代を通勤手当として支給するケースは、以下が考えられます。
タクシーでの通勤が最も経済的かつ合理的である
タクシーでの通勤に対する通勤手当の支給金額が、実費相当額と認められる場合
深夜・早朝の出勤で公共交通機関が動いておらず、マイカーなど他の交通手段を持っていない
これらに該当し、タクシー代の通勤手当支給が妥当であると判断される場合は公共交通機関と同じく1ヶ月あたり15万円が非課税になります。ただし、合理性が認められない場合は全額給与として判断され課税対象になる可能性がある点に注意しましょう。
一律に通勤手当を支給している場合
一律に通勤手当を支給している場合は、会社の規則に則って支給金額を決定して支給します。金額や支給対象は規則にあわせて対応しましょう。ただし、一律で支給する場合は以下の点に注意が必要です。
* 通勤距離によって支給額への感じ方が異なる
* 割増賃金の基礎として控除されない
例えば、近距離通勤者の通勤手当をもとに一律で支給すると、遠距離通勤者は支給額が少なく感じます。逆に、遠距離通勤者に合わせると会社の負担や近距離通勤者の税負担が増えかねません。
また、交通手段や距離に応じて個々に通勤手当を支給する場合は、割増賃金を計算する際に基礎となる賃金から通勤手当は除外されます。ただし一律支給の場合は距離や費用にかかわらず算定基礎となる賃金から除外できません。割増賃金に金額が変化するため、残業代一部不払いなどの問題が起きないように注意しましょう。
通勤手当の支給までの流れ
通勤手当の支給までの流れは以下の通りです。
1. 通勤経路の申請
2. 申請内容のチェック
3. 通勤手当の承認
4. 従業員への支給
まずは従業員から通勤経路を申請してもらいます。従業員には、あらかじめ経済的かつ合理的な通勤方法での申請を周知しておきましょう。次に、申請された内容をチェックします。申請された内容を精査し、経路や交通手段の合理性を検証することが大切です。申請内容に問題があれば従業員に問題点を伝え、再申請してもらいます。
問題がなければ承認し、支給日までに支給金額を給与とあわせて計算し、支給の準備をしましょう。支給日が来たら従業員へ通勤手当を支給します。なお、引っ越しや公共交通機関の運行時間の変更などの理由で通勤経路に変更があれば、再度通勤経路の申請から実施しましょう。
通勤手当を支給するときの注意点
通勤手当を支給する際には、いくつかの注意点があります。お金が関わるもののため、不備があればトラブルにつながる可能性も否定できません。通勤手当の制度や手続き方法などを把握して適切に対応することが大切です。最後に、通勤手当を支給するときに注意すべきポイントを解説します。
不正受給に気を付ける
通勤手当を支給する際、従業員による不正受給に気をつけましょう。先述した通り、通勤手当はまず従業員から通勤経路を申請してもらい、その内容を確認したうえで支給します。従業員が通勤手当を多く受けるために、あえて遠回りの経路や運賃を申請する可能性はゼロではありません。
こうした従業員からの虚偽申告による不正受給を防ぐために、申請時に通勤方法を確認できる書類の提出を促すと効果的です。具体的には以下の書類の提出を義務づけると確認しやすくなります。
* 定期券のコピー
* 現住所が分かる書類のコピー
また、申請内容を精査する際、インターネットのマップで従業員の住所から勤務先までの経路を確認するとより虚偽申告を見抜きやすくなります。不正受給が行われないよう慎重に精査しましょう。
就業規則・雇用契約書で規定する
通勤手当の規定は就業規則や雇用契約書で明確に規定しましょう。先述した通り、通勤手当は法律上支給義務がなく、会社の規則に則って支給されます。支給の有無や金額などは会社の裁量で決められますが、支給する場合は支給基準を明確に示さなければなりません。
具体的には以下の項目を明記しましょう。
* 支給の対象者
* 支給の条件
* 支給金額
* 支給限度額
支給条件や限度額が決まっていない場合、会社の負担が大きくなる可能性があります。また、通勤手当は社会保険料の対象に含まれたり、非課税分を超えれば所得税などに該当したりするものです。規則が曖昧では思わぬ問題が発生する可能性もあるため、あらかじめ規定を決めておきましょう。
雇用形態による差をつけない
通勤手当は雇用形態にかかわらず支給する必要があるため、雇用形態による差をつけないように注意しましょう。雇用形態を理由に不合理な待遇を行うことは許されません。正規雇用の従業員だけではなく、パートやアルバイトなどの非正規雇用者も通勤手当の支給対象です。
例えば、支給限度額を「正規雇用は月30,000円まで、非正規雇用は月5,000円まで」と雇用形態を理由に設定している場合は合理性がないと判断されます。同一労働同一賃金の観点から、見直しが必要です。
ただし、出勤日数をもとに通勤手当を支給する場合は、正規雇用の従業員と非正規雇用者で差が生じるのは当然のため問題ありません。雇用形態を理由に、支給額や支給条件に違いが生じないようにしましょう。
変更や廃止する際は手続きを行う
通勤手当に関わる就業規則の変更や廃止をする場合は、必要な手続きを行わなければなりません。通勤手当に関わる就業規則を変更する場合、就業規則の不利益変更にあたるかどうかの検討が必要です。
不利益変更とは、賃金や手当支給額の引き下げや福利厚生の廃止などの変更により、従業員が不利益を被ることです。不利益変更は原則禁止されているため、変更の合理性が判断できなければ就業規則を変更できません。
就業規則の変更が合理的だと判断されれば、従業員からの意見の聴取や労働基準監督署への就業規則変更届の提出を行います。ただし、変更に対して従業員からの合意が得られなければ原則変更ができません。
変更や廃止の内容について明確な規定がない場合、通勤手当の支払いが求められることがあります。就業規則を変更・廃止する際には必要な手続きを遵守して対応しましょう。
通勤手当を適切に支給しよう
通勤手当は従業員の通勤にかかる費用負担を軽減できる手当であり、多くの企業で取り入れられている福利厚生のひとつです。非課税限度額内であれば税負担は発生しませんが、限度額を超えれば所得税や復興特別所得税の課税対象になります。また、不正受給を防ぐため、申請時の精査が欠かせません。
通勤手当を適切に支給するには、法制度や税金・社会保険料などの知識が必要です。これらの知識やスキルを持つ人材の採用を考えているなら、SYNCAの利用を検討しましょう。SYNCAはバックオフィスや管理職クラスの求人を扱っている転職支援サービスです。自社に合う人材を見つけるために、ぜひ利用してみてください。
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